Rapport fra tilsyn med Sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-2 a-e. ved Hurum kommune 2011

Fylkesmannen i Buskerud

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om Hurum kommune gir tjenester til innbyggere som fyller vilkårene i sosialtjenesteloven § 4-3
• Om kommunen yter tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-e som er forsvarlige i utforming og omfang
• Om kommunen iverksetter tjenester i henhold til vedtak
• Om kommunen sørger for at tjenesteytere har nødvendige kunnskaper og ferdigheter for å kunne gi et forsvarlig tjenestetilbud.

Tilsynet ga grunnlag for å gi en merknad:

Hurum kommune bør i det videre arbeid med å forbedre vedtakene bestrebe et høyere presisjonsnivå i vedtakene. Grunnlaget for vederlagsberegningen bør presiseres i vedtakene.

Dato: 26.10.2011

Wenche Jensen
revisjonsleder  Hege Kylland
revisor

Anne Cathrine Dahl
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hurum kommune i perioden 9.5.2011 – 26.9.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hurum kommune hadde pr 1.1.2011 9155 innbyggere. Kommunens ledelse er organisert med Rådmann og to kommunalsjefer. Det er 7 virksomheter som omfattes av tilsynet og disse ledes av hver sin virksomhetsleder. Brukerkontoret ligger under virksomhet Rehabilitering og er kommunens koordinerende enhet. Brukerkontoret tar imot alle nye henvendelser og søknader, utreder saker og evaluerer tjenestene. Det er to saksbehandlere på Brukerkontoret og to saksbehandlere i virksomhet funksjonshemmede som ivaretar disse oppgavene. Virksomhetslederne har ansvar for sine områder og har myndighet til å fatte vedtak. Tiltaksteam er et flerfaglig møte hvor virksomhetsledere og saksbehandlere diskuterer saker. Virksomhetslederne er også ansvarlig for iverksetting og av vedtak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9.5.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 7.september 2011.

Intervjuer

16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 8.september 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om Hurum kommune gir tjenester til innbyggere som fyller vilkårene i sosialtjenesteloven § 4-3
• Om kommunen yter tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-e som er forsvarlige i utforming og omfang
• Om kommunen iverksetter tjenester i henhold til vedtak
• Om kommunen sørger for at tjenesteytere har nødvendige kunnskaper og ferdigheter for å kunne gi et forsvarlig tjenestetilbud

5. Funn

Merknad

Hurum kommune bør i det videre arbeid med å forbedre vedtakene bestrebe et høyere presisjonsnivå i vedtakene. Grunnlaget for vederlagsberegningen bør presiseres i vedtakene.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Vedtakene inneholder en orientering om hva bruker skal betale. Det er ikke angitt hva som er beregningsgrunnlaget og heller ikke hvilke konkrete tjenester i vedtaket som er betalingspliktige. Et generelt informasjonsskriv følger vedtaket. Tjenester som ”bistand til personlig hygiene” og ”sosiale aktiviteter” bør presiseres nærmere når kommunen velger og ikke angi kvantitativt hva søker skal få. Upresise formuleringer som ”på bakgrunn av en faglig vurdering” og manglende presiseringer kan svekke søkernes rettssikkerhet.

Kommentar:

Forvaltningslovens krav til saksbehandling skal ivareta søkers rettssikkerhet. Dette innebærer at vedtak må være presise i utforming og innhold. Fylkesmannen finner at mange av vedtakene som ble fremlagt på tilsynet ikke oppfyller kravene i forvaltningsloven. Når dette allikevel ikke blir gitt som avvik er det fordi Fylkesmannen er kjent med at kommunen er inne i en prosess med å endre vedtak og sørge for at vedtakene blir mer presise. Hurum kommune velger å ikke tidfeste praktisk bistand noe som skjerper kravet til presiseringer i vedtakene. Den enkelte skal kunne vite hvilke tjenester de har rett til i henhold til vedtaket og skal kunne klage dersom tjenestene ikke er tilstrekkelige i forhold til behovet. Når det gjelder fastsettelse av vederlag er det viktig at søker får vite både grunnlaget for vederlagsberegningen og hvilke tjenester som faktisk er betalingspliktige fordi det er klagerett på begge deler.

Med mer presise vedtak vil også internkontrollen bli mer oversiktlig fordi det blir lettere for den enkelte ansatte å definere avvik. Fylkesmannen finner imidlertid at kommunens tjenesteytere er svært fleksible og det synes som om det ytes mer tjenester enn vedtak skulle tilsi der den enkelte ansatte mener det er nødvendig.

6. Regelverk

• Lov av 13.desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester.
• Lov av 10.02.67 nr 45 om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
• Forskrift av 4.desember 1992 nr 915 til lov om sosiale tjenester m.v.
• Forskrift av 20. desember 2002, nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over kommunen og virksomhetene
• Delegasjonsreglement
• Veileder for saksbehandling til tiltaksteamet Hurum kommune, pleie- og omsorgssektoren
• Prosedyre for intern systemrevisjon
• Prosedyre for internt systemvedlikehold
• HMS. Mål og hensikt
• Prosedyre for HMS-årsmeldinger
• Oppbygging av kommunens HMS-system
• Oversikt over tjenester under behandling
• Oversikt over nye iverksatte tjenester (17 vedtak)
• Ikke innvilgede tjenester (9 vedtak)
• Oversikt over klagesaker (6 klager)
• Oversikt over nye iverksatte tjenester (overfor 12 personer)
• Oversikt over tjenestemottaker som er innvilget omsorgslønn
• Retningslinjer for tildeling av tjenester etter § 4-2 a-e
• Brev om Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) – informasjon nye leverandører (02.05.11)
• Informasjon til assistenter om tjenestekonsesjoner og BPA (02.05.2011)
• Hurum kommune delplan for universell utforming
• Rutiner for mottak av søknader/henvendelser vedr. barn og ungdom (0-20) med sammensatte behov
• Evaluering eller endring av tjenestetilbud Hurum kommune
• Rutiner for klagebehandling lov om sosiale tjenester Hurum kommune
• Prosesser i saksbehandling pleie- og omsorg Hurum kommune
• Oversikt over avvik pr. 20.01.11
• 13 avvik
• Virksomhetsplan 2011
• Mandat PROF nettverk
• Plan over kommunens framtidige kompetansebehov
• Årsmelding 2010
• Oversikt over hjemmetjenesten nord og sør
• Organisering av hjemmetjenesten sør
• Kopi av vedtak etter sosialtjenesten § 4-2 a overfor 20 personer.
• Kopi av vedtak om BPA
• Rapport fra samordning av tiltak for barn og unge med sammensatte behov
• Ett brukerkontor
• Informasjonsfolder Virksomhet for funksjonshemmede
• Informasjonsfolder om hjemmetjenesten
• Informasjonsfolder om demensomsorg
• Informasjonsfolder om brukerkontoret
• Søknadsskjema for omsorgslønn
• Søknadsskjema om tjenester
• Informert samtykke
• Serviceerklæring for praktisk bistand
• Informasjon om kommunalt råd for funksjonshemmede i Hurum
• 3 avvik på hjemmehjelp
• Rutine for mottagelse av nyansatte
• Sjekkliste for opplæring i hjemmetjenesten
• Rutiner for brannforebyggende tiltak i omsorgsboliger og trygdeboliger
• Sjekkliste for opplæring av nyansatt
• Oversikt over primærkontakt og deres oppgaver
• Rutine for legemiddelhåndtering – ansvar ved utlevering av legemidler
• Rutine for strakstiltak ved medikamentsvinn
• Rutine legemiddelhåndtering – håndtering av feil og svikt
• Rutine for legemiddelhåndtering i Hurum kommune
• Prosedyre for dødsfall
• Oversikt over ulike betalingsordninger
• Skjema for bekreftelse for politiattest
• Veiledning i utfylling av melding om skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner
• Søknadsskjema utdanningsstøtte – Hurum kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutine for oppfølging av støttekontakter
• Oversikt over vedtatte tjenester som ikke er iverksatt
• Informasjonsskriv til brukere av hjemmetjenester i Hurum kommune
• 21 journaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen på e-post i løpet av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Anne Cathrine Dahl, Hege Kylland og Wenche Jensen