Helsetilsynet

Fylkesmannen i Buskerud

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Røyken kommune ved Nav Røyken sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Denne rapporten beskriver de avvikene og den merknaden som Fylkesmannen har gitt på de reviderte områdene.

Fylkesmannen ga ett avvik:

Røyken kommune ved Nav Røyken sikrer ikke at taushetsplikten blir overholdt i saker som gjelder økonomisk sosialhjelp.

Fylkesmannen ga ikke merknader.

Dato: 22. september 2011

Anne Cathrine Dahl
revisjonsleder

Gisle Skaaden
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Røyken kommune i perioden fra 27. juni til 15. september 2011.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i arbeids- og velferdsforvaltningen. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler kun avvik og merknader som er avdekket under revisjonen. Derfor gir den ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områdene som tilsynet har omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Røyken kommune har om lag 19 000 innbyggere. Kommunen har en relativt sett liten andel av mottakere av økonomisk sosialhjelp i befolkningen.

For så vidt gjelder de kommunale tjenestene i Nav Røyken, rapporterer Nav-leder til kommunalsjef for helse og sosial, som igjen rapporterer til rådmannen. Det er opplyst at kommunalsjefene har vide fullmakter på sine områder. Nav-leder deltar i jevnlige statusmøter med kommunalsjefen, og det er utarbeidet målekort for registrering av måloppnåelse ved kontoret.

Veilederne ved Nav Røyken jobber i utgangspunktet som generalister, det vil si at de skal håndtere spørsmål knyttet til hele spekteret av Nav sitt stønads- og aktivitetstilbud, både statlig og kommunalt. Kontoret er organisert i ett mottaksteam og ett oppfølgingsteam. Sosialfaglig ansvarlig skal i de fleste tilfelle godkjenne vedtak om økonomisk sosialhjelp, men enkelte saksbehandlere har fullmakt til å gjøre vedtak uten slik godkjenning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 27. juni 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt den 14. september 2011. Elleve personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15. september 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter. Vi undersøker også om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som trengs for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1. januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19. november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Røyken kommune ved Nav Røyken undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. At det skal være en ”forsvarlig behandling” betyr at det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet. Det betyr at stønadsbehovet skal vurderes individuelt. Dessuten betyr det at utmålingen av stønad skal samsvare med søkerens hjelpebehov. Og det betyr at kommunen skal sikre at taushetsplikten overholdes.

5. Funn

Tilsynet ga grunn til å gi ett avvik:

Røyken kommune ved Nav Røyken sikrer ikke at taushetsplikten blir overholdt i saker som gjelder økonomisk sosialhjelp.

Avvik fra følgende regelverk:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 44
  • Forvaltningsloven §§ 13 til 13e

Kommentar:

Taushetsplikt er en plikt til å tie om bestemte forhold. Det er også en plikt til å hindre at uvedkommende får innsyn i slike forhold. Plikten innebærer også en plikt til å legge til rette for at taushetsbelagte opplysninger kan utveksles på skjermet sted. Søker skal ikke settes i en situasjon som gjør at vedkommende opplever at taushetsbelagte opplysninger må oppgis når uvedkommende kan høre.

Taushetsplikt om personlige forhold er i hovedsak begrunnet i to hensyn. Det ene er hensynet til personlig integritet. Det andre er hensynet til tillitsforholdet mellom brukeren og forvaltningen.

En rekke opplysninger som Nav-kontoret mottar, er av en slik art at brukeren ofte ikke ønsker at de skal bli kjent. Kjennskap til visse opplysninger kan også røpe at bruker har et forhold til Nav som tilsier at det er økonomisk stønad vedkommende søker om.

For at forvaltningen av tjenesten økonomisk stønad skal utføres forsvarlig, skal det innhentes tilstrekkelige opplysninger til å kunne avgjøre en søknad. Ofte er det nødvendig med opplysninger av personlig karakter. Det er derfor viktig at forholdene er lagt til rette for at brukeren kan sikres at taushetsplikten overholdes.

Dersom taushetsplikten ikke overholdes, kan tilliten til Nav svekkes. Resultatet kan bli at viktige opplysninger holdes tilbake. I verste fall kan det føre til at brukere ikke oppsøker tjenesten.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Brukerundersøkelse fra 2011 viser flere brukeropplevelser av at taushetsbelagte opplysninger omtales i publikumsmottaket slik at uvedkommende kan overhøre det som blir sagt.
  • Intervjuer med ansatte bekrefter at publikumsmottakets fysiske utforming gjør det vanskelig å sikre overholdelse av taushetsplikten.
  • Befaring i publikumsmottaket.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 §§ 4, 5, 17, 18 og 19.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (FOR-2010-11-19 nr 1463).
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Røyken kommune.
  • Samarbeidsavtale mellom Røyken kommune og Nav Buskerud. Samarbeidsavtale mellom Røyken kommune og Nav Røyken. Oversikt over organiseringen av Nav Røyken.
  • Styringssignaler fra Røyken kommune. Rutinehåndbok for Nav Røyken.
  • Oversikt over ansatte i Nav Røyken, deres funksjoner og bakgrunn.
  • Samarbeidsavtale mellom Drammen kommune og Røyken kommune vedrørende Betzy krisesenter.
  • Retningslinjer for oppfølgingsvedtak i Nav. Strategi for oppfølging av brukere i Nav.
  • Resultat fra brukerundersøkelse gjennomført i 2011.
  • Røyken kommunes skjema for søknad om økonomisk sosialhjelp. Røyken kommunes skjema for søknad om kommunal bostøtte. Røyken kommunes skjema for søknad om pleie- og omsorgstjenester. Røyken kommunes skjema for søknad om bolig.
  • Røyken kommunes skjema for søknad om økonomisk rådgivning.
  • Bestillingsskjema for boveiledning.
  • Husbankens skjema for søknad om statlig bostøtte. Nav Røykens målekort.
  • Nav Røykens skjema for å melde avvik.
  • Røyken kommunes håndbok for intern revisjon
  • Liste over personer som mottok økonomisk sosialhjelp fra Nav Røyken pr. 1. august 2011.
  • Røyken kommunes årsmeldinger for 2009 og 2010.

Under revisjonsbesøket ble følgende dokumentasjon gjennomgått:

  • 47 saksmapper (klientmapper)
  • De siste fem vedtak om innvilgelse etter § 19 i lov om sosiale tjenester i Nav De siste fem vedtak om akutthjelp etter § 18 i lov om sosiale tjenester i Nav De siste fem notater etter gjennomført kartleggingssamtale
  • Dokumentasjon som ble etterspurt, men som ikke eksisterte, og som følgelig heller ikke ble fremlagt under revisjonsbesøket:
  • Avviksmeldinger fra Nav Røyken som gjaldt økonomisk sosialhjelp
  • Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
  • Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen ble sendt 27. juni 2011
  • Etterspurt dokumentasjon fra Nav Røyken ble mottatt 19. august 2011
  • Program for gjennomføringen av tilsynsbesøket ble sendt 29. august 2011
  • Liste over dokumentasjon ønsket framlagt under tilsynsbesøket ble sendt på e-post den 12. september 2011
  • I tillegg har det vært noe e-postkorrespondanse mellom Fylkesmannen og leder av Nav Røyken.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Beate Røstvig

Veileder, oppfølging

X

X

X

Norunn G. Tveit

Veileder, oppfølging

X

X

 

Kathrine Klemetsdal

Veileder, sykemeldte

X

X

X

Annbjørg Langgård

Veileder, oppfølging

X

X

X

Marianne Ekelund

Veileder, oppfølging

X

X

X

Tone M. Skrede

Veileder, mottak

X

X

 

Sissel Dahl Elde

Saksbehandler

X

X

 

May Randi Martinsen

Veileder, mottak

X

X

X

Tove Jacobsen

Merkantil

   

X

Hege Hjørund

Sosialfaglig ansvarlig

X

X

X

Ole Petter Gravningen

Nav-leder

X

X

X

Snorre Gundersen

Kommunalsjef

X

 

X

Georg Smedhus

Rådmann

 

X

 

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

Anne Cathrine Dahl (revisjonsleder)
Magnhild Budal Pettersen (revisor)
Gisle Skaaden (revisor)
Kristin Briseid (revisor)