Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Kongsberg kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud gjennomførte i perioden 19.01.2011 – 04.05.2011 tilsyn med barneverntjenesten i Kongsberg kommune.

Tilsynet omfattet undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5. I tillegg undersøkte tilsynet om barns rett til medvirkning blir ivaretatt, jf. barnevernloven § 6-3.

Ved tilsynet i Kongsberg kommune ble det ikke gjort funn som avdekket avvik på de reviderte områdene.

Ved dette tilsynet ble det heller ikke gitt noen merknader.

Dato: 05.05.2011

Marit Eide
revisjonsleder

Ole H. Bals
revisor

Elin Skoglund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 19.01.2011 – 04.05.2011, gjennomført av Fylkesmannen i Buskerud. Tilsynet omfattet den kommunale barneverntjenestens undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirkning stod sentralt og var undertema under begge hovedtemaene, jfr. barnevernloven § 6-3. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens helsetilsyn har besluttet at skal gjennomføres i 2011.

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett til, jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten skal samtidig undersøke om kommunene i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning. Hensynet til barnets beste er et prinsipp som anvendes ved tolkning av alle bestemmelser i barnevernloven som inngår i tilsynsområdene, jf. § 4-1.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under revisjonen. Rapporten gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av barneverntjenestens totale virksomheten.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kongsberg kommune har 25 090 innbyggere pr 01.01.2011. Rådmannen har en stab/støtte enhet og en enhet for samfunnsutvikling. Direkte under rådmannen er det organisert fem enheter. Barneverntjenesten er organisert som egen seksjon under enheten "Helse og sosialenheten". Barneverntjenesten har seksjonsleder (barnevernleder) og nestleder. De har egen merkantil tjeneste. Barneverntjenesten er inndelt i fire team: Mottak / undersøkelsesteam, Tiltaksteam, Omsorgsteam og tiltaket Enslige mindreårige. Det ble opplyst i formøtet at kommunen nå arbeider med å redusere antall enheter til fire, og at de ulike seksjonene i ”Helse og sosial” skal tilpasses denne organisasjonsmodellen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.01.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 02.05.2011.

Åpningsmøte ble avholdt 04.05.2011.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 04.05.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens barneverntjeneste har ansvaret for undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak. Tilsynet omfattet undersøkelse av om barneverntjenesten sikrer at barna får nødvendig og rett hjelp til rett tid i disse fasene, og om deres rett til medvirkning blir tilstrekkelig ivaretatt.

For å kontrollere at undersøkelsen gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav, vurderte fylkesmannen om kommunen sikrer

• at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• at det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes.

For å kontrollere at hjelpetiltak for hjemmeboende barn blir evaluert, vurderte fylkesmannen om kommunen sikrer

• at det foretas en tilstrekkelig evaluering
• at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes.

Barns rett til medvirkning var et sentralt tema gjennom hele tilsynet.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll, jf. barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll. Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at barneverntjenesten utfører de oppgaver de er pålagt etter barnevernloven §§ 4-3, 4-5 og 6-3.

5. Funn

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å gi avvik.

Ved tilsynet ble det heller ikke gitt noen merknader.

6. Kommunens styringssystemer

Kongsberg kommune har et system for risikovurderinger og avviksbehandling som er tilgjengelig for alle medarbeidere gjennom kommunens intranett. Systemet virker godt fundert, og omfatter også generelle saksbehandlingsrutiner for de ulike tjenesteområdene, deriblant barneverntjenesten. Barnevernleder har overordnet ansvar for oppdatering av barneverntjenestens rutiner.

Tilsynsgruppen fant ikke skriftlig dokumentasjon for at systemet med avviksmelding fungerer i praksis i det daglige barnevernsarbeidet. I formøtet ble det imidlertid presisert at systemet i stor grad er basert på muntlige drøftinger, bl.a. i de ukentlige administrasjonsmøtene. Det skrives referat fra disse møtene.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 22.03.2011 fra Kongsberg kommune:

• Organisasjonskart over kommunen og barneverntjenesten og beskrivelse av funksjonsfordeling i barneverntjenesten
• Styringskort for barneverntjenesten – Årsplan 2011
• Beskrivelse av Kongsberg-modellen ”Tiltakspakke”
• Årshjul i barneverntjenesten
• Årsmelding 2009
• Årsplan 2011
• Kompetanseoversikt / Opplæringsplan
• Utskrift av ”Rutiner i Kvalitetshåndboka”
• Sjekkliste – Tiltak/Tiltaksplan/Evaluering m.m.
• Internkontroll besøk i fosterhjem/tilsynsførerrapporter
• Sjekkliste – Kvalitetssikring
• Internkontroll for opplæring i fagsystemet ”Familia”
• Liste over ansatte i barneverntjenesten
• Liste over saker: Henleggelser
• Liste over saker: Hjelpetiltak
• Oversikt over deltakere fra barneverntjenesten i Konsultasjonsteam
• Oversikt over samarbeidspartnere/faste treffpunkt
• Beskrivelse av ”Flip over”-metoden
• Situasjonsrapport fra barneverntjenesten i
• Arbeidsplassundersøkelse i 2010 – Hjelp 24

Tilleggsdokumentasjon oversendt 08.04.2011:

• Rutine for melding, mottak og konsultasjoner
• Rutine for undersøkelse
• Rutine for hjelpetiltak generelt

Tilleggsdokumentasjon fremlagt 02.05.2011:

• Rutine for avvik
• Skjema for risikovurdering
• Rutine for overføring mellom undersøkelse og tiltak
• Rutine for akuttsaker
• Hjelpetiltak – oversikt
• Besøkshjem som hjelpetiltak
• Barnehage som hjelpetiltak
• SFO som hjelpetiltak
• Bruk av eksterne oppdragtakere som hjelpetiltak
• Tre vedlegg til rutine for undersøkelse (plan + rapport + beskrivelse)

Tilleggsdokumentasjon fremlagt 04.05.2011:

• 2 utfylte sjekklister

Saksmapper som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 8 saksmapper – henlagte undersøkelsessaker
• 7 saksmapper – undersøkelser som endte med vedtak
• 6 saksmapper – hjelpetiltak

Til sammen er 21 saksmapper/journaler gjennomgått.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 19.01.2011 Varsel om tilsyn
• 22.03.2011 Innsendt dokumentasjon
• 04.04.2011 Brev med program for revisjonen og anmodning om mer dokumentasjon
• 08.04.2011 Innsendt tilleggsdokumentasjon
• Diverse e-poster og telefoner om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Rådgiver Elin Skoglund, Fylkesmannen i Buskerud