Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Hole kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Hole kommune ved Nav Hole sørger for forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

• Tilsynet avdekket ikke forhold i strid med lovkrav.
• Det ble ikke gitt merknader under tilsynet.

Gisle Skaaden
revisjonsleder

Magnhild Budal Pettersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hole kommune i perioden fra 11. desember 2012 til 15. februar 2013.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i arbeids- og velferdsforvaltningen. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hole kommune har om lag 6 300 innbyggere. Pr. 1. januar 2013 var det registrert 12 brukere med forsørgeransvar for barn ved Nav Hole. Under tilsynsbesøket gikk Fylkesmannen gjennom saksmappene for alle personer med forsørgeransvar for barn (bostedsforeldre og samværsforeldre) som hadde mottatt økonomisk stønad i 2012, i alt 56 mapper. I årene 2010-2012 hadde kontoret henholdsvis tre, to og sju klagesaker til behandling hos Fylkesmannen.

Nav-leder er også barnevernleder, og har ansvar for bosetting og oppfølging av flyktninger, oppfølging innenfor psykiatri, oppfølging av rusmiddelmisbrukere, forvaltning av Husbankens ordninger og kriseteamarbeid innenfor kommunen.

De tre veilederne som har oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav har ukentlige møter, der faglige problemstillinger drøftes. Som utgangspunkt skal alle saker drøftes her. Leder er vanligvis til stede. Veilederne har fullmakt til å gjøre vedtak uten leders godkjenning. Kommunen har veiledende satser for stønad til livsopphold som er lavere enn statens veiledende satser.

Nav-leder rapporterer til kommunalsjef for drift. Kommunalsjefen er for tiden leder av kommunens kvalitetsutvalg, som ble opprettet i 2012. Utvalget skal blant annet bidra i arbeidet med skriftlige prosedyrer/ rutiner for all tjenesteyting i kommunen. På tidspunktet for tilsynsbesøket var få rutiner skriftliggjort, blant annet forelå det ikke en rutinehåndbok som gjaldt spørsmål knyttet til lov om sosiale tjenester i Nav.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 11. desember 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 15. februar 2013. Fem personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15. februar 2013

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter. Vi undersøker også om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1.januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19.november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Hole kommune ved Nav Hole undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. At det skal være en ”forsvarlig behandling” betyr at det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet. Det betyr at stønadsbehovet skal vurderes individuelt. Dessuten betyr det at utmålingen av stønad skal samsvare med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

• Tilsynet avdekket ikke forhold i strid med lovkrav.
• Det ble heller ikke gitt merknader under tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 §§ 1,4, 5, 17, 18 og 19.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (FOR-2010-11-19 nr. 1463).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Hole kommune
• Oversikt over medarbeidere i Nav Hole og oversikt over medarbeidere med ansvar etter lov om sosiale tjenester i Nav (kartlegging og vurdering).
• Samarbeidsavtale mellom Hole kommune og Nav Buskerud om drift av felles lokalkontor
• Dokumentasjon vedr. andre, relevante kommunale tjenester
• «Generell intervjuguide ved søknad om sosialhjelp»
• Skjema for søknad om økonomisk stønad
• Kommunens årsmeldinger for 2010 og 2011
• Resultat fra brukerundersøkelse i 2012
• Dokumenter vedrørende kommunens kvalitetsutvalg, opprettet i 2012
• Oversikt over mottakere av økonomisk stønad med forsørgeransvar for barn
• Vedtak som gjaldt personer med forsørgeransvar for barn i perioden fra 1. oktober 2012 til medio januar 2013.
• Under tilsynsbesøket ble følgende dokumentasjon gjennomgått:
• 56 saksmapper for brukere med forsørgeransvar for barn, inklusive vedtak fram til tilsynsbesøket og journalnotater.
• «Reglement/ rutiner for behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp», utarbeidet februar 2013

8. Deltakere ved tilsynet

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

Seniorrådgiver Gisle Skaaden (revisjonsleder)
Seniorrådgiver Magnhild Budal Pettersen (revisor)
Rådgiver Lena Kristin Hjelle (observatør)