Rapport frå tilsyn med helsetenester og barnevern- og sosiale tenester i Ål kommune 2011

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud

Samandrag

1. Innleiing

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Kva tilsynet omfatta

5. Funn

6. Kommunen sitt styringssystem

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud gjennomførte i perioden 01.04.2011 – 13.10.2011 tilsyn med kommunale helsetenester og barnevern- og sosiale tenester i Ål kommune.

Tilsynet omfatta tenester og tiltak til utsette barn i skulepliktig alder og overgangen frå barn til vaksen. Tilsynet undersøkte om dei kommunale tenestene samarbeider når det trengst for å gje utsette barn rette tiltak og tenester til rett tid.

Ved tilsynet vart det gjort funn som gav grunn for å konstatere eit avvik om at Ål kommune ikkje sikrar at pasientjournal i psykisk helseteneste vert ført i samsvar med lov og forskrift.

Det vart ikkje gjeve nokon merknad.

Dato: 03.11.2011

Ole H. Bals
revisjonsleier Kristine Langkaas
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 01.04.2011 – 13.10.2011 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet omfattar kommunale barnevern-, helse- og sosialtenester til utsette barn i skulepliktig alder, og tenester ved overgangen frå kommunalt barnevern til kommunal sosialteneste ved 18 til 23 års alder.

Dette tilsynet omfattar både barneverntenester etter barnevernlova og sosialtenester etter sosialtenesteloven og lov om sosiale tenester i Nav, som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetenester etter helselovgjeinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Førebels rapport er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil verte koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der fleire tenester og lovverk har tilgrensande eller overlappande føremål og oppgåver. Resultata frå det landsomfattande tilsynet som vart gjennomført i 2008 i samarbeid mellom Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn, og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud si oppfølging i 2009 og 2010, tilseier at merksemd må rettas mot tenester til dei brukarane som treng samordna tenester. Dei barna som treng tenester frå barnevern, helsetenester og/eller sosialtenester er sårbare og barna kan få stoda si alvorleg forverra om kommunane ikkje klarer å møte deira behov og rettar på heilskapleg vis.

Føremålet med ein systemrevisjon er å vurdere om verksemda, gjennom internkontrollen sin, tek hand om ulike krav i lovgivinga. Revisjonen omfattar å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka vert følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgd

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik tyder at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Ål kommune hadde 4 713 innbyggjarar pr 01.01.2011. Kommunen har 6 brukarretta avdelingar og felles støttefunksjonar underlagt rådmannen, i tillegg til dei to sektorane; Oppvekstsektoren og Helse-/sosialsektoren. I Oppvekstsektoren finst helsestasjonsverksemda. I Helse-/sosialsektoren finst Nav og Psykisk helsevern med ruskonsulent. Ål er vertskommune for den interkommunale barneverntenesta.

Barneverntenesta har i tidsrommet 01.07.2010 til 30.06.2011 motteke 37 meldingar om barn frå Ål kommune. Ingen av meldingane var frå Nav, Psykisk helseteneste/rus eller skulehelseteneste.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt 01.04.2011. Oversikt over kva dokument verksemda har sendt inn i samband med tilsynet, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte vart halde 23.08.2011.

Opningsmøte vart halde 12.10.2011.

Intervjuer

9 personar frå kommunen og 2 frå barneverntenesta vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonen er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Det vart ikkje gjennomført synfaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte vart halde 13.10.2011.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta å undersøkje om kommunane sine helse-, sosial- og barneverntenester, som har kontakt med utsette barn og unge i skulepliktig alder, sikrar at dei får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på eit samordna vis. Tilsynet omfatta også å undersøkje om barnevern- og sosialtenestene samarbeider om å leggje til rette for overgangen mellom dei to tenestene ved 18 – 23 år. Dette vart gjort ved å undersøkje om det frå kommunens side legg til rette for at tenestene gjer naudsynt hjelp etter lovgjevinga, og om kommunen sikrar dette ved å følgje opp og kontrollere om kommunens praksis er i samsvar med kva den pliktar.

Tilsynet undersøkte nærare om tenestene og utøvarane hadde tilstrekkjeleg kjennskap til oppgåvene til kvarandre, rammer og tenestetilbod slik at dei kan samarbeide om å fange opp og kartleggje dei utsette barna når det trengst.

Vidare omfatta tilsynet å undersøkje om tenestene i tilstrekkjeleg grad nyttar og informerer kvarandre og samarbeider når det trengst. Som ein del av dette vart det undersøkt om det var rutinar for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgåvefordeling og liknande. Det vart undersøkt om det vart gjennomført medisinske undersøkingar når det trengtest, og om sosialtenesta vurderer om dei trenger kontakt med barnevernet i saker der sosialtenestene yt stønad eller hjelp til familiar. Likeeins vart det også undersøkt om helsetenesta vurderer om dei treng kontakt med barnevernet.

Det vart vidare undersøkt om tenestene tek hand om individuell planlegging når dei til dømes lagar tiltaksplanar etter barnevernlova eller individuelle planar etter helse- og sosiallovgivinga. Tilsynet undersøkte også om dei tre tenestene samarbeider om å leggje til rette og gjennomføre individuelle planar og tiltaksplanar.

Tilsynet omfatta om dei samla tenestene og tiltaka til det enkelte barn vert kontinuerleg evaluert. Det ble undersøkt nærare om evalueringane omfattar om barn og foreldre medverkar ved evaluering av tenester og tiltak, om ein møtest som avtalt, om dei ressursar som er vedteke brukt faktisk er satt inn, om det er klart kven som har teke på seg ansvar for kva oppgåver, konsekvensar av omorganiseringar og oppgåveendringar og om ein har nådd dei mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte vidare om kommunen i god tid førebur, og gjennomfører om det trengst, overgang frå barnevern til sosialteneste ved 18 – 23 års alder saman med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på kva vis kommunens leiing følgjer med på at tenestene samarbeider om utsette barn og overgangen mellom barnevern og sosialteneste.  Det ble til dømes undersøkt om kommunen følgjer med på at vedtekne tiltak, prosedyrer og oppgåvefordeling er gjennomført i praksis, om tenestene har så god kjennskap til kvarandre at dei brukar kvarandre når det trengst, om det er vurdert kva område i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om dei følgjer med på om tenestene fungerer som føresett og at tiltaksplanar og individuelle planar vert evaluert.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved tilsetjingar, kartlegging av dei tilsette sin kompetanse, opplæringstiltak og liknande, for at tilsette i dei tre tenestene har tilstrekkjeleg kompetanse til å kunne samarbeide når det trengs.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystem som tek hand om trongen for informasjon om tenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tenestene.

5. Funn

Ved tilsynet vart det gjort funn som gav grunn for å konstatere eit avvik. Det vart ikkje gjeve nokon merknad.

Avvik:

Ål kommune sikrar ikkje at pasientjournal i psykisk helseteneste vert ført i samsvar med lov og forskrift. Dette medfører stor risiko for at pasientar og deira barn ikkje får oppfølging på fagleg forsvarleg vis.

Avvik fra:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, jf. helsepersonelloven § 39 og § 40 og forskrift om pasientjournal § 7 og § 8.
• Kommunehelsetjenesteloven § 6-3 siste ledd, jf. § 1-3a

Kommentar:

Kommunen har ansvar for å planleggje, organisere og styre si verksemd på ein måte som sikrar fagleg forsvarlege helsetenester (kommunehelsetjenesteloven § 6-3 siste ledd, jf. § 1-3a).

Som ledd i dette skal kommunen ha ei overordna styring med korleis dokumentasjon av helsehjelpa skal foregå, herunder leggje til rette for at helsepersonell kan overhalde si plikt til å føre journal i samsvar med helsepersonelllova §39 og §40.

Dokumentasjon av helsehjelp er naudsynt for å kunne gje fagleg forsvarleg helsehjelp til den enkelte pasient. Dokumentasjon er og eit viktig grunnlag for at anna helsepersonell skal få tilgang til viktige opplysningar som er naudsynte for oppfølgjing av pasientane sine.

Journalen skal førast i samsvar med god yrkesetikk og skal innehalde relevante og nødvendige opplysningar om pasienten og helsehjelpa, samt dei opplysningane som er naudsynte for å kunne oppfylle hjelpeplikta eller opplysningsplikta. Opplysningane skal skrivast ned utan ugrunna opphald etter at det er gjeve helsehjelp. Det nedskrevne skal daterast og signerast, jf. forskrift om pasientjournal § 7.

Nærmare om krav til innhaldet i journalen er gjeve i forskrift om pasientjournal §8. Etter §8 bokstav t skal det førast journal om pasienten har mindreårige barn eller ikkje. Arbeidet som vert gjort skal dokumenterast, herunder også korleis mindreårige barn vert ivareteke som pårørande, jf. helsepersonellova §10a.

Observasjonar som ligg til grunn for avviket:

Ved gjennomgang av journalar vart det avdekka at det ikkje var ført journal i alle saker. Dette gjer også at tverrfagleg samarbeid ikkje er ført i journal.

I fleire saker var det ikkje dokumentert at barna sine behov for oppfyljing er vorte vurdert og om dette eventuelt er ivareteke av andre.

Ved intervjua vart det bekrefta at journalføringa er mangelfull.

6. Kommunen sitt styringssystem

Det vart opplyst at eit nytt kvalitetssystem er under utarbeiding. Systemet skal gjelde heile Hallingdal, og inkludere både internkontroll og avvikshandsaming. Systemet er venta ferdig i løpet av 2011.

7. Regelverk

• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
• lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
• lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr 131
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
• forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skulehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skulehelsetjenesten)
• forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
• lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
• lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
• forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
• forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
• lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven)
• lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart sendt over då revisjonen vart førebudd, den 10. og 14.07.2011 frå Ål kommune og 01.06.2011 frå Hallingdal barnevernteneste.

Frå kommunen:

• Oversyn over kommunens organisering
• Oversyn over Psykisk helse og rusomsorg med samarbeidsrutinar
• Informasjon til foreldre/føresette om tverrfaglege møte i skular og barnehagar
• Kvalitetssikringsrutine for koordinerande team for habilitering/rehabilitering
• Kvalitetssikringsrutine for tildelingsteamet
• Melderutinar ved skader, systemsvikt og (nesten)ulykker
• Erfaringsmelding ved pasientflyt mellom helsenivåa
• Oversyn over Kvalitet på tenesteyting
• Kriterier for tildeling av tenester
• Kvalitetssikringsprosedyre/-rutine for samarbeid mellom Ål legekontor og Psykisk helse
• Felles rutinar frå HMS-bok:
  • Rutine for varsling
  • Rutine for avvik
  • Avviksskjema
• Samarbeids- og oppfølgjingsplanar med eksterne samarbeidspartnarar frå NAV ÅL
• Notat om etablering av Familiens Hus
• Liste over tilsette i Nav sosiale tenester, Helsestasjon/Skulehelseteneste og Psykisk helseteneste og rusomsorg
• Liste over aktuelle saker frå sosialtenesta og Psykisk helsetjeneste.

Overrekt den 12.10.2011:

• Prosjektplan SAMBU-prosjektet

Frå Hallingdal barnevernteneste:

• Delegasjonsreglement pr 01.01.2011
• Notat om organisering
• Oversyn over tilsette i Hallingdal barnevernteneste
• Omtale av det tverrfaglige samarbeidet barneverntenesta har med kommunane
• Liste over aktuelle saker frå barneverntenesta

Overrekt den 24.08.2011:

• Plan for skulehelsetenesta i barne- og ungdomsskulen i Ål. Samt for vidaregåande skule og Helsestasjon for ungdom (juni 2010).

Anna dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

Den 24. og 25.08.2011:

• Oversyn over meldingar til barneverntenesta i tidsrommet 01.07.10 – 30.06.11
• 15 saksmapper på barnevernsaker
• 14 saksmapper på sosialsaker (økonomisk stønad) frå NAV
•   8 skulehelsetenestejournalar
•   5 journalar frå psykisk helse / rus

Til saman er 42 saksmapper/journalar gjennomgått.

Korrespondanse mellom verksemda og tilsynsorganet:

• 01.04.2011 Varsel om tilsyn
• 01.06.2011 Innsendt dokumentasjon frå Hallingdal barnevernteneste
• 23.06.2011 Brev med program for revisjonen
• 10.07.2011 Innsendt dokumentasjon frå kommunen
• 14.07.2011 Innsendt dokumentasjon frå kommunen
• 22.07.2011 Brev med endra program for revisjonen
• 03.08.2011 Brev med førespurnad om spesifikk dokumentasjon frå barneverntenesta

Diverse e-postar og telefonar om praktisk gjennomføring og endringar i programmet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev eit oversyn over deltakarane på formøte, opningsmøte og sluttmøte, og over kven som vart intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:

Revisjonsleiar: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Elin Skoglund, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Une Borg Kjølseth, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Kristine Langkaas, Helsetilsynet i Buskerud
Revisor: Rådgiver Marit Engen, Helsetilsynet i Buskerud