Rapport fra tilsyn med begrensninger i bevegelsesfriheten og samvær med andre ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Begrensninger i bevegelsesfriheten
• Samvær med andre

Det ble ikke avdekket avvik.
Det ble påpekt en merknad.

Merknad:

Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter har ved to anledninger feilaktig hjemlet tvangsbruk i § 23 i rettighetsforskriften (av 12.12.2002).

Rettighetsforskriftens § 23 gjelder kun for beboere som er plassert etter atferdsparagrafene i barnevernloven §§ 4-24, 4-25 og 4-26.

Ut fra beskrivelsene i tvangsprotokollen er det ved en anledning satt inn begrensninger som er fastsatt ut fra beboerens behov for trygghet. Ved en annen anledning gjaldt tvangsbruken behov for å avverge fare for skade på person. Ingen av beboerne var plassert med hjemmel i atferdsparagrafene.

Dato: 15.03.2012

Ole H. Bals
revisjonsleder

Marit Eide
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter i perioden 06.01.2012 – 15.03.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 fjerde ledd bokstav c og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler med ansatte og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens totale arbeid.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter er en statlig barneverninstitusjon med fem avdelinger; Geithus, Gustadmoen, Gemini, Orion og Vestre Kjenner. I henhold til tilbakemeldingsbrev fra Bufetat region sør etter årlig kontroll, datert 31.10.2011, tar institusjonen i mot plasseringer hjemlet i barnevernloven §§ 1-3, 4-4 femte ledd, 4-12, 4-24 og 4-26. Det er til sammen 20 plasser ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter.

Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter ledes av enhetsleder, som blant annet har ansvar for å sikre drift av senteret i samsvar med lover og forskrifter, revidere og kvalitetssikre senterets internkontrollsystem, samt sørge for rekruttering, opplæring og ekstern veiledning for alle ansatte.

Ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter er det i tillegg tre seksjonssjefer, som har ansvar for å følge opp henholdsvis en og to avdelinger hver. Seksjonssjefene er en del av ledergruppa, og har ansvar for å gjennomføre daglig drift av avdelingene i samsvar med lover og forskrifter, ajourføre, kvalitetssikre og implementere internkontrollrutinene, og sikre fagutvikling gjennom opplæring og veiledning til alle ansatte. Rutinehåndboka er nå ferdigstilt i elektronisk utgave. Redaktør er kontorsjefen, og håndboka er tilgjengelig på intranettet. Det er seksjonssjefene som har ansvar for at oppdatert versjon av rutinehåndboka er kjent for de ansatte ved de ulike avdelingene. I tillegg skal avvik fra internkontrollsystemet meldes til seksjonssjefene. Avvikene blir så drøftet i ledermøte og i samarbeidsutvalgsmøte (LSU). Seksjonssjef har ansvar for å gi tilbakemelding til melder om hvordan avviket er fulgt opp. Ledergruppa har ansvar for å sette i verk eventuelle nødvendige korrigerende tiltak og påse at dette blir fulgt opp i praksis.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt institusjonen 06.01.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.03.2012.

Samtaler med ansatte

Det ble gjennomført samtaler med 10 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.03.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi unders��ke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboerne under oppholdet i institusjonen.

Tilsynet retter seg mot alle institusjonens avdelinger.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik. 

Det ble påpekt en merknad.

Merknad:

• Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter har ved to anledninger feilaktig hjemlet tvangsbruk i § 23 i rettighetsforskriften (av 12.12.2002).

Rettighetsforskriftens § 23 gjelder kun for beboere som er plassert etter atferdsparagrafene i barnevernloven §§ 4-24, 4-25 og 4-26.

Ut fra beskivelsene i tvangsprotokollen er det ved en anledning satt inn begrensninger som er fastsatt ut fra beboerens behov for trygghet. Ved en annen anledning gjaldt tvangsbruken behov for å avverge fare for skade på person. Ingen av beboerne var plassert med hjemmel i atferdsparagrafene.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav c og §§ 5-7 og 5-9
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 12.12.2002 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 6, 7, 21 og 23
• Forskrift av 15.11.2011 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 9, 10, 22 og 23
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling §§ 8 og 9
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av innholdsfortegnelsen for hele rutinehåndboka
• Kopi av aktuelle rutiner / prosedyrer innenfor de områdene vi skal revidere (begrensninger i bevegelsesfrihet + samvær med andre)
• Kopi av prosedyrer for avviksbehandling
• Kopi av alle nedtegnelser i journaler eller andre dokumenter som er gjort siste året, der det er satt inn begrensninger i bevegelsesfrihet eller samvær med andre, uten at dette er nedfelt i tvangsprotokoll (jf. rettighetsforskriftens §§ 6 og 7)
• Oversikt over ansatte ved alle avdelinger
• Vedtak om plassering for alle beboere
• Tiltaksplaner for alle beboere
• Handlingsplaner for alle beboere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tvangsprotokollen for alle avdelinger
• Resultatet fra institusjonens egen internkontrollgjennomgang
• Skjemaer for siste års avviksbehandling knyttet til behandlingen av beboerne

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 20.02.2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble gjennomført samtale med.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Ole H. Bals Revisjonsleder
Seniorrådgiver Marit Eide Revisor