Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Revisjonen omfattet følgende områder:

  • Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet mottar og håndterer henvisninger
  • Hvordan forsvarligheten i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans / fastlege (for eksempel i forhold til utskrivning av vanedannende medikamenter), og i utredning og behandling av pasientene
  • Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet følger opp helsepersonells plikter tilknyttet føring og oppbevaring av pasientjournal
  • Hvordan avtalespesialisten gjennom organisering og rutiner i sin virksomhet sørger for at disse forholdene kvalitetssikres

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader.

Dato: 29.06.10

Lasse Johnsen
revisjonsleder
seniorrådgiver Helsetilsynet i Østfold
Rolf B. Winther
revisor
ass. fylkeslege Helsetilsynet i Buskerud

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter planlagt tilsyn ved avtalepraksisen til psykiater, i perioden 10.05.10 (varsel om tilsyn) – 16.06.10 (sluttmøte avholdt). Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Buskerud gjennomfører i inneværende år. Samtidig inngår dette tilsynet som en del av et planlagt felles tilsyn for helsetilsynene i fylkene i Helseregion Sør-Øst med avtalespesialister i psykisk helsevern (psykiatere og psykologspesialister). I den forbindelse blir det gjennomført tilsyn med to avtalepraksiser i hvert fylke i regionen, en psykiater og en psykologspesialist.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med den planlagte revisjonen er å vurdere om innehaveren av avtalepraksisen i sin virksomhet ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Tilsynet er gjennomført i forhold til en avgrenset del av avtalespesialistens kliniske virksomhet.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Avtalepraksisen til psykiateren har kontor sentralt i Drammen sentrum. Praksisen ble etablert gjennom avtale med Helse Sør-Øst RHF med 80 % avtalehjemmel fra mai 2009, og utvidet til 100 % allerede fra juni 2009. Praksisens åpningstid er i avtalen satt til mandag-fredag kl 08.00-16.00. Fra 01.04.10 deler psykiater kontorlokaler med en annen avtalespesialist i psykiatri. Praksisen har for tiden ikke hjelpepersonell, men etter planen vil det bli tilsatt sekretær i full stilling i løpet av høsten 2010.

Normtallet for praksis er satt til 1050 konsultasjoner/pasientrettet virksomhet pr år i full avtale, hvori inngår utredning, diagnostikk, behandling og samarbeid med andre instanser. Det fremgår av avtalen at avtalespesialisten skal samarbeide med lokal DPS og BUP for å avhjelpe behovet for poliklinisk behandling/utredning/veiledning med særlig vekt på å redusere både antall ventende og ventetid. Konkret samarbeid skal avtales med det enkelte HF. Avtalen viser for øvrig med hensyn til legens plikter og rettigheter til den til enhver tid gjeldende ”Rammeavtale om avtalepraksis for legespesialister” inngått mellom de regionale helseforetakene og Den norske legeforening. Avtalespesialisten har tidligere delvis benyttet et papirbasert journalsystem sammen med det elektroniske systemet PsykBase online. Fra 01.06.10 føres journalene fortløpende kun i PsykBase online.

Avtalespesialisten har medisinsk embetseksamen fra Universitetet i Trondheim 1987, og er godkjent spesialist i psykiatri fra 1995. Avtalespesialisten har medisinsk doktorgrad fra Universitetet i Oslo i 2000, og har en omfattende vitenskapelig produksjon innen psykiatriske emner. Avtalespesialisten har også videreutdanning innen kognitiv terapi.

3. Gjennomføring

Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.05.10. Avtalespesialisten ble i forkant av dette kontaktet av revisjonsleder per telefon og informert muntlig om tilsynet. Oversikt over dokumenter avtalespesialisten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved avtalespesialistens kontor 16.06.10. Avtalespesialisten hadde gjort nødvendige forberedelser slik at tilsynsbesøket kunne gjennomføres på en hensiktsmessig måte. Foruten et kort innledende møte besto tilsynsbesøket av intervju med avtalespesialisten, samt gjennomgang av journaldokumentasjon og andre fremlagte dokumenter.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble også foretatt en omvisning i kontorlokalene, hvorunder arkivskap for sikker oppbevaring av papirdokumentasjon ble inspisert. Revisjonsteamet fikk også en demonstrasjon av funksjonalitet og struktur for dokumentasjonssystemet PsykBase.

Besøket ble avsluttet med en kort oppsummering med presentasjon av de observasjoner som var gjort gjennom intervju og dokumentgjennomgang.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet en vurdering av:

  1. Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet mottar og håndterer henvisninger
  2. Hvordan forsvarligheten i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans / fastlege (for eksempel i forhold til utskrivning av vanedannende medikamenter), og i utredning og behandling av pasientene
  3. Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet følger opp helsepersonells plikter tilknyttet føring og oppbevaring av pasientjournal
  4. Hvordan avtalespesialisten gjennom organisering og rutiner i sin virksomhet sørger for at disse forholdene kvalitetssikres ved virksomhetens internkontroll

5. Funn

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader.

6. Regelverk

Myndighetskrav som stod sentralt i forbindelse med foreliggende tilsyn:

  • Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 02.07.99 nr 64 om helsepersonell m.v, herunder § 4 om krav til forsvarlighet, § 39 om plikt til å føre journal
  • Lov av 1999-07-02 nr. 63 om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
  • Lov 1999-07-02 nr 61 om spesialisthelsetjenesten (spesialisthelsetjenesteloven)
  • Lov av 2001-05-18 nr. 24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger
  • Forskrift av 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 2000-12-21 nr 1385 om pasientjournal. Med merknader.

7. Dokumentunderlag

Avtalespesialistens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Brev av 28.05.10 med følgende vedlegg:
    Gjeldende avtale mellom avtalespesialisten og Helse Sør-Øst RHF (vedlegg 1)
    Opplysninger om faglig kompetanse / CV (vedlegg 2)
    Tilbakemelding på innrapporterte pasientdata til NPR (vedlegg 3)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket:

  • Papirutskrifter av 10 forhåndsutvalgte pasientjournaler fra PsykBase (5 journaler der behandlingen ble avsluttet i løpet 2009, og 5 journaler fra pågående behandlingsforløp)
  • 4 tilfeldig valgte papirjournaler
  • Alle henvisningsbrev mottatt for pasienter tatt under behandling i 2009 og 2010
  • Ringperm med ”Prosedyrebok for spesialistpraksis” utarbeidet for praksisen.
  • Ringperm for mottatte henvisninger med standardiserte svarbrev for henholdsvis tilbud om behandling, tilbud om å stå på venteliste og avslag på søknad om behandling
  • Ringperm med relevante retningslinjer, veiledere og regelverk

Korrespondanse mellom avtalespesialisten og Helsetilsynet i Buskerud:

  • Vårt brev av 10.05.10 med varsel om planlagt tilsyn
  • Vårt brev av 07.06.10 med program for tilsynsbesøket

8. Deltakere ved tilsynet

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder / seniorrådgiver Lasse Johnsen Helsetilsynet i Østfold
Revisor / ass. fylkeslege Rolf B. Winther Helsetilsynet i Buskerud
Ekstern fagrevisor / psykiater Jan Fredrik Andresen Diakonhjemmet sykehus