Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Gol kommune v/Nav Gol sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Det betyr at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om hjelp, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov.

Tilsynet avdekket ikke forhold som ga grunn til å gi avvik, men det ble gitt følgende merknad:

  • Gol kommune dokumenterer ikke at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker til overføring av stønad (økonomisk sosialhjelp) direkte til kreditor.

Merknaden er gitt fordi vi mener det er risiko for at det kan oppstå tvil/uenighet om hvorvidt det faktisk er gitt samtykke til overføring av stønad direkte til kreditor når dette ikke dokumenteres i journal eller skriftliggjøres i egen erklæring.

Dato: 15.oktober 2010

Anne-Lene Egeland Arnesen
revisjonsleder
Magnhild Budal Pettersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gol kommune i perioden 30.06.2010-14.10.2010. Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyns landsomfattende tilsyn i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gol kommune er en kommune med 4479 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med to myndighetsnivå. Den administrative toppledelse består av rådmann og 13 avdelinger som ledes av enhetsledere.

I Gol kommune ble det etablert Nav-kontor i juni 2008. De kommunale tjenestene i Nav-Gol er en av de 13 virksomhetene i kommunen, og Nav-leder er en av etatslederne i kommunen. Han rapporterer direkte til rådmannen når det gjelder de kommunale tjenestene ved Nav-kontoret. Den delen av ansvarsområdet som gjelder de statlige tjenestene rapporteres direkte til Nav Buskerud.

Ved Nav Gol er det 10 ansatte i tillegg til Nav-leder. Disse fordeler seg på 3 typer roller. To ansatte er veiledere i mottak. Fire veiledere jobber i gruppen oppfølging. Her jobber også kommunens flyktningkonsulent. I tillegg er 4 ansatte, som ikke er berørt av tilsynet tilknyttet ressursenhet for Nav i Hallingdal. Veiledere i mottak har ansvaret for alle henvendelsene som rettes til kontoret og tar imot søknader knyttet til økonomisk sosialhjelp. De bistår med utfylling av skjema og påser at nødvendig dokumentasjon er vedlagt. Ved vanskelige samtaler hentes bistand fra veileder i oppfølging, eller det settes opp tid for samtale med veileder i denne gruppen. Veilederne i mottak har også kompetanse og myndighet til å fatte vedtak i akuttsituasjoner dersom dette er nødvendig og avklart med leder eller stedfortreder.

Veiledere i oppfølging har ansvaret for utredning av saken og fatter vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav. Vanskelige saker drøftes med andre veiledere, Nav-leder eller på det ukentlige kontormøtet. Nav-leder tar jevnlige stikkprøvekontroll for å kvalitetssikre vedtak og journalføring. Det er også opprettet saksbehandlingsverksted hvor generelle spørsmål knyttet til regelverk og vedtak drøftes.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 30.06.2010.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 13.10.2010.

Intervjuer:

7 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved Nav kontoret 13.10.2010.

Sluttmøte ble avholdt 14.10.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiserer på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble først innført 01.01.2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Selv om Gol kommune på alle andre tjenesteområder etter helse- og sosiallovgivningen har hatt internkontrollplikt i flere år allerede, og det derfor ikke bør være særlig krevende og utvide allerede etablerte system også på dette området, har vi forståelse for at det vil ta noe tid siden det også må samordnes med styringssystemer i statlig del av virksomheten ved Nav kontoret. Et velfungerende internkontrollsystem må også utvikles i samarbeid med de ansatte.

Fylkesmannen har under tilsynet i Gol kommune v/Nav Gol undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Det betyr at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om hjelp, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov.

5. Funn

Merknad:

Gol kommune dokumenterer ikke at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker til overføring av stønad (økonomisk sosialhjelp) direkte til kreditor.

Det er opplyst gjennom intervjuene at det alltid innhentes samtykke fra tjenestemottaker eller at denne fremgangsmåten velges fordi søker ber om det. Det er imidlertid ikke dokumentert i skriftlig samtykkeerklæring eller i journalnotat at samtykke er innhentet. Merknaden er gitt fordi vi mener det er risiko for at det kan oppstå tvil/uenighet om hvorvidt det faktisk er gitt samtykke til overføring av stønad direkte til kreditor når dette ikke dokumenteres i journal eller skriftliggjøres i egen erklæring.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 5, 17, 18, 19, 20, 21 og 28.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.67.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt/innhentet under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart/grunnmodell for organiseringen av Nav Gol som viser hvem som innehar hvilke funksjoner, ansvar og myndighet når det gjelder sosiale tjenester i Nav.
  • Samarbeidsavtale mellom staten og Gol kommune i forbindelse med etableringen av Nav kontor i kommunen.
  • Delegasjonsfullmakter
  • Samarbeids- og oppfølgingsplaner med andre virksomheter i Gol kommune.
  • Oversikt over tjenesteforhold og oppgavefordeling
  • Oversikt over møtestrukturen ved kontoret og innholdet i møtene
  • Sikkerhetsinstruks Nav Gol, bla knyttet til taushetsplikt.
  • Oversikt over ledere og veiledere som tar i mot henvendelser om økonomisk sosialhjelp
  • Oversikt over ledere og veiledere som fatter vedtak om økonomisk sosialhjelp.
  • Rutine for oppfølging for Nav Gol
  • Rutinehåndbok for behandling av søknader om økonomisk stønad
  • Oversikt over krav til dokumentasjon ved søknader
  • Søknadsskjemaer
  • Revisjonsrapport – HMS
  • Revisjonsberetning fra 2009
  • Prosedyrer for evaluering av tjenestetilbudet
  • Notat til rådmannen vedrørende busjettsituasjonen
  • Avvikshåndtering HMS
  • Sjekkliste for årlig egenkontroll
  • Sjekkliste vernerude
  • Mal for kvartalsrapport
  • Årsmelding for 2008 og 2009
  • Kommunale vedtak knyttet til bruk av statlig veiledende sats.
  • Kommuneplan
  • Fullstendig liste over personer som pr 01.08.2010 mottar økonomisk sosialhjelp fra Nav Gol.
  • Kopi av alle vedtakene i mai, juni og juli 2010 hvor det er innvilget økonomisk sosialhjelp.
  • Kopi av alle vedtakene i mai, juni og juli 2010 hvor det er gitt avslag på søknad om økonomisk sosialhjelp.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Klientmappene i de 10 siste sakene hvor det er innvilget stønad etter § 19
  • Klientmappene i 14 spesifiserte saker
  • Klientmappene i de 10 siste sakene hvor det er innvilget stønad til livsopphold og boutgifter.
  • Klientmappene i de 10 sakene hvor det ble gitt avslag på søknad om stønad til livsopphold og boutgifter.
  • Samlet oversikt over alle saker hvor det kun er innvilget økonomisk stønad etter § 19 i lov om sosiale tjenester i Nav 2010.
  • Oversikt over alle klagesakene første halvår 2010 og utfallet av disse.
  • Beregningsark som benyttes ved vurdering av søknader om økonomisk sosialhjelp
  • Sjekkliste med råd om hva mottak må se etter ved mottakelse av søknader om økonomisk sosialhjelp
  • Møtereferater fra 2009 og 2010 hvor det er gitt intern opplæring
  • Opplæringsplan/kompetanseplan – generelt for hele Nav-kontoret og individuelt for hver enkelt ansatt som har arbeidsoppgaver knyttet til lov om sosiale tjenester i Nav.

Samlet ble det gjennomgått 120 vedtak før revisjonen og 33 klientmapper under tilsynsbesøket. Mappene inneholdt all dokumentasjon og uskrift fra journalnotatene fra 2009 og 2010.

Følgende dokumentasjon ble etterspurt men kunne ikke fremlegges:

  • Avviksmeldinger fra Nav Gol knyttet til økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • 30.06.2010 – Varsel om tilsyn
  • 03.09.2010 - Mottatt dokumentasjon fra Gol kommune
  • 24.09.2010 – Oversendelse av program for tilsynet
  • 11.10.2010 - E-post med liste over verifikasjoner

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Bjørn Skjelseth

Nav leder

X

X

X

Randi Trøstheim

Veileder mottak

X

X

X

Gunhild Birgit Golberg

Veileder mottak

X

X

X

Reidar Moen

Veileder oppfølging

X

X

X

Sissel Barkost

Veileder oppfølging

X

X

X

Britt J. Petersen

Veileder oppfølging

X

X

X

Gerd Ljønes Brunsvold

Veileder oppfølging

X

X

X

Hege Mørk

Rådmann

X

 

X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

Elin Skoglund (revisor)

Magnhild Budal Pettersen (revisor)

Anne-Lene Egeland Arnesen (revisjonsleder)