Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Kommunens styringssystemer

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud gjennomførte i perioden 01.04.2011 – 13.10.2011 tilsyn med kommunale helsetjenester og barnevern- og sosiale tjenester i Nes kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Ved tilsynet i Nes kommune ble det avdekket ett avvik som omhandlet kartlegging, dokumentasjonsrutiner og meldeplikt til barnevernet.

Det ble også gitt en merknad om ansvaret for å følge opp ungdom i skolepliktig alder med rusproblemer.

Dato: 03.11.2011

Ole H. Bals
revisjonsleder
Kristine Langkaas
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 01.04.2011 – 13.10.2011 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet omfatter kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder, og tjenester ved overgangen fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 til 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Resultatene fra det landsomfattende tilsynet som ble gjennomført i 2008 i samarbeid mellom Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn, og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud sin oppfølging i 2009 og 2010, tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nes kommune hadde 3.445 innbyggere pr 01.01.2011. Kommunen er organisert i en administrativ tonivå-modell med 8 enheter, som er ledet av enhetsledere som er direkte underlagt Rådmannen. De aktuelle tjenestene for dette tilsynet er helsetjenesten  for barn, sosiale tjenester i Nav, pleie og omsorg (inkl psykisk helsetjeneste og rusomsorg) og den interkommunale Hallingdal barnevernteneste, der Ål kommune er vertskommune.

Barneverntjenesten har i tidsrommet 01.07.2010 til 30.06.2011 mottatt 30 meldinger om barn fra Nes kommune. Ingen av meldingene var fra Nav, to var fra Psykisk helsetjeneste/rus, og fire meldinger var fra skolehelsetjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.04.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 23.08.2011.

Åpningsmøte ble avholdt 10.10.2011.

Intervjuer

9 personer fra kommunen og 1 fra barneverntjenesten ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 13.10.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunenes helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenestene samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunens side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det undersøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier. Tilsvarende ble det også undersøkt om helsetjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet.

Det ble videre undersøkt om tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunen i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste.  Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å gi ett avvik. Det ble gitt en merknad.

Avvik:

Nes kommune sikrer ikke at Nav og psykisk helsetjeneste kartlegger og dokumenterer utsatte barns omsorgssituasjon tilstrekkelig og at meldeplikten til barnevernet overholdes.

Avvik fra:

  • lov om sosiale tjenester i Nav § 13
  • barnevernloven §§ 3-2 og 6-4
  • kommunehelsetjenesteloven § 1-4 annet ledd
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4
  • forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4

Kommentar:

Kommunen skal gjennom internkontrollen på områdene barnevern, helse og sosial sikre at lovverket på områdene blir fulgt. Etter barnevernloven § 3-2 annet ledd skal barneverntjenesten samarbeide med andre instanser i kommunen når dette kan bidra til å løse barneverntjenestens oppgaver. Regelen omfatter samarbeid i enkeltsaker. Det er kommunen som har ansvar for generell forebyggende virksomhet, jf barnevernloven § 3-2 første ledd, og barneverntjenesten har et spesielt ansvar for å avdekke problem så tidlig at tiltak kan settes inn for å unngå varige skader.

Formålet med barnevernloven er blant annet å sikre rett tjeneste til rett tid, jf barnevernloven § 1-1. Sviktende samarbeid kan føre til at dette ikke blir oppfylt i det enkelte tilfellet.

Etter lov om sosiale tjenester i Nav § 13 skal Nav samarbeide med andre sektorer og forvaltningsnivåer når dette kan bidra til å løse egne oppgaver etter loven.

Etter kommunehelseloven § 1-4 annet ledd skal helsetjenesten samarbeide med andre sektorer og forvaltningsnivåer når dette kan bidra til å løse egne oppgaver etter loven. Samarbeidsplikten gjelder også i enkeltsaker.

Helsestasjons-/skolehelsetjenesten skal ha rutiner for samarbeid med blant annet kommunale tjenester, jf forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 tredje ledd.

Etter barnevernloven § 6-4 skal offentlige myndigheter av eget tiltak, uten hinder av taushetsplikt, gi opplysninger til kommunens barneverntjeneste når det er grunn til å tro at det foreligger alvorlig omsorgssvikt i hjemmet, jf. lov om sosiale tjenester i Nav§ 45 og helsepersonelloven § 33.

Helsepersonell skal etter forskrift om pasientjournal § 8 bokstav t journalføre om pasienten har mindreårige barn eller ikke og dokumentere det arbeidet som gjøres, herunder dokumentere hvordan de ivaretar mindreårige barn som pårørende, jf. helsepersonelloven § 10a.

Observasjoner som ligger til grunn for avviket:

  • Nav har rutiner for å yte ekstra økonomisk hjelp til barnefamilier, men har ikke rutiner for å kartlegge barns individuelle behov og situasjon.
  • Psykisk helsetjeneste har i liten grad dokumentert hvordan barn er ivaretatt når det ut fra opplysningene om pasientens tilstand må antas at barn har behov for oppfølging.
  • Nav har unnlatt å melde sin bekymring når de har kjennskap til at barneverntjenesten allerede er involvert. Dette kan medføre at det tar for lang tid før barneverntjenesten får full oversikt over saken.
  • Psykisk helsetjeneste har høy terskel for å melde saker til barneverntjenesten.
  • Kommunen har ikke etablert et system som følger opp om deltjenestene sender meldinger til barnevernet og om meldeplikten blir overholdt. Nav og psykisk helsetjeneste har ikke et system for å vurdere om de overholder sine lovpålagte plikter overfor barneverntjenesten.
  • Det er ikke dokumentert felles opplæring knyttet til om og når saker skal meldes til barneverntjenesten.

Merknad:

Det fremkom under intervjuer at det er ulike oppfatninger om hvem som har ansvar for oppfølging av ungdom i skolepliktig alder med rusproblemer.

Merknaden er gitt fordi dette kan føre til at behovet for nødvendige hjelpetiltak/nødvendig behandling ikke blir ivaretatt.

6. Kommunens styringssystemer

Det ble opplyst at et nytt kvalitetssystem er under utarbeiding. Systemet skal gjelde hele Hallingdal, og omfatte både internkontroll og avviksbehandling. Systemet ventes ferdigstilt i løpet av 2011.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr 131
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetjenesten)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 01.06.2011 og 01.07.2011 fra Nes kommune og 01.06.2011 fra Hallingdal barnevernteneste.

Fra kommunen:

  • Oversendelsesbrev med beskrivelse av organiseringen av arbeidet med psykisk helse og rus
  • Oversikt over kommunens organisering
  • Redegjørelse for helsestasjonsvirksomheten med stillingsbeskrivelser
  • Redegjørelse for helsestasjonens tverrfaglige arbeid
  • Årsrapport fra Nes helsestasjon 2010
  • Rutiner ved uteblivelse fra helsestasjon
  • Rutiner for helsestasjon/skolehelsetjeneste ved melding til barneverntjenesten
  • Meldingsskjema ved melding til barneverntjenesten
  • Rutiner ved uttalelse til barneverntjenesten
  • Oversikt over tverrfaglige møter på skolen og i barnehagene
  • Utdrag av rapport fra utviklingsarbeid om samarbeid mellom helsesøstre og barneverntjenesten i Hallingdal
  • Generelle saksbehandlingsrutiner fra kvalitetssystemet i Psykisk helse
  • Spesielle rutiner i forhold til tverrfaglig samarbeid og oppfølging av barn, utarbeidet av Psykisk helse
  • Liste over ansatte i Nav sosiale tjenester, Helsestasjon/Skolehelsetjeneste og Pleie og omsorg (Psykisk helsetjeneste og rusomsorg)
  • Liste over aktuelle saker fra sosialtjenesten og Psykisk helsetjeneste.

På møte den 10.10.2011 ble det overrakt oppdatert organisasjonskart og nye samarbeidsrutiner mellom barneverntjenesten og Nav

Fra Hallingdal barnevernteneste:

  • Delegasjonsreglement pr 01.01.2011
  • Notat om organisering
  • Oversikt over ansatte i Hallingdal barnevernteneste
  • Beskrivelse av det tverrfaglige samarbeidet barneverntjenesten har med kommunene
  • Liste over aktuelle saker fra barneverntjenesten

Annen dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Den 25.08.2011:

  • Oversikt over meldinger til barneverntjenesten i tidsrommet 01.07.10 – 30.06.11
  • 15 saksmapper på barnevernsaker
  •   7 saksmapper på sosialsaker (økonomisk stønad) fra NAV
  • 10 skolehelsetjenestejournaler
  •   5 journaler fra psykisk helse / rus

Til sammen er 37 saksmapper/journaler gjennomgått.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • 01.04.2011 Varsel om tilsyn
  • 16.05.2011 Innsendt dokumentasjon fra kommunen
  • 01.06.2011 Innsendt dokumentasjon fra Hallingdal barnevernteneste
  • 23.06.2011 Brev med program for revisjonen
  • 22.07.2011 Brev med endret program for revisjonen
  • 03.08.2011 Brev med anmodning om spesifikk dokumentasjon fra barneverntjenesten
  • Diverse e-poster og telefoner om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Else Horge Asplin

Rådmann

X

     

Lars Brattested

Fung. rådmann

 

X

X

 

Geir Olav Garthus

Enhetsleder helse

X

X

X

X

Eli S. Røed

Enhetsleder pleie og omsorg

X

X

X

 

Aud Helen Solberg

Enhetsleder Nav

X

X

X

X

Heidi Reenberg

Avdelingsleder Rus og psykisk helse

X

X

X

X

Astrid B. Garthus

Ledende helsesøster

X

X

X

X

Kari Ribberud

Faglig ansvarlig psykisk helse

 

X

X

X

Gunhild Ween Helberg

Helsesøster

 

X

X

 

Inger Dina Holum

Sosialkonsulent Nav

X

X

X

X

Ellen K Larsen Haga

Ruskonsulent

       

Anders Holiløkk

Barnevernkonsulent, Hallingdal
barnevernteneste

 

X

X

 

Lars Even Olsen

Barnevernleiar Hallingdal
barnevernteneste

X

   

X

Frøydis S. Dekko

Teamleiar, hjelpetiltak og omsorg Hallingdal
barnevernteneste

     

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Elin Skoglund, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Une Borg Kjølseth, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor:  Rådgiver Kristine Langkaas, Helsetilsynet i Buskerud
Revisor:  Rådgiver Marit Engen, Helsetilsynet i Buskerud