Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Ringerike kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Ringerike kommune v/Nav Ringerike sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Det betyr at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om hjelp, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Fylkesmannen har etter revisjonen gitt Ringerike kommune følgende fire avvik:

• Ringerike kommune ved Nav Ringerike håndterer ikke henvendelser om økonomisk sosialhjelp på en forsvarlig måte.
• Ringerike kommune ved Nav Ringerike overholder ikke taushetsplikten ved håndtering av saker om økonomisk sosialhjelp.
• Ringerike kommune ved Nav Ringerike sikrer ikke at det foretas kartlegginger/innhenting av opplysninger i henhold til lov og forskriftskrav.
• Ringerike kommune ved Nav Ringerike sikrer ikke at vurderinger og beslutninger av avgjørelse om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Dato: 22. september 2010

Anne-Lene Egeland Arnesen
revisjonsleder Anne Cathrine Dahl
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ringerike kommune i perioden 07.05.2010 – 26.08.2010. Revisjonen inngår som en del av Statens helsetilsyns landsomfattende tilsyn i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ringerike er en kommune med ca 28000 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med to myndighetsnivå. Det er 17 virksomheter underlagt rådmannen som alle gir brukerrettede tjenester til innbyggerne i kommunen. Administrasjonen består av rådmann, kommunalsjefer, rådmannens stab og interne støtteenheter. Kommunens helse- og omsorgstjenester er organisert i fire hovedområder (virksomheter). De kommunale tjenestene i Nav Ringerike er en av disse fire virksomhetene.

I Ringerike kommune ble det etablert Nav i 2008. Nav-leder er en av virksomhetslederne i kommunen og han rapporterer direkte til kommunalsjef for Helse og omsorg når det gjelder de kommunale tjenestene ved Nav-kontoret. Den delen av ansvarsområdet som gjelder de statlige tjenestene rapporteres til Nav Buskerud.

På tidspunktet for tilsynet var det registrert over 700 mottakere av økonomisk stønad i kommunen.

Det er tre avdelinger ved Nav-Ringerike som ledes av hver sin avdelingsleder. Dette er Avdeling mottak, Avdeling økonomi/forvaltning og Avdeling oppfølging. Alle som henvender seg ved personlig oppmøte til Nav-kontoret får snakke med en veileder i Avdeling mottak. Telefonhenvendelser eller e-post som gjelder økonomisk sosialhjelp håndteres av Avdeling økonomi/forvaltning i henhold til rutiner for telefonvakt. Avdeling mottak skal gjennom samtaler og informasjon om dokumentfremleggelse tilrettelegge og klargjøre søknader om økonomisk sosialhjelp før disse overleveres til Avdeling økonomi/forvaltning som har ansvaret for å fatte vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav. Dersom saken ikke er tilstrekkelig opplyst gjennom det arbeidet Avdeling mottak har gjort i saken, må veileder i Avdeling økonomi/forvaltning be om ytterligere dokumentasjon. Dette skjer i hovedsak via brev eller telefonhenvendelse til søker. Er det nødvendig med samtaler eller mer omfattende kartlegginger, blir dette gjennomført av veileder i Avdeling oppfølging. Informasjonen som fremkommer under disse samtalene må formidles tilbake til veileder i Avdeling økonomi/forvaltning som avgjør søknaden. Avdeling oppfølging har ingen vedtaksmyndighet når det gjelder økonomisk sosialhjelp, og må bistå tjenestemottaker med søknad om stønad til bestemte formål dersom de mener de er hensiktsmessig eller nødvendige. Også i disse situasjonene er det Avdeling økonomi/forvaltning som tar endelig stilling til om søknaden skal innvilges eller avslås.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 07.05.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 11.06.2010

Åpningsmøte ble avholdt 25.08.2010

Intervjuer:

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.08.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble først innført 01.01.2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Selv om Ringerike kommune på alle andre tjenesteområder etter helse- og sosiallovgivningen har hatt internkontrollplikt i flere år allerede, og det derfor ikke bør være særlig krevende og utvide allerede etablerte system også på dette området, har vi forståelse for at det vil ta noe tid siden det også må samordnes med styringssystemer i statlig del av virksomheten ved Nav-kontoret. Et velfungerende internkontrollsystem må også utvikles i samarbeid med de ansatte.

Fylkesmannen har under tilsynet i Ringerike kommune v/Nav Ringerike undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Det betyr at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om hjelp, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1:

Ringerike kommune ved Nav Ringerike håndterer ikke henvendelser om økonomisk sosialhjelp på en forsvarlig måte.

Avvik fra følgende regelverk:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 17, jf. § 41.
• Forvaltningsloven § 11

Kommentar:

Alle henvendelser kommunen mottar skal behandles forsvarlig. Det betyr at kommunen aktivt må bidra til å identifisere om henvendelsen fra søker er en søknad om økonomisk stønad. Dersom søkers ”bestilling” er vag, er det viktig at hensikten med henvendelsen blir klar. Bruker har ansvar for å forsøke å formidle sitt behov, og kommunen har et ansvar for å forsøke å bringe på det rene om henvendelsen er å anse som en søknad om økonomisk stønad.

Plikten til å håndtere henvendelsen med tanke på å identifisere søknad om økonomisk stønad er hjemlet i lov om sosiale tjenester i Nav § 17. Bestemmelsen er en understrekning av at den generelle veiledningsplikten for forvaltningen som er hjemlet i fvl. § 11, og som også gjelder ved behandling av søknader om økonomisk stønad. Den utvidede plikten til å gi råd og veiledning med hjemmel i lov om sosiale tjenester i Nav § 17, skjerper kommunens plikt ved henvendelser som gjelder søknad om økonomisk stønad. Søkere av økonomisk stønad er ofte i en meget vanskelig livssituasjon. Dette kan føre til en skjerpet veiledningsplikt for kommunen. Av dette følger at kommunens veiledningsplikt ved behandling av søknad om økonomisk stønad består i aktivt å tilby veiledning ved henvendelser som inneholder uklar eller vag søknad om økonomisk stønad.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Alle henvendelser (oppmøte) som gjelder økonomisk sosialhjelp håndteres av Avdeling mottak.
• Det er ulik oppfatning hvor ansvaret for råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Nav er plassert. Avdeling mottak er ikke kjent med innholdet i kontorets plikt til å gi råd og veiledning, eller hvor langt denne veilednings- og bistandsplikten strekker seg.
• Flere veiledere i avdeling mottak mangler tilgang til fagsystemet som viser status og historikk i saken til den som henvender seg. Veileder må eventuelt benytte vakttelefonen for å få oversikt over tidligere og løpende ytelser dersom søker ikke selv har oversikt over dette eller har tatt med kopi av tidligere vedtak.
• Ingen veiledere i avdeling mottak har erfaring fra tidligere kommunal sosialtjeneste eller har sosialfaglig utdanning. Det er ingen faste samarbeidsmøter mellom Avdeling mottak og øvrige avdelinger som har slik kompetanse.
• Ved spørsmål knyttet til en konkret henvendelse, kan veileder i mottak ringe vakttelefonen i avdeling økonomi/forvaltning. Det er ikke etablert system for veiledning ved kontoret.
• Den opplæringen som er gitt til veilederne i avdeling mottak er ikke tilstrekkelig. Avdeling økonomi/forvaltning har ikke kapasitet til å gi intern opplæring til avdeling mottak.
• Det er ingen referater eller annen dokumentasjon fra de interne møtene ved kontoret som er benyttet til opplæring.
• Det er ikke utarbeidet kompetanseplaner, verken for den enkelte veileder eller for avdelingen samlet. Behovene for opplæring er kun formidlet til nærmeste leder i medarbeidersamtalene.
• Det er ingen kontroll som sikrer at innholdet i den informasjonen søker får ved henvendelser er tilstrekkelig.
• Klagesaker og beklagelser gjennomgås ikke sammen med veiledere i mottak for å forbedre tjenesten.

Avvik 2:

Ringerike kommune ved Nav Ringerike overholder ikke taushetsplikten ved håndtering av saker om økonomisk sosialhjelp.

Avvik fra følgende regelverk:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 44.
• Forvaltningsloven §§ 13 til 13 e.

Kommentar:

Taushetsplikt er en plikt til å tie om bestemte forhold og en plikt til å hindre at uvedkommende får innsyn i slike forhold. Plikten innebærer også en plikt til å legge til rette for at taushetsbelagte opplysninger kan utveksles på skjermet sted. Søker skal ikke settes i en situasjon som gjør at vedkommende føler at taushetsbelagte opplysninger må oppgis når uvedkommende kan høre.

Taushetsplikt om personlige forhold er i hovedsak begrunnet i to hensyn – hensynet til personlig integritet og hensynet til tillitsforholdet mellom brukeren og forvaltningen. En rekke opplysninger som Nav-kontoret mottar, er av en slik art at brukeren ofte ikke ønsker at de skal bli kjent. Kjennskap til visse opplysninger kan også røpe at bruker har et forhold til Nav som tilsier at det er økonomisk stønad vedkommende søker om.

For at forvaltningen av tjenesten økonomisk stønad skal utføres forsvarlig, skal det innhentes tilstrekkelige opplysninger til å kunne avgjøre en søknad. Ofte er det nødvendig med opplysninger av personlig karakter, og det er derfor viktig at forholdene er lagt til rette for at brukeren kan sikres at taushetsplikten overholdes. Dersom taushetsplikten ikke overholdes kan tillitten svekkes, og resultatet kan bli at viktige opplysninger holdes tilbake. I verste fall kan det føre til at brukere ikke oppsøker tjenesten.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Befaring i mottaket viser at det er kort avstand mellom ventesonene og mottaksskrankene. To av skrankene er tett plassert og den ene av disse er like ved selvbetjeningsskranken og innholdet i samtalene kan derfor overhøres.
• Veileder mottar og etterspør personopplysninger i skranken som avslører klientforholdet.
• Det er utarbeidet rutiner for bruk av samtalerommene i mottaket. Disse er upresise og sikrer ikke overholdelse av taushetsplikten i mottaket.
• De ansatte i mottaket er kjent med innholdet i taushetspliktbestemmelsene og mener selv det fra tid til annen foregår brudd. Leder er kjent med at det er risiko for brudd, men det er ikke satt i verk korrigerende tiltak.
• Det er ingen rutine for innhenting av samtykke fra tjenestemottaker når Nav-Ringerike foretar utbetaling direkte til kreditor. Gjennomgang av saksmapper viser at det blir betalt direkte til tannlege, strømleverandør, NRK og utleiere uten at det er dokumentert at samtykke foreligger.

Avvik 3:

Ringerike kommune ved Nav Ringerike sikrer ikke at det foretas kartlegginger/innhenting av opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende regelverk:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19.
• Forvaltningsloven § 17

Kommentar:

Det er en rekke opplysninger som må foreligge for å kunne vurdere søknader om økonomisk stønad. Innhentingen av relevante opplysninger for å vurdere søknad om stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle (akutt/ikke-akutt) ”styres” av betingelsene for å innvilge stønad med hjemmel i §§ 18 og 19, og særlig kravet om at det skal foretas konkrete individuelle vurderinger.

Det må innhentes opplysninger som gjør at det kan foretas en individuell vurdering av om søknad skal innvilges, hva det skal innvilges stønad til, og nivået på stønaden. Videre må det foreligge tilstrekkelig opplysninger for å vurdere stønadsform og utbetalingsmåte.

Det må følgelig innhentes opplysninger om en rekke forhold: Personopplysninger, familieforhold, sosiale forhold som aktiviteter og interesser, helsemessige utfordringer, søkers inntekter/inntektsmuligheter, og søkers utgifter. Hvor omfattende kartleggingsprosessen må være, avhenger blant annet av om det søkes om stønad for å dekke et akutt behov, hva det søkes om stønad til osv. Opplysninger fremkommer ofte gjennom søknadsskjema, gjennom samtale på kontoret eller på telefon, ved vedlagt dokumentasjon osv.

Det følger av forvaltningsloven § 17 at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før det fattes vedtak. Bestemmelsen skal bidra til at søker får de tjenestene han eller hun har krav på, og den understreker forvaltningens plikt til aktivt å sørge for at saken er så godt opplyst som mulig.

En søker kan imidlertid oppleve at bestemmelsen brukes som grunnlag for å stille krav om at alle opplysninger (relevante og irrelevante) må dokumenteres. Sosialtjenestens behov for å ha dokumentasjon må balanseres opp mot hensynet til søker og søkers evne og mulighet til å dokumentere opplysninger. Prinsippet om individuell vurdering er styrende for hvilke opplysninger som er nødvendige for at saken skal være tilstrekkelig opplyst. Det må vurderes konkret i hver enkelt sak hvilke opplysninger som er nødvendige og relevante og følgelig også hvilke opplysninger som må dokumenteres.

Ved vurdering av søknad om stønad fra førstegangssøker vil det som oftest være behov for en bred kartlegging. Dersom en bruker søker igjen om økonomisk stønad, må det innhentes tilstrekkelig og oppdaterte opplysninger. Det kan tenkes situasjoner der kartleggingsbehovet for en førstegangssøker ikke er så omfattende, f.eks. der det fremkommer opplysninger som tilsier at søker kun trenger begrenset hjelp som et engangstilfelle.

Økonomisk stønad er ment å være en midlertidig ytelse og det kan blant annet av den grunn være nødvendig å foreta en helhetsvurdering av søkers totale økonomiske, sosiale og helsemessige situasjon i forbindelse med tildeling og utmåling av stønad. Kartlegging av søkerens muligheter og begrensinger kan innebære en omfattende prosess der det også må innhentes informasjon og vurderinger fra andre instanser, både offentlige og private.

Ordlyden i lov om sosiale tjenester i Nav § 18 gir lite føringer for hva som skal legges til grunn som søkers inntekter. Det samme gjelder hva som skal regnes som utgifter til livsopphold og eventuelt nivå på stønaden. Lov om sosiale tjenester i Nav § 1 må legges til grunn som tolkningsmoment når disse begrepene skal gis innhold.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Veileder i mottak har ansvar for kartlegging av tjeneste/hjelpebehov og tilrettelegger saken før oversendelse til avdeling økonomi/forvaltning. Det er uklar oppfatning av ansvarsfordelingen mellom de tre avdelingene når det gjelder vanskelige og kompliserte saker.
• Veileder som først møter søker har ikke tilstrekkelig kompetanse til å avdekke eller kartlegge omfattende og sammensatte tjenestebehov hos søker.
• Det fremgår av rutinen ”Grensesnitt Mottak, forvaltning/økonomi” at avdeling forvaltning ikke skal ha mye brukerkontakt men kun følge opp økonomien.
• Det forutsettes og forventes at saken er tilstrekkelig kartlagt i avdeling mottak.
• Veileder i avdeling mottak er ikke kjent med regelverket som regulerer saksbehandlingen ved kartlegging og innhenting av informasjon.
• Det er ikke utarbeidet rutiner/prosedyrer eller sjekklister som sikrer lik praksis ved kartlegging av tjenestebehov.
• Kartleggingen i mottaket består som regel i samtaler knyttet til utfylling av søknadsskjemaet og krav til fremleggelse av dokumentasjon.
• Det er ingen rutiner som sikrer at barns behov kartlegges. Søknadsskjemaet som skal benyttes inneholder ingen egen rubrikk for dette. Søker må selv sørge for at relevante opplysninger føres opp under punktet ”Andre utgifter”. Har ikke søker slike utgifter på søknadstidspunktet, eller søker om dette spesielt, er det risiko for at heller ikke saksbehandler i avdeling økonomi/forvaltning som skal fatte vedtak i saken, blir kjent med barns spesielle behov.
• Dokumentasjon om samboers inntekt kreves rutinemessig framlagt.
• Kontoutskrifter de siste tre månedene kreves rutinemessig fremlagt.
• Påstand om boutgifter må alltid dokumenteres ved fremleggelse av husleiekontrakt eller kvittering for betalt husleie. Annen dokumentasjon eller informasjon godtas ikke.
• Flere av de fremlagte vedtakene viser at det gis avslag på søknad om økonomisk sosialhjelp begrunnet i manglende dokumentasjon. Det fremgår ikke av vedtakene hvilken dokumentasjon som ikke er fremlagt, og sammenhengen mellom dokumentasjonskravet og utfallet av saken.

Avvik 4:

Ringerike kommune v/ Nav Ringerike sikrer ikke at vurderinger og beslutninger av avgjørelse om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende regelverk:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf §§ 1 og 4.

Kommentar:

Økonomisk stønad til livsopphold er en individuell rettighet hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 18, og oppholdskommunen har en plikt til å tilstå ytelsen. Stønad til livsopphold og boutgifter kjennetegnes ved at den utmåles etter en individuell behovsprøving. Denne måten å utmåle stønaden på er valgt fordi en standardisert stønad ikke kan ta høyde for alle tenkte hjelpesituasjoner og behov. Individuell behovsvurdering er en forutsetning for at ordningen kan fungere som et siste sikkerhetsnett.

Kommunen har et betydelig rom for skjønn når det gjelder ytelsens nivå og art. Dette skjønnet innskrenkes imidlertid av begrensningen i § 4 hvor det fremgår at tjenesten skal være forsvarlig. Også lovens formålsbestemmelse legger klare begrensninger og rammer for skjønnsutøvelsen. Kommunen har både rett og plikt til å utøve skjønn når utmålingen av stønaden skal vurderes, og de konkrete vurderingene må fremgå av vedtaket. De statlige veiledende retningslinjene er kun et utgangspunkt for det skjønn som skal utøves. De statlige normene er videre et signal om hva som regnes som den nedre akseptable grense for forsvarlig stønad til livsopphold. Dersom stønadsnivået avviker fra dette uten nærmere begrunnelse vil stønaden i mange tilfeller være på et uforsvarlig nivå.

Mange kommuner har utarbeidet egne satser eller normer for økonomisk stønad, både når det gjelder livsopphold og boutgifter. Disse er også kun veiledende og kan aldri erstatte den individuelle vurderingen. Normer eller retningslinjer skal ikke hindre at den enkelte får den hjelp vedkommende faktisk har behov for. Søknader kan ikke avslås bare med henvisning til at søker har inntekter over fastsatte satser, og stønadsbeløp kan heller ikke bare fastsettes i henhold til standardiserte satser.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Avdeling økonomi/forvaltning har ansvaret for vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad. Vurderingene er i hovedsak basert på utredningen/kartleggingen som er foretatt i avdeling mottak (nye søkere) eller avdeling oppfølging.
• Samtlige vedtak som er gjennomgått viser at det brukes standardsatser (statlige og kommunale) ved utmåling av stønad til livsopphold. Det er ikke dokumentert at det er foretatt en individuell vurdering av søkers konkrete stønadsbehov og at innvilget stønad er tilstrekkelig for den enkelte.
• Fremlagte vedtak viser at ungdom alltid innvilges stønad til livsopphold med kr 3710. Det benyttes også fast sats for stønad ved samvær med barn, stønad til klær og stønad til hjemmeboende ungdom. Det er ikke dokumentert i vedtakene at stønadsnivået som benyttes er tilstrekkelig til å dekke den enkelte søkers behov. Det må søkes særskilt om stønad til dekning av behov som normalt er definert som en del av satsen for livsopphold. Det er i vedtakene vist til at ungdom generelt forventes å ha en enklere husholdning enn eldre sosialhjelpsmottakere uten at dette knyttes til den konkrete søknaden.
• Det er ikke etablert faste fagmøter mellom de tre avdelingene. Det er ingen rutiner som sikrer at den informasjonen som innhentes i saken av avdeling mottak eller avdeling oppfølging videreformidles til avdeling økonomi/forvaltning før det fattes vedtak.
• I de fremlagte klientmappene er det flere søknader som ikke er vurdert og avgjort i form av vedtak.
• Det er ikke dokumentert i de fremlagte vedtakene at det er foretatt en individuell og konkret vurdering ved valg av stønadsform eller at dette har skjedd i samarbeid med søker.
• Det er ikke foretatt en gjennomgang av verken skriftlige rutiner eller praksis for å vurdere om regelverket på området overholdes.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. Det betyr at kommunen må planlegge, utføre, kontrollere og korrigere virksomhetens aktiviteter. Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 01.01.2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Fylkesmannen mener etter dette tilsynet at Ringerike kommune ikke har tilstrekkelige styringsaktiviteter på plass på området. Oppgaver og ansvarsfordeling er ikke tydelig og kjent for alle ved Nav Ringerike. Det er ikke tilstrekkelig kunnskap hos alle til å kunne utføre de oppgavene de er satt til å gjøre, og det er ikke satt i verk korrigerende tiltak selv om både ansatte, og til dels også ledelsen, er kjent med at regelverk ikke overholdes eller at det er risiko for svikt. Nav-leder deltar på kommunalsjefens møter med virksomhetslederne i kommunen og rapporterer jevnlig på området. Dette gjelder imidlertid i hovedsak spørsmål knyttet til økonomi. Når det ikke er etablert et tilfredsstillende styringssystem mister kommunen muligheten til å evaluere sine tjenester og dermed kunne forbedre arbeidet slik at det blir i samsvar med regelverket.

Fylkesmannen merker seg imidlertid at virksomheten har avdekket manglende overholdelse av regelverket når det gjelder innvilgelse av søknad om økonomisk stønad i akuttsituasjoner. Dersom søker ikke kan vente til utbetaling finner sted neste dag gis hjelpen rutinemessig i form av poser med mat uten at det er foretatt en individuell vurdering knyttet til valg av stønadsform. Nav Ringerike utreder nå ulike former for alternative løsninger, bl.a kontantkort i samarbeid med en finansinstitusjon. Når svikten i tjenesten er avdekket av virksomheten selv, og det planlegges iverksatt korrigerende tiltak som i løpet av kort tid vil få nødvendig effekt, mener Fylkesmannen det er lite hensiktsmessig å påvise avvik på dette området.

Et fullverdig styringssystem knyttet til de sosiale tjenestene er imidlertid ikke på plass ved Nav Ringerike, og Fylkesmannen forventer at Ringerike kommune påser at nødvendig internkontroll er etablert ved Nav Ringerike i løpet av kort tid.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 5, 17, 18, 19, 20, 21 og 28.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.67.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt/innhentet under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart/grunnmodell for organiseringen av Nav Ringerike som viser hvem som innehar hvilke funksjoner, ansvar og myndighet når det gjelder sosiale tjenester i Nav.
• Samarbeidsavtale mellom staten og Ringerike kommune i forbindelse med etableringen av Nav kontor i kommunen.
• Samarbeids- og oppfølgingsplaner med andre virksomheter i Ringerike kommune.
• Rutiner for team økonomisk sosialhjelp
• Grensesnitt Mottak, Økonomi/forvaltning.
• Kartlegging – søknad om midlertidig bolig
• Oppsummering fra møte angående midlertidig bolig
• Flytskjema – midlertidig bolig
• Beskrivelse av arbeidsområder Avdeling mottak
• Beskrivelse av arbeidsområder Stab
• Diverse søknadsskjemaer
• Kommuneplan for Ringerike kommune 2007-2019
• Årsrapport fra Ringerike kommune 2008
• Årsrapport fra Ringerike kommune 2009
• Fullstendig liste over personer som pr 01.05.2010 mottar økonomisk sosialhjelp fra Nav Ringerike.
• Kopi av alle vedtakene i mars og april 2010 hvor det er innvilget økonomisk sosialhjelp.
• Kopi av alle vedtakene i mars og april 2010 hvor det er gitt avslag på søknad om økonomisk sosialhjelp.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Klientmappene i de 10 siste sakene hvor det er innvilget stønad etter § 19
• Klientmappene i 14 spesifiserte saker som vi tidligere har fått innsendt vedtakene i.
• Klientmappene i de 10 første sakene i august 2010 hvor det er innvilget stønad til livsopphold og boutgifter.
• Klientmappene i de 6 sakene i august 2010 hvor det ble gitt avslag på søknad om stønad til livsopphold og boutgifter.
• Oversikt over alle klagesakene første halvår 2010 og utfallet av disse.
• Huskelisten som benyttes ved innehenting av dokumentasjon

Samlet ble det gjennomgått 200 vedtak før revisjonen og 34 klientmapper under tilsynsbesøket. Mappene inneholdt all dokumentasjon og utskrift fra journalnotatene fra 2009 og 2010.

Følgende dokumentasjon ble etterspurt men kunne ikke fremlegges:

• Samlet oversikt over alle saker hvor det kun er innvilget økonomisk stønad etter § 19 i lov om sosiale tjenester i Nav 2010.
• Avviksmeldinger fra Nav Ringerike knyttet til økonomisk sosialhjelp
• Møtereferater fra 2009 og 2010 hvor det er gitt intern opplæring.
• Opplæringsplan/kompetanseplan – generelt for hele kontoret og individuelt for hver ansatt.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 07.05.2010 – Varsel om tilsyn
• 08.06.2010 - Mottatt dokumentasjon fra Ringerike kommune
• 30.06.2010 – Oversendelse av program for tilsynet
• 23.08.2010 - E-post med liste over verifikasjoner

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
John Helge Klausen	Nav leder	X	X	X
Iren Parthaugen	Avdelingsleder Mottak	X	X	X
Kristin H. Halvorsen	Avdelingsleder Oppfølging	X	X	X
Elin K. Stein	Avdelingsleder Økonomi/forvaltning	X	X	X
Sveinung Homme	Kommunalsjef	X	X	X
Lindy Gammelseter	Saksbehandler Økonomi/forvaltning	X		X
Anita Ringen	Saksbehandler Økonomi/forvaltning	X	X	X
Eldbjørg Pettersen	Veileder Mottak	X	X	X
Sidsel Ramen	Veileder Mottak	X	X
Vigdis Viken	Veileder	X	X
Solveig Fruseth	Saksbehandler Økonomi/forvaltning	X	X	X
Liv Kolstad	KVP-veileder			X
Øydis Stigsrud	Veileder Mottak			X
Cecilie Tomter	Veileder Mottak			X
Amanda Zubillaga	Veileder Mottak			X
Kari Ask	Økonomisk rådgiver			X
Ann Kristin Hoås	Gjeldsrådgiver			X
Ivar Thomas Hole	Psyk. sykepleier, Flyktningtjenesten			X
Tom Morten Nilsen	Konsulent Flyktningetjenesten			X
Øystein Døssland	Leder Flyktningetjenesten			X
Harry Hart	Veileder Oppfølging			X
Sølvi Johnsen	Veileder Oppfølging			X
Berit Øyen Hammodt	Veileder Oppfølging			X
Aslaug E. Danielsen	Veileder Oppfølging			X
Linda F. Granum	Veileder Oppfølging			X
Kari Vatne	Gjeldsrådgiver			X
Kari Hellum Engebretsen	Veileder Mottak			X
Vigdis Sæther	Veileder Oppfølging			X
Torill Foss	Saksbehandler Økonomi/forvaltning			X
Sissel S. Haumann	Veileder Oppfølging			X
Ellen Gran	Veileder Oppfølging			X
Tove Mælingen	Økonomisk rådgivning			X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Une Borg Kjølseth (revisor)
Magnhild Budal Pettersen (revisor)
Anne Cathrine Dahl (revisor)
Anne-Lene Egeland Arnesen (revisjonsleder)
Cathinka Bye fra Statens helsetilsyn var til stede under revisjonen som observatør.