Helsetilsynet

Fylkesmannen i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Kommunens styringssystem

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Hvordan kommunen sikrer at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d, endres i samsvar med endring i grunnleggende behov
  • Hvordan kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted
  • Hvordan kommunen sikrer at det blir sendt melding om bruk av skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner, jf. § 4A-5 tredje ledd bokstav a.
  • Hvordan kommunen sikrer brukermedvirkning, jf. sosialtjenesteloven § 8-4.
  • Hvordan kommunen har organisert tjenestetilbudet til psykisk utviklingshemmede.
  • Hvordan kommunen sikrer personalets behov for opplæring.
  • Status for kommunens arbeid med internkontroll i sosial- og helsetjenesten i henhold til Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002, nr.1731

Tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for følgende avvik:

Hemsedal kommune sikrer ikke at alle personer med utviklingshemming får forsvarlige tjenester.

Det ble ikke gitt merknader.

Dato: 27.06.2011

Wenche Jensen
revisjonsleder
Hege Kylland
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemsedal kommune i perioden 11.02.2011 – 01.06.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hemsedal kommune hadde pr 1.1.2011 2140 innbyggere. I 2010 registrerte kommunen ni tjenestemottakere med utviklingshemming som har innvilget tjenester etter sosialtjenesteloven.

Kommunens ledelse er organisert med Rådmann, teknisk sjef, oppvekstsjef og helse- og omsorgssjef i ledergruppe. I tillegg er det stab, økonomisjef, Nav-leder, leder for eiendom, leder for tjenestetorg og Interkommunale samarbeidstiltak som ligger under Rådmannens ledelse.

Ansvaret for tjenester til personer med utviklingshemming ligger både inn under Helse og omsorgsetaten og Nav. Avlastning, støttekontakt, BPA og miljøarbeidertjenester ligger under Nav, både når det gjelder saksbehandling og iverksetting. Det er en saksbehandler i ca 30 % stilling til å ivareta disse oppgavene, og kommunen har knyttet til seg støttekontakter og private avlastere. Praktisk bistand, hjemmesykepleie og omsorgslønn ivaretas av Helse- og omsorgsetaten. Det er fortrinnsvis en saksbehandler og en gruppeleder som ivaretar saksbehandlingen og iverksettingen av disse tjenestene. Inntil medio mai har det vært ansatt en koordinator for å ivareta koordineringen av tjenesten til tre tjenestemottakere.

Myndigheten til å fatte vedtak etter kapittel 4A i sosialtjenesteloven er ikke delegert i kommunen og det er ikke avklart hvem som er overordnet faglig ansvarlig for kapittel 4A i kommunen. De ansatte har god kunnskap om bestemmelsene i kapittel 4A gjennom kurs og daglig veiledning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.02.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 04.05.2011.

Intervjuer

11 tjenesteytere ble intervjuet og vi hadde samtale med to hjelpeverger.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 05.05.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Hvordan kommunen sikrer at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d, endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.
  • Hvordan kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted
  • Hvordan kommunen sikrer at det blir sendt melding om bruk av skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner, jf. § 4A-5 tredje ledd bokstav a.
  • Hvordan kommunen sikrer brukermedvirkning, jf. sosialtjenesteloven § 8-4.
  • Hvordan kommunen har organisert tjenestetilbudet til psykisk utviklingshemmede.
  • Hvordan kommunen sikrer personalets behov for opplæring.
  • Status for kommunens arbeid med internkontroll i sosial- og helsetjenesten i henhold til Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002, nr.1731

5. Funn

Hemsedal kommune sikrer ikke at alle personer med utviklingshemming får forsvarlige tjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Sosialtjenesteloven §§ 2-1 og 4-2 a-d og § 4A-7, Forskrift om internkontroll § 4 og forvaltningsloven kapittel IV-VI.

  • Organiseringen av tjenesten er fragmentert noe som gir uklare ansvarslinjer
  • Vedtaksmyndigheten etter sosialtjenesteloven kapittel 4 A er ikke videredelegert
  • Det har tatt lang tid for enkelte personer med utviklingshemming å få vedtak på tjenester ved endrede behov
  • Det er blitt gitt tjenester i mellomtiden, men omfanget av disse er ikke vurdert i forhold til det konkrete hjelpebehovet. I stedet er det gitt tjenester ut fra tilgang på tjenesteytere
  • De ansatte som jobber med brukerne blir ikke systematisk tatt med i evalueringen av tjenestene
  • Der det ikke er gitt tjenester i henhold til vedtaket blir ikke dette rapportert i form av avvik.

Kommentar:

De som ikke kan ta hånd om seg selv eller er avhengig av hjelp for å greie dagliglivets gjøremål har etter sosialtjenestelovens § 4-3 jf. 4-2 a-d krav på hjelp fra kommunen. Tjenester etter sosialtjenesteloven skal gis i samsvar med endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser. Kommunen skal sikre at tjenestetilbudet blir evaluert og søknader om tjenester skal behandles uten ugrunnet opphold jf. forvaltningslovens 11a første ledd. Når tjenester ytes uten at vedtak er fattet sikres ikke den enkelte tjenestemottaker tjenester etter vedtak, men etter kommunens rammebetingelser. Ved evaluering av tjenestetilbud er det viktig at de som jobber nærmest tjenestemottakerne gir tilbakemeldinger på hvordan tjenestene fungerer. Dette er spesielt viktig når tjenestemottakerne selv ikke kan be om mer tjenester og tjenesteyterne har plikt til å opplyse om endrede tjenestebehov. Etter sosialtjenesteloven kapittel 4A og internkontrollforskriften skal kommunen ha oppnevnt en overordnet faglig ansvarlig for kapittel 4A. Kommunen må utpeke en bestemt person som skal ha dette ansvaret og som har innflytelse på økonomiske og personellmessige ressurser.

6. Kommunens styringssystem

Kommunen skal etter sosialtjenesteloven 2-1 annet ledd føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan de oppfyller denne plikten. Internkontroll omhandler virksomhetens interne styring og egenkontroll, og kommunen må etablere styringssystemer som sikrer at de oppgaver som er nedfelt i sosialtjenesteloven blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav. Ved dette tilsynet er det funnet svikt i virksomhetens styringssystem og tilsynsmyndigheten har som følge av de funn som er gjort konkludert med at Hemsedal kommune ikke håndterer tjenester etter sosialtjenesteloven§ 4-2 a og c og kapittel 4A på en tilfredsstillende måte. Kravet til internkontroll slik det fremgår av sosialtjenestelovens § 2-1 er myndighetens minimumskrav til styringssystem i helse – og sosialtjenesten. Det ligger til lederansvaret å følge med i den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt og forutsatt, og at tjenestemottakerne er sikret de tjenestene det faktisk er vurdert at de har behov for og dermed også et rettskrav på etter sosialtjenesteloven. Virksomheten må også vurdere hvor det eventuelt er fare for svikt. Det vil si hvor det er en risiko for at lovpålagte oppgaver ikke gjennomføres slik de skal og det eventuelt må settes inn korrigerende tiltak. Tjenestene til personer med utviklingshemming er fragmentert og det er vanskelig for potensielle søkere å vite hvor de skal henvende seg. Heller ikke ansatte i kommunen har oversikt over tjenestetilbudet. Kommunen har ikke opprettet en koordinerende enhet som har oversikten over det totale tjenestetilbudet i kommunen.

Det er kjent i at flere tjenestemottakere har meldt behov for og søkt på mer tjenester for over fem måneder siden, men søknadene er ikke behandlet. Kommunen har pr i dag ikke avvikssystem for å melde om søknader som ikke er behandlet eller at tjenester ikke er gitt i tråd med vedtakene. Ledelsen i kommunen har ikke mottatt avviksmeldinger, men under tilsynet er det konstatert avvik. Ved gjennomgang av elektronisk journal ser Fylkesmannen at det er rapportert i tjenestemottakeres journal at tjenester ikke er gitt etter vedtak.

Vi ser at kommunen er i gang med å utarbeide og implementere et internkontrollsystem. Det finnes pr dags dato ingen skrevne prosedyrer på området og det er også stor usikkerhet når det gjelder avviksrapportering og håndtering av slike eventuelle rapporter. Kommunes kontroll av virksomheten er derfor mangelfull.

Det er heller ikke oppnevnt en overordnet faglig ansvarlig for kapittel 4A i kommunen.

Når Fylkesmannen har funnet grunnlag for å gi avvik på disse tjenesteområdene, er dette etter en samlet vurdering av styringssystemet. Det er ikke isolert sett et krav om at det utarbeides skriftlige rutiner på et område, men det kan være uforsvarlig å ikke ha noen form for skriftlige prosedyrer når det heller ikke er etablert andre former for systematisk styring, kvalitetssikring og korrigering.

Det er heller ikke oppnevnt en overordnet faglig ansvarlig for kapittel 4A i kommunen.

Sosialtjenestelovens utgangspunkt er at kommunen har frihet til å organisere sine tjenester slik den finner det hensiktsmessig så lenge dette ikke går utover kommunens ivaretakelse av den enkeltes rett til tjenester. Kommunen har en plikt til å sikre at tjenestene oppfyller den rett den enkelte gjennom vedtak har fått til en bestemt type tjeneste. Kommunen må derfor ha et internkontrollsystem som fanger opp tilfeller der tjenestetilbudet ikke gis etter vedtak eller når søknader om tjenester ikke utredes. Det vises i denne forbindelse til veilederen til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. ”Hvordan holde orden i eget hus? IS 1183 fra Sosial- og helsedirektoratet.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester (lost.) mv av 13.desember 1991 nr.81
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten av 19. november 1992 nr 66.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Administrativt delegasjonsreglement for helse- og omsorgstjenesten i Hemsedal kommune
  • Administrativt delegasjonsreglement for kommunale tjenester i Nav
  • Administrativt delegasjonsreglement for Hemsedal kommune
  • Oversikt over ansatte som skriver vedtak etter lov om sosiale tjenester § § 4-3 og 4-2
  • Oversikt over ansatte som jobber med personer med utviklingshemming
  • Oversikt over ansatte som fatter vedtak etter regelverket som omfattes av tilsynet og deres kompetanse (Nav)
  • Oversikt over vikarer
  • Oversikt over hvem som har støttekontakt, miljøarbeidertjenester og/ eller avlastning
  • Oversikt over mottakere av praktisk bistand, hjemmesykepleie, BPA og omsorgslønn
  • syv vedtak
  • Rutine for tildeling av tjenester i flerfaglig team, og saksbehandling i helse- og omsorgsetaten i Hemsedal kommune
  • Retningslinjer for melding om skadeavvergende tiltak etter lov om sosiale tjenester kapittel 4A
  • Retningslinjer for vedtak som innebærer bruk av tvang og makt overfor enkeltpersoner med utviklingshemming jf lov om sosiale tjenester kapittel 4A
  • Retningslinjer for administrering av støttekontakter
  • Retningslinjer for administrering av privat avlastning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • syv papirjournaler og to elektroniske journaler
  • Politisk vedtak med saksnummer 94/1475

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Diverse e-post før tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Henrik J Thorset

Kvalitets- og fagutvikler

x

 

x

Gabriel Johannessen

Rådmann

 

x

x

Tarjei Alvestad

Gruppeleder, hjemmebasert omsorg

x

x

x

Jorunn Ask Ulviksbakken

Hjelpepleier

 

x

x

Eva Ødegård

Omsorgsarbeider

x

x

x

Liv Rundtop

Saksbehandler/ koordinator

x

x

x

Janne M. Brøndbo

Nav- leder

x

x

x

Janet Albrigtsen

Vernepleier/rådgiver i Nav

x

x

x

Turid Selte

Hjelpepleier

x

x

 

Borghild Moen

Helse- og omsorgssjef

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Wenche Jensen og Hege Kylland