Rapport fra tilsyn med helsetjenester og barnevern- og sosiale tjenester i Hol kommune 2011
Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Sammendrag
Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.
Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det ble gitt en merknad om dokumentasjonsplikten i psykisk helsetjeneste.
Dato: 03.11.2011
Ole H. Bals
revisjonsleder Kristine Langkaas
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 01.04.2011 – 13.10.2011 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet omfatter kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder, og tjenester ved overgangen fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 til 23 års alder.
Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.
Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Resultatene fra det landsomfattende tilsynet som ble gjennomført i 2008 i samarbeid mellom Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn, og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud sin oppfølging i 2009 og 2010, tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.
Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:
- hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
- Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Hol kommune hadde 4 453 innbyggere pr 01.01.2011. Helsetjenesten, Nav og psykisk helsetjeneste er organisert som egne avdelinger i Helse- og sosialetaten. Barneverntjenesten er overført til den interkommunale Hallingdal barnevernteneste, der Ål kommune er vertskommune.
Barneverntjenesten har i tidsrommet 01.07.2010 til 30.06.2011 mottatt 43 meldinger om barn fra Hol kommune. Ingen meldinger var fra Nav eller Psykisk helsetjeneste/rus og to meldinger var fra skolehelsetjenesten.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 01.04.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Formøte ble avholdt 23.08.2011.
Åpningsmøte ble avholdt 11.10.2011.
Intervjuer
9 personer fra kommunen og 1 fra barneverntjenesten ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.
Sluttmøte ble avholdt 13.10.2011.
4. Hva tilsynet omfattet
Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunenes helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenestene samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunens side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.
Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.
Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det undersøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier. Tilsvarende ble det også undersøkt om helsetjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet.
Det ble videre undersøkt om tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.
Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.
Tilsynet undersøkte videre om kommunen i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.
Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres.
Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov.
Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.
5. Funn
Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det ble gitt en merknad.
Merknad:
Psykisk helsetjeneste har et forbedringspotensial ved kartlegging og dokumentasjon av hvordan utsatte barns behov er ivaretatt. Dette gjelder også ved dokumentasjon av kontakt med andre instanser i enkeltsaker.
Merknaden er gitt fordi mangelfull dokumentasjon kan medføre risiko for at barn av psykisk syke ikke får nødvendig hjelp til rett tid.
6. Kommunens styringssystemer
Det ble opplyst at et nytt kvalitetssystem er under utarbeiding. Systemet skal gjelde hele Hallingdal, og omfatte både internkontroll og avviksbehandling. Systemet ventes ferdigstilt i løpet av 2011.
7. Regelverk
- lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
- lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
- lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr 131
- forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
- forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
- forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetjenesten)
- forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
- lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
- lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
- lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
- forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
- forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
- lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
- lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven)
- lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20
8. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjoner datert 01.06.2011 både fra Hol kommune og fra Hallingdal barnevernteneste.
Fra kommunen:
- Oversikt over kommunens organisering
- Rusmiddelpolitisk handlingsplan
- Plan for Psykisk Helsearbeid
- Informasjon om kommunens tverrfaglige samarbeid
- Rutinebeskrivelse avdeling psykisk helse
- Liste over ansatte i Nav sosiale tjenester, Helsestasjon og avdeling Psykisk helse
- Liste over aktuelle saker fra sosialtjenesten.
Overrakt den 11.10.2011:
- Brosjyren ”Slik har vi det i Hol”.
Fra Hallingdal barnevernteneste:
- Delegasjonsreglement pr 01.01.2011
- Notat om organisering
- Oversikt over ansatte i Hallingdal barnevernteneste
- Beskrivelse av det tverrfaglige samarbeidet barneverntjenesten har med kommunene
- Liste over aktuelle saker fra barneverntjenesten
Annen dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
Den 25.08.2011:
- Oversikt over meldinger til barneverntjenesten i tidsrommet 01.07.10 – 30.06.11
- 16 saksmapper på barnevernsaker
- 3 saksmapper på sosialsaker (økonomisk stønad) fra Nav
- 10 skolehelsetjenestejournaler
- 5 journaler fra psykisk helse / rus
Til sammen er 34 saksmapper/journaler gjennomgått.
Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:
- 01.04.2011 Varsel om tilsyn
- 01.06.2011 Innsendt dokumentasjon fra kommunen
- 01.06.2011 Innsendt dokumentasjon fra Hallingdal barnevernteneste
- 23.06.2011 Brev med program for revisjonen
- 22.07.2011 Brev med endret program for revisjonen
- 03.08.2011 Brev med anmodning om spesifikk dokumentasjon fra barneverntjenesten
- Diverse e-poster og telefoner om praktisk gjennomføring og endringer i programmet
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
|
Navn |
Funksjon / stilling |
Formøte |
Åpningsmøte |
Intervju |
Sluttmøte |
|---|---|---|---|---|---|
|
Lars Ole Skogen |
Rådmann |
X |
X |
X |
X |
|
Jan Olav Helling |
Helse- og sosialsjef |
X |
X |
X |
X |
|
Hermann Trillhus |
Nav-leder |
X |
X |
X |
|
|
Jørund Brekke |
Avdelingsleder psykisk helse |
X |
X |
X |
X |
|
Hege Jørstad Isungset |
Ledende helsesøster |
X |
X |
X |
X |
|
Guri Kinn |
Psyk. sykepleier |
X |
X |
||
|
Helle Schiellerup |
Helsesøster |
X |
X |
X |
|
|
Berit Sandaker |
Veileder Nav |
X |
X |
X |
X |
|
Trine Raknes |
Ruskonsulent |
X |
X |
||
|
Ann Beate Ø. Bjørnsen |
Barnevernkonsulent, Hallingdal barnevernteneste |
X |
X |
Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Elin Skoglund, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Une Borg Kjølseth, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Kristine Langkaas, Helsetilsynet i Buskerud
Revisor: Rådgiver Marit Engen, Helsetilsynet i Buskerud