Rapport fra tilsyn med helsetjenester og barnevern- og sosiale tjenester i Nav i Flesberg og Rollag kommuner (2010)

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud gjennomførte i perioden 01.12.2009 24.03.2010 tilsyn med kommunale helsetjenester og barnevern- og sosiale tjenester i Nav i Flesberg og Rollag kommuner.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid. I tillegg undersøkte tilsynet om det blir gitt faglig forsvarlig økonomisk hjelp til brukere av Nav (sosiale tjenester) som har omsorg for barn.

Ved tilsynet i Flesberg og Rollag kommuner ble det ikke gjort funn som avdekket avvik som tilsier at utsatte barn og unge i skolepliktig alder ikke får nødvendig og rett hjelp til rett tid på en samordnet måte. Det ble imidlertid gitt en merknad om mangelfull dokumentasjon på dette området.

Det ble ikke gjort funn som avdekket avvik som tilsier at barnevern- og sosialtjenesten ikke samarbeider godt nok for å sikre samarbeid om overgang fra barnevern- til sosialtjeneste ved 18-23 års alder.

Det ble ikke gjort funn som avdekket at personer som søker om økonomisk hjelp og som har omsorg for barn, ikke får forvarlig økonomisk hjelp.

Det ble likevel gjort funn innenfor dette området som avdekket ett avvik:

1. Nav Numedals saksbehandling ved søknader om økonomisk hjelp etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen tilfredsstiller ikke de krav forvaltningsloven stiller til enkeltvedtak.

På dette området ble det ikke gitt noen merknader.

Dato: 07.04.2010

Ole H. Bals
revisjonsleder Ellisiv Hegna
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 01.12.2009 24.03.2010 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet omfatter kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder, og tjenester ved overgangen fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 til 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Resultatene fra det landsomfattende tilsynet som ble gjennomført i 2008 i samarbeid mellom Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud sin oppfølging i 2009, tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Flesberg kommune har ca 2 500 innbyggere og Rollag kommune har ca 1 400 innbyggere, til sammen ca 3 900. De aktuelle tjenestene for dette tilsynet er det interkommunale Nav Numedal (Sosialtjenesten og Barneverntjenesten) og helsetjenestene for barn i begge kommuner.

I Flesberg kommune er det opprettet Ambulerende team (samhandlingsarena hvor skoler og barnehager melder inn saker, og hvor saker diskuteres anonymt eller etter samtykke), MOT-gruppe (der ledere er representert sammen med tjenesteytere og representanter fra FAU og frivillige organisasjoner, fokus på planlegging og forebyggende arbeid) og Koordinerende enhet (organisert i helse og omsorg). Rollag kommune har opprettet Juniorutvalg (enkeamhandlingsarena hvor skoler og barnehager melder inn saker, og hvor saker diskuteres anonymt eller etter samtykke) og Rusforebyggende team (veiledningsteam med informasjonsvirksomhet til skoler og foreldre).

Det opprettes ansvarsgrupper i enkeltsaker ved behov, der det skrives referater som oppbevares i journalene/saksmappene.

I Rollag kommune har de 1,3 stilling som psykiatrisk sykepleier og 1,8 stilling som aktivitetskontakt / miljøarbeider. I Flesberg kommune har de 1,6 stilling som psykiatrisk sykepleier. Kommunene har opprettet en interkommunal stilling som familiekonsulent med spesielt ansvar for familier med psykiske problemer. Stillingen er organisatorisk tilknyttet helsetjenesten/helse- og omsorgstjenesten i begge kommuner. Interkommunalt (i Numedalskommunene) er det ansatt en psykolog, som p.t. er i permisjon.

Barneverntjenesten i Nav Numedal har ansvar for å følge opp eventuelle unge med rusproblemer.

Barn med psykiske problemer blir ivaretatt av familiekonsulenten og helsesøstertjenesten i samarbeid med psykiatriske sykepleiere. Psykologen (som for tiden er i permisjon) er også tiltenkt et ansvar i dette arbeidet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.12.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har

oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 22.02.2010.

Åpningsmøte ble avholdt 23.03.2010.

Intervjuer:

10 personer ble intervjuet.

Telefonintervjuer med samarbeidspartnere ble gjennomført i uke 10/11 med rektor ved Veggli skole og Flesberg skole.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 24.03.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunenes helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenestene samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 23 år. I tillegg undersøkte tilsynet om det blir gitt faglig forsvarlig økonomisk hjelp til brukere av Nav (sosiale tjenester) som har omsorg for barn. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunene sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunenes praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier. Tilsvarende ble det også undersøkt om helsetjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet.

Det ble videre undersøkt om tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunenes ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunene overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres.

Tilsynet undersøkte om kommunene har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Tilsynet undersøkte om kommunene har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Område 1

Ved tilsynet i Flesberg og Rollag kommuner ble det ikke gjort funn som avdekket avvik som

tilsier at utsatte barn og unge i skolepliktig alder ikke får nødvendig og rett hjelp til rett tid på

en samordnet måte. Det ble imidlertid gitt en merknad.

Merknad:

Gjennomgang av journaler og saksmapper fra helsetjenesten/helse- og

omsorgstjenesten og fra sosiale tjenester i Nav viser at det ikke alltid dokumenteres

at det er innhentet samtykke for å utveksle informasjon, innlede tverrfaglig samarbeid

og iverksette tiltak. Dette fremkom både ved dokumentgjennomgang og i intervjuer.

Område 2

Det ble ikke gjort funn som avdekket avvik som tilsier at barnevern- og sosialtjenesten ikke

samarbeider godt nok for å sikre samarbeid om overgang fra barnevern- til sosialtjeneste ved

18-23 års alder.

Område 3

Det ble ikke gjort funn som avdekket at personer som søker om økonomisk hjelp og som har

omsorg for barn, ikke får forvarlig økonomisk hjelp. Imidlertid ble det gjort funn vedrørende

saksbehandlingen som ga grunnlag for ett avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik:

Nav Numedals saksbehandling ved søknader om økonomisk hjelp etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen tilfredsstiller ikke forvaltningslovens krav til enkeltvedtak.

Avvik fra:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- velferdsforvaltningen § 41
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker §§ 24 og 25 annet og tredje ledd

Kommentar:

• Avgjørelser om tildeling av sosiale tjenester skal regnes som enkeltvedtak.
• Kommunen skal gjennom sin saksbehandling se til at det foretas en konkret, individuell vurdering på bakgrunn av de faktiske forhold i den enkelte sak.
• Enkeltvedtaket skal gjøre rede for de faktiske forhold som vedtaket bygger på, og det bør fremgå hvilke hensyn som er vektlagt.

Observasjoner som ligger til grunn for avviket:

• Flere enkeltvedtak som ble gjennomgått inneholdt ikke redegjørelse for fakta og skjønn
• Det benyttes standardsatser uten at det kommer fram at det er foretatt et konkret, individuelt skjønn
• Det er heller ikke dokumentert på annen måte, eksempelvis i form av journalnotater, at slike vurderinger er foretatt
• Det er ikke dokumentert at det er innhentet samtykke ved direkte utbetaling til kreditor eller andre alternative utbetalingsmåter
• Det er ikke begrunnet i vedtakene at nødvendig hjelp blir utbetalt direkte til kreditor

6. Regelverk

• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
• lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
• lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr 131
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
• forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetjenesten)
• forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
• lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven hlspl.)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 02.02.2010 fra Flesberg og Rollag kommuner:

• Oversikt over ansatte i helse- og omsorgstjenesten i Flesberg kommune, helsetjenesten og pleie- og omsorgstjenesten i Rollag kommune og i Nav Numedal (Sosialtjenesten og Barneverntjenesten)
• Organisasjonskart for Flesberg og Rollag kommuner og Nav Numedal

Fra Flesberg kommune Helse- og omsorgetaten:

• Årsmelding 2008
• Prosedyre for håndtering av saker der brukeren har krav på tjenester fra flere etater og/eller nivåer
• Egensøknad
• Prosedyre for søknad på kommunale tjenester generell
• Prosedyre for varsling til andre etater
• Beskrivelse av introduksjonsdag for nytilsatte og koordinatordag
• Standard for habilitering og rehabiliteringstjenesten
• Standard for psykiatrisk sykepleiertjeneste
• Standard for helsestasjon for ungdom
• Stillingsbeskrivelser under personalreglement (tre stk)
• Psykiatriplan

Fra Rollag kommune Helse-, pleie- og omsorgsetaten:

• Årsmelding 2008
• Psykiatriplan 2007 2010
• Beskrivelse av Konsultasjonsteam
• Beskrivelse av Juniorutvalget (arbeidet med barn med sammensatte problemer 0-18 år)
• Informasjonsskriv om ansvarsgrupper
• Informasjonsskriv om helsestasjon for ungdom
• Informasjonsskriv om rusforebyggende team
• Informasjonsskriv om tilbud om veiledning med BUP lokalt småbarnsteam
• Mal for individuell plan
• Saksbehandlingsrutiner i pleie og omsorg
• Kvalitetssikringsperm for helsesøstertjenesten
• Veileder i utarbeiding av individuelle habiliteringsplaner

Fra Flesberg og Rollag kommuner / Nav Numedal etat Nav Numedal barnevern:

• Årsmelding 2008
• Saksfremlegg til interkommunalt samarbeid
• Organisasjonsbeskrivelse for Nav i Numedal
• Stillingsbeskrivelse for barnevernkonsulent
• Rutinebeskrivelse interkommunal barneverntjeneste
• Beskrivelse av internkontroll og internkontrollsystemet
• Retningslinjer og organisering av ambulerende team

Fra Flesberg og Rollag kommuner / Nav Numedal sosiale tjenester:

• Rutinebeskrivelse for interkommunal sosialtjeneste
• Dokumentasjon som ble overlevert på formøtet den 22.02.2010:
• Oversikt over meldingsinstanser til barneverntjenesten det siste året
• 18 innkallinger til og referater fra fagmøter i Barneverntjenesten
• Intern sjekkliste for dokumentasjon for behandling av søknader

Annen dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Den 22.02.2010:

• 19 saksmapper på barnevernsaker
• 17 saksmapper på sosialsaker (økonomisk stønad) fra Nav
• 14 skolehelsetjenestejournaler
• 14 journaler fra psykisk helse

Til sammen er 64 saksmapper/journaler gjennomgått.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 01.12.2009 Varsel om tilsyn
• 02.02.2010 Innsendt dokumentasjon
• 18.02.2010 Brev med program for revisjonen og anmodning om mer dokumentasjon
• Diverse e-poster og telefoner om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Ellisiv Hegna, Helsetilsynet i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Wenche Jensen, Fylkesmannen i Buskerud