Rapport fra tilsyn med rømming og tilbakeføring ved rømming ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Rømming
• Tilbakeføring ved rømming

Tilsynet avdekket ikke forhold som ga grunn til å gi avvik, men det ble gitt følgende merknad:

• Bufetat Geithus Ungdoms- og familiesenter har ikke sørget for at kravet i rettighetsforskriften om at det skal skrives en rapport ved hver tilbakeføring, hvor beboeren har anledning til å uttale seg, er kjent for de ansatte.

Merknaden er gitt fordi vi mener det er risiko for at manglende bevissthet hos de ansatte kan medføre at kravet i rettighetsforskriften ikke oppfylles, til tross for at det er vist til kravet i rutinehåndboka og at det gjennomføres en samtale med beboerne etter alle tilbakeføringer. Samtalen refereres i døgnrapport.

Dato: 28.03.2011

Elin Skoglund
revisjonsleder

Marit Eide
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter i perioden 18.01.2011 – 21.03.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 fjerde ledd bokstav c og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens totale arbeid.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter er en statlig barneverninstitusjon med fem avdelinger; Geithus, Gustadmoen, Gemini, Orion og Vestre Kjenner. I henhold til tilbakemeldingsbrev fra Bufetat region sør etter årlig kontroll, datert 01.10.2010, tar institusjonen i mot plasseringer hjemlet i barnevernloven §§ 1-3, 4-4 femte ledd, 4-12, 4-24 og 4-26. Det er til sammen 20 plasser ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter.

Bufetat Geithus Ungdoms- og familiesenter ledes av enhetsleder, som blant annet har ansvar for å sikre drift av senteret i samsvar med lover og forskrifter, revidere og kvalitetssikre senterets internkontrollsystem, samt sørge for rekruttering, opplæring og ekstern veiledning for alle ansatte. Kontorsjef er enhetsleders faste stedfortreder.

Ved Bufetat Geithus Ungdoms- og familiesenter er det i tillegg to seksjonssjefer, som har ansvar for å følge opp henholdsvis to og tre avdelinger hver. Seksjonssjefene er en del av ledergruppa, og har ansvar for å gjennomføre daglig drift av avdelingene i samsvar med lover og forskrifter, ajourføre, kvalitetssikre og implementere internkontrollrutinene, samt sikre fagutvikling gjennom opplæring og veiledning til alle ansatte. Det er seksjonssjefene som har ansvar for at oppdatert versjon av rutinehåndboka alltid er tilgjengelig og kjent for de ansatte ved de ulike avdelingene. I tillegg skal avvik fra internkontrollsystemet meldes til seksjonssjefene. Avvikene blir så drøftet i ledermøte og i samarbeidsutvalgsmøte (LSU). Seksjonssjef har ansvar for å gi tilbakemelding til melder om hvordan avviket er fulgt opp. Ledergruppa har ansvar for å sette i verk eventuelle nødvendige korrigerende tiltak og påse at dette blir fulgt opp i praksis.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt institusjonen 18.01.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.03.2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21.03.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Bufetat Geithus Ungdoms- og familiesenter. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboerne under oppholdet i institusjonen.

Tilsynet retter seg mot alle institusjonens avdelinger.

5. Funn

Merknad:

• Bufetat Geithus Ungdoms- og familiesenter har ikke sørget for at kravet i rettighetsforskriften om at det skal skrives en rapport ved hver tilbakeføring, hvor beboeren har anledning til å uttale seg, er kjent for de ansatte.

Kommentar:

Etter rettighetsforskriften § 19 siste ledd skal det ved hver tilbakeføring etter rømming skrives en rapport om forholdet, hvor beboeren har anledning til å uttale seg. Institusjonen skal etter dette skrive en rapport etter hver tilbakeføring, uavhengig av om beboeren er brakt tilbake med tvang eller frivillig. Beboeren skal få mulighet til å uttale seg, hvis han eller hun ønsker det.

Merknaden bygger på følgende:

• Kravet i forskriften er omtalt i rutinehåndboka
• Det fremgikk av intervjuene at det etter tilbakeføring ved rømming blir gjennomført en samtale med den aktuelle beboeren om forholdene rundt rømmingen og tilbakeføringen. Selve hendelsen og samtalen blir vist til i døgnrapport. Beboerne blir dermed i praksis gitt anledning til å uttale seg og dette dokumenteres i døgnrapport.
• Det fremgikk imidlertid av intervjuene at de ansatte ikke er kjent med kravet i rettighetsforskriften om at beboerne har rett til å uttale seg etter en tilbakeføring, og at dette skal dokumenteres i en rapport. Det foreligger dermed en risiko for at kravet ikke overholdes i praksis.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav c og § 5-7
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon § 19
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling §§ 8 og 9
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Rutinehåndboka
  Del 1; Organisasjon og lovverk
  Del 2; Administrasjon – kontorfaglig og personal
  Del 3; Barnevernfaglig drift – krav, rutiner og prosedyrer, bruk av tvang, avvik
• Oversikt over alle ansatte ved alle avdelinger
• Vedtak for alle beboerne
• Handlingsplaner for alle beboerne
• Tiltaksplaner for alle beboerne

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tvangsprotokollen
• Rømningslogg
• Skjemaer for siste års avviksbehandling

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 24.02.2011.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Elin Skoglund Revisjonsleder
Seniorrådgiver Marit Eide Revisor