Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud gjennomførte i perioden 20.01.2011 – 19.05.2011 tilsyn med barneverntjenesten i Modum og Krødsherad kommuner.

Tilsynet omfattet undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5. I tillegg undersøkte tilsynet om barns rett til medvirkning blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker som ble gjort til gjenstand for nærmere granskning.

Ved tilsynet i Modum og Krødsherad kommuner ble det ikke gjort funn som avdekket avvik.

Det ble gitt en merknad: ”Modum kommune har ikke etablert et internkontrollsystem for den interkommunale barneverntjenesten som sørger for at rutinene blir kontrollert, evaluert og utbedret.”

Dato: 23.05.2011

Marit Eide

Ole H. Bals

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 20.01.2011 – 19.05.2011 gjennomført av Fylkesmannen i Buskerud. Tilsynet omfatter den kommunale barneverntjenestens undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirkning står sentralt og er undertema under begge hovedtemaene, jf. barnevernloven § 6-3. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens helsetilsyn har besluttet at skal gjennomføres i 2011.

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett til, jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten skal samtidig undersøke om kommunene i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning. Hensynet til barnets beste er et prinsipp som anvendes ved tolkning av alle bestemmelser i barnevernloven som inngår i tilsynsområdene, jf. § 4-1.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av barneverntjenestens totale virksomhet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Modum kommune har 12 940 innbyggere pr 01.01.2011, Krødsherad har 2 164. De har en interkommunal barneverntjeneste med Modum som vertskommune, som ble etablert som forsøksordning i 2005. Siden 2009 har kommunene inngått en avtale om en fast ordning i henhold til kommunelovens § 28 a, og det er etablert en styringsgruppe som består av helse- og sosialsjef i Modum, sektorleder for helse og omsorg i Krødsherad, samt den felles barnevernlederen.

Ledergruppen til rådmannen i Modum består av økonomisjef og personalsjef fra Sentraladministrasjonen og de fire etatssjefene fra Undervisningsetaten, Helse- og sosialetaten, Kulturetaten og Teknisk etat. Barneverntjenesten er en av seks virksomheter, som sammen med fem ”Tun” utgjør den samlede Helse- og sosialetaten.

Den interkommunale barneverntjenesten er delt i mottaks-/undersøkelsesteam og tiltaksteam (hjelpetiltak og omsorgstiltak). For tiden er det to ubesatte stillinger.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.01.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 16.05.2011.

Åpningsmøte ble avholdt 19.05.2011.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 19.05.2011.

 

4.Hva tilsynet omfattet

Kommunens barneverntjeneste har ansvaret for undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak. Tilsynet omfattet undersøkelse av om barneverntjenesten sikrer at barna får nødvendig og rett hjelp til rett tid i disse fasene, og om deres rett til medvirkning blir tilstrekkelig ivaretatt.

For å kontrollere at undersøkelsen gjennomføres i tråd med lov- og forskriftskrav, vurderte Fylkesmannen om kommunen sikrer

  • at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
  • at det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes.

For å kontrollere at hjelpetiltak for hjemmeboende barn blir evaluert, vurderte Fylkesmannen om kommunen sikrer

  • at det foretas en tilstrekkelig evaluering
  • at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes.

Barns rett til medvirkning var et sentralt tema gjennom hele tilsynet.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll, jf barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll. Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at barneverntjenesten utfører de oppgaver de er pålagt etter barnevernloven §§ 4-3, 4-5 og 6-3.

 

5. Funn

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik fra lov eller forskrift.

Funnene tilsa at det ble gitt en merknad.

Merknad:

Modum kommune har ikke etablet et internkontrollsystem for den interkommunale barneverntjenesten som sørger for at rutinene blir kontrollert, evaluert og utbedret.

Merknaden bygger på følgende:

  • Kommunens manglende styringssystem medfører risiko for at undersøkelser, evalueringer av hjelpetiltak for hjemmeboende barn og barns rett til medvirkning, ikke gjennomføres i tråd med lov og forskrifter.
  • Kommunen har ikke tilstrekkelige rutiner for intern opplæring av ansatte i barneverntjenesten. Dette medfører at saksbehandlingen kan bli tilfeldig og avhengig av den enkelte ansattes kompetanse og prioriteringer.
  • De ansatte har ulik forståelse og praksis ved innhenting av samtykke fra foreldre (for innhenting av opplysninger fra andre etater). Dette bidrar til svekket rettssikkerhet for partene.
  • Kommunen har ikke et system for melding og behandling av avvik som gjelder kvalitet i saksbehandlingen i barneverntjenesten.

 

6.Kommunens styringssystemer

Barneverntjenesten har en omfattende rutinehåndbok for saksbehandlingen. Malene i rutinehåndboka er ikke oppdatert etter omlegging til nytt datasystem. For tiden brukes andre maler, som er integrert i det nye dataprogrammet. Barneverntjenesten har også en håndbok for ”Internkontroll og kvalitetssikring”. Innholdsfortegnelsen viser en god oversikt over de prosedyrer som er tenkt innarbeidet i denne håndboka, men den er ikke ferdigstilt, og på forespørsel kunne bare tre enkeltprosedyrer (og en sjekkliste) fremskaffes. Kommunen har ikke et operativt system for internkontroll.

 

7.Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

 

8.Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 25.03.2011 fra Modum og Krødsherad kommuner:

  • Organisasjonskart over begge kommunene og beskrivelse av funksjonsfordeling i Helse- og sosialetaten i Modum kommune.
  • Politisk behandlete saker om samordning av barneverntjenestene Modum og Krødsherad kommuner
  • Samarbeidsavtale mellom kommunene fra mars 2005
  • Delegasjonsreglement og oversikt over anvisningsmyndighet
  • Presentasjon av barneverntjenesten, situasjonen og arbeidsbelastningen
  • Plan for kompetanseheving
  • Plan for styrking av barneverntjenesten 2011-2012
  • Administrative rutiner ved nyansettelser og oppfølging av nyansatte
  • Fullstendig rutinehåndbok for barneverntjenesten
  • Kapittel 1: Generelle saksbehandlingsregler
  • Kapittel 2: Melding – Undersøkelse
  • Kapittel 3: Hjelpetiltak
  • Kapittel 4: Plassering utenfor hjemmet
  • Kvalitetshåndboka ”Internkontroll og kvalitetssikring”
  • Liste over ansatte i barneverntjenesten
  • Liste over saker: Undersøkelser
  • Liste over saker: Hjelpetiltak

Oversendt pr telefaks 12.05.2011:

  • Samarbeidsavtale for vertskommunesamarbeid om barneverntjenesten i Modum og Krødsherad fra mars 2009

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Den 16.05. og 19.05.2011:

  • 9 saksmapper – henlagte undersøkelsessaker
  • 7 saksmapper – undersøkelser som endte med vedtak
  • 11 saksmapper – hjelpetiltak

Til sammen er 27 saksmapper/journaler gjennomgått.

  • Referat fra møte i Tiltaksgruppa uke 18
  • Referat fra møte i Undersøkelsesgruppa uke 9
  • Referat fra personalmøte 21.12.2010
  • Skjema for avviksmelding HMS
  • Sjekklister ved plassering i fosterhjem

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • 20.01.2011 Varsel om tilsyn
  • 25.03.2011 Innsendt dokumentasjon
  • 06.04.2011 Brev med program for revisjonen og anmodning om mer dokumentasjon
  • Diverse e-poster, telefoner og telefaks

 

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

Åpnings-møte

Intervju

Sluttmøte

Terje Bråthen

Ordfører, Modum

X

     

Toril Bjølgerud Hæhre

Hovedutvalgsleder, Modum

X

     

Marit Lesteberg

Rådmann, Krødsherad

X

   

X

Mette Jahr

Sektorleder Helse og omsorg, Krødsherad

     

X

Nanna Sofie Nordhagen

Helse- og sosialsjef, Modum

X

   

X

Merete Bottolfs

Barnevernleder

X

X

X

X

Inger S. Andersen

Barnevernkonsulent

 

X

X

X

Inga Bjørkestøl

Barnevernkonsulent

 

X

X

X

Solfrid Alstad

Barnevernkonsulent

 

X

X

X

Marianne N. Brenna

Barnevernkonsulent

 

X

X

X

Astri Tønnesen

Innleid konsulent

   

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud

Revisor: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud

Revisor: Rådgiver Elin Skoglund, Fylkesmannen i Buskerud

Revisor: Rådgiver Liv-Sara Birkeland, Fylkesmannen i Buskerud