Rapport fra tilsyn med helsetjenester og barnevern- og sosiale tjenester i Hurum kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud gjennomførte i perioden 20.06.2012 – 31.10.2012 tilsyn med kommunale helsetjenester og barnevern- og sosiale tjenester i Hurum kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunn for å fastslå ett avvik.

• Hurum kommune sikrer ikke at pasientjournaler i skolehelsetjenesten, psykisk helsetjeneste og rusomsorgen for voksne blir ført i samsvar med lov og forskrift.

Det ble ikke gitt noen merknader ved dette tilsynet.

Ole H. Bals
revisjonsleder

Ellisiv Hegna
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 20.06.2012 – 31.10.2012 gjennomført av Fylkesmannen i Buskerud. Tilsynet omfatter kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder, og tjenester ved overgangen fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 til 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven, sosialtjenester etter sosialtjenesteloven og helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen. Fylkesmannen har oppnevnt et tilsynslag fra sosial- og familieavdelingen og helseavdelingen for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet av hele tilsynslaget, som også vil følge opp eventuelle avvik.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Resultatene fra det landsomfattende tilsynet som ble gjennomført i 2008 i samarbeid mellom Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn, og Fylkesmannen (og den gang) Helsetilsynet i Buskerud sin oppfølging i 2009, 2010 og 2011, tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hurum kommune hadde 9 185 innbyggere pr 01.01.2012, av var 2 266 under 20 år. Kommunen er organisert i en tonivå-modell. Virksomhet for barn, ungdom og voksne (BUV) omfatter de tre fagenhetene Forebyggende helse, Barneverntjeneste og Psykisk Helse. Ansvaret for psykisk helse for barn og unge er lagt til Forebyggende helse. Ansvaret for rusomsorgen er lagt til Nav. Kommunen har etablert Familiens Hus, som er et 3-årig prosjekt, og består av familieteam, oppvekstteam og rusforebyggende nettverksteam. Det er etablert et felles rusteam fra denne høsten av.

Barneverntjenesten har i tidsrommet 01.07.2011 til 30.06.2012 mottatt i alt 122 nye meldinger. Bare tre av disse var fra samarbeidende kommunale tjenester som er gjenstand for dette tilsynet; to kom fra skolehelsetjenesten og en fra Nav.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.06.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 20.09.2012.

Åpningsmøte ble avholdt 30.10.2012.

Intervjuer

15 personer fra kommunen ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 31.10.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunenes helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenestene samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunens side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det undersøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier. Tilsvarende ble det også undersøkt om helsetjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet.

Det ble videre undersøkt om tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunen i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunn for å fastslå ett avvik. Det ble ikke gitt noen merknad.

Avvik:

Hurum kommune sikrer ikke at pasientjournaler i skolehelsetjenesten, psykisk helsetjeneste og rusomsorgen for voksne blir ført i samsvar med lov og forskrift.

Avvik fra:

• Helsepersonelloven § 39 og § 40
• Forskrift om pasientjournal § 7 og § 8.
• Helsepersonelloven § 10a
• Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1
• Helsepersonelloven § 4

Observasjoner som ligger til grunn for avviket:

Ved gjennomgang av pasientjournaler i skolehelsetjenesten, psykisk helsetjeneste og rusomsorgen for voksne ble det avdekket at det ikke alltid blir ført fullstendig journal

Det ble gjennomgående opplyst at det skrives referater fra ansvarsgruppemøter og andre møter der enkeltsaker blir diskutert. Ved stikkprøver i saker der det var opplyst å foreligge samarbeid, forelå imidlertid ikke slike referater

Det ble opplyst at det er mye uformelt tverrfaglig samarbeid i enkeltsaker, og at dette sjelden blir dokumentert. Dette ble bekreftet gjennom stikkprøvekontroller

I flere saker var det ikke dokumentert at barnas behov for oppfølging var vurdert eller om dette eventuelt var ivaretatt av andre.

Kommentar:

Kommunen har ansvar for å planlegge, organisere og styre virksomheten sin på en måte som sikrer faglig forsvarlige helsetjenester (helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 og helsepersonelloven § 4). Dokumentasjon som skal foretas i alle typer helsetjenester skal vise at man har opptrådt faglig forsvarlig, herunder vise hvilke observasjoner, vurderinger m.v. som er gjort og hvilke kontakter, drøftelser og samhandling som er foretatt med samarbeidende personell (internt og eksternt) i denne sammenheng.

Som ledd i dette skal kommunen ha overordnet styring med hvordan dokumentasjon av helsehjelpen skal foregå, herunder legge til rette for at helsepersonell kan overholde sin plikt til å føre journal i samsvar med helsepersonelloven § 39 og § 40, jf § 16.

Dokumentasjon av helsehjelp er nødvendig for å kunne gi faglig forsvarlig helsehjelp til den enkelte pasient. Dokumentasjon er også et viktig grunnlag for at annet helsepersonell skal få tilgang til viktige opplysninger som er nødvendige for oppfølging av pasientene sine.

Journalen skal føres i samsvar med god yrkesetikk og skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, samt de opplysningene som er nødvendige for å kunne oppfylle hjelpeplikten eller opplysningsplikten. Opplysningene skal skrives ned uten ugrunnet opphold etter at observasjoner, vurdering, kontakt med andre m.v. er foretatt. Det nedskrevne skal dateres og signeres, jf. helsepersonelloven § 39 og forskrift om pasientjournal § 7.

Nærmere om krav til innholdet i journalen er gitt i forskrift om pasientjournal § 8. Etter § 8 bokstav t skal det føres journal om hvorvidt pasienten har mindreårige barn eller ikke. Arbeidet som blir gjort skal dokumenteres, herunder også hvordan mindreårige barn blir ivaretatt som pårørende, jf. helsepersonelloven § 10a.

Mangelfull dokumentasjon kan medføre risiko for at utsatte barn i skolepliktig alder med behov for sammensatte tjenester ikke får nødvendig hjelp til rett tid.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Hurum kommune har utviklet et omfattende internkontrollsystem som inneholder prosedyrer for risikoanalyser, internkontroll, kvalitetsutvalg, avviksbehandling, interne revisjoner og systemvedlikehold. Barneverntjenesten har i tillegg et eget system for intern kontroll. Sammen med et omfattende plan- og avtaleverk og prosedyrer for tverrfaglig samarbeid utgjør dette et godt grunnlag for å ha kontroll med egen virksomhet.

Det er gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser i alle aktuelle tjenester i BUV i år, men interne revisjoner er ikke gjennomført de siste årene. Alle tjenester i BUV sender avviksmeldinger i kommunens elektroniske kvalitetssystem ("Kvalitetslosen"), der det også finnes eget skjema for oversikt og oppfølging, som utfylles av virksomhetsleder.

Det gjenstår noe arbeid for å oppnå en enhetlig forståelse av hva som skal rapporteres som avvik.

7. Regelverk

• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr 100
• lov om kommunale helse- og omsorgstjenester i kommunene mm av 24. juni 2011 nr 30
• lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr 131
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr 1584
• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr 1731
• forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450
• forskrift av 16. desember 2011 nr 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• lov om pasient- og brukerrettigheter av 2. juli 1999 nr 63
• lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64
• lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten av 30. mars 1984 nr 15
• forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr 1385
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967
• lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon datert 27.07.2012 fra Hurum kommune.

• Oversikt over kontaktpersoner i virksomhetene
• Kommunens organisasjonskart pr 01.08.2012
• Oversikt over Virksomhet for barn, ungdom og voksne
• Redegjørelse 06.07.2012 for kommunens organisering av barnevern, psykisk helse og rusomsorg
• Administrativt delegasjonsreglement av 29.03.2011
• Resultat- og utviklingsplan for 2012 for Resultatenhet Barn, unge og voksne
• Virksomhetsplan 2012 for Barn, ungdom og voksne
• Plan for Forebyggende helsetjenester, 2012
• Fagplan for Psykisk helsetjeneste, 2012
• Stillingsbeskrivelser for fagledere
• Prosedyre for barneansvarlig oppgaver
• Prosedyre for Psykisk helse barn/unge 0-20 år
• Henvisningsskjema til Forebyggende helsetjenester, vedr. psykisk helse for barn og unge 0-20 år
• Prosedyre/sjekkliste for skolestartundersøkelse, helsesøster
• Brosjyre "Familiens hus" i Hurum
• Organisasjonskart m.m. "Familiens hus"
• Beskrivelse av Familieteamet, Oppvekstteamet, Rusforebyggende nettverksteam og Oppfølging av rullert rusmiddelpolitisk plan
• Beskrivelse av Rusforebyggende nettverk og Ruskonsulent
• Beskrivelse av Sorg/kriseteam
• Beskrivelse av Fagavdeling for psykisk helsetjeneste
• Brosjyre "Hurum kommune Psykisk helse"
• Henvisningsskjema til Psykisk helsetjeneste
• Søknadsskjema: Tjenester fra virksomheter for pleie, rehabilitering, omsorg og funksjonshemmede
• Prosedyre: "Brukeren skal oppleve trygghet, forutsigbarhet og respekt"
• Prosedyre: "Utviklingsnettverk for barn og unge"
• Prosedyre: "Tverrfaglig nettverksmøte"
• Prosedyre: "Lokalt samarbeidsutvalg for fastlegene på kommunale helse- og omsorgstjenester"
• ASA 4310, Rammeavtale mellom KS og Lægeforeningen om fastlegeordningen
• Beskrivelse av "Brukerråd for psykisk helse"
• Bekrivelse av "Psykisk helseforum"
• Samarbeidsavtale mellom Barneverntjenesten og Nav
• Beskrivelse av "Systemer og rutiner for tverrfaglig oppvekstteam ved skoler og barnehager"
• Beskrivelse av "Oppvekstteam 16-24"
• Rutiner for overgang for barneverntjenesten til Nav, samarbeid mellom berørte tjenesteområder i Hurum
• Rutiner/Flytskjema for mottak av søknader/henvendelser vedr. barn og ungdom (0-20 år) med sammensatte behov. Søknad til Brukerkontoret
• Søknadsskjema om Individuell plan/Koordinator, barn og unge 0-20 år
• Prosedyre: "Tverrfaglig opptaksmøte"
• Prosedyre: "Overgang ungdom/voksen"
• Håndbok for brukerkoordinator til barn og unge i Hurum kommune
• Brosjyre: "Hva gjør du med din bekymring?"
• Handlingsveileder for alle ansatte i Hurum kommune som jobber med barn og unge – "Barn som bekymrer"
• Brosjyre med bl.a. kontaktpersoner "Seksuelle overgrep mot barn og unge"
• Prosedyre: "Barn som pårørende (Helsepersonelloven § 10a)".
• Kartleggingsskjema: "Barn 0-18 år når foreldrene mottar helsehjelp"
• Skjema for "Samtykke til oppfølging av mitt barn"
• Skjema for "Samtykke til å gi informasjon"
• HODs brev til landets kommuner av 07.05.2012 om helsepersonells opplysningsplikt til barneverntjenesten
• Barneverntjenestens meldingsskjema (til bruk for andre deltjenester)
• Beskrivelse av samarbeid mellom BUP Drammen og Konsultasjonsteamet i Hurum
• Prosedyre: Melderutiner – Psykiske lidelser
• Overordnet samarbeidsavtale av 30.01.2012 mellom Hurum kommune og Vestre Viken HF
  - Forebyggende arbeid
  - Henvisning, behandling og utskrivning fra psykisk helsevern for barn og unge, psykisk helsevern for voksne og tverrfaglig spesialisert rusbehandling
  - Svangerskap-, fødsels- og barselomsorg
• Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i Hurum kommune
• Samarbeid og medbestemmelse i Hurum kommune
• Oppbygging av kommunens HMS-system
• Oversikt over hva kommunens kvalitetssystem skal ivareta og inneholde
• Beskrivelse av Kvalitetsutvalgets oppgaver
• Prosedyre for avviksbehandling
• Skjema for avviksregistrering og avviksrapportering
• Prosedyre for intern systemrevisjon
• Prosedyre for internt systemvedlikehold
• Utskrift av Kap 1 i Internkontrollsystemet for barneverntjenesten: Formål og definisjoner
• Liste over aktuelle saker fra de aktuelle tjenestene

Annen dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Den 20.09.2012:

• Oversikt over meldinger til barneverntjenesten i tidsrommet 01.07.11 – 30.06.12
• 28 saksmapper på barnevernssaker (+ 1 fremlagt 31.10.2012)
• 26 saksmapper på sosialsaker (økonomisk stønad) fra NAV
• 14 skolehelsetjenestejournaler
• 6 journaler fra psykisk helse / rus
  Til sammen er 75 saksmapper/journaler gjennomgått.

Den 30.10.2012:

• Kopi av siste års risiko- og sårbarhetsanalyser i barneverntjenesten, psykisk helsetjeneste og forebyggende helsetjeneste
• Oversikt over alle meldte avvik siste år
• Siste års avviksmeldinger i BUV

Den 31.10.2012:

• Kopi av møtereferat fra psykisk helseforum 31.05.2012 og 23.08.2012
• Kopi av møtereferat fra tverrfaglig nettverk 14.05.2012
• Kopi av møtereferat fra utviklingsnettverket for barn og unge 03.02.2012, 27.04.2012, 01.06.2012, 24.08.2012 og 21.09.2012
• Kopi av møtereferat fra kvalitetsutvalget 27.01.2012, 20.04.2012 og 21.09.2012
• Kopi av referat fra et ansvarsgruppemøte
• En saksmappe fra barneverntjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 20.06.2012 Varsel om tilsyn
• 25.07.2012 Innsendt dokumentasjon fra kommunen
• 02.08.2012 Innsendt dokumentasjon fra Nav
• 22.08.2012 Brev med program for revisjonen
• 22.08.2012 Brev med anmodning om spesifikk dokumentasjon fra barneverntjenesten, skolehelsetjenesten, psykisk helsetjeneste og NAV
• Diverse e-poster og telefoner om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Gudmund W. Notøy	Rådmann			X	X
Kari Skive Stuvøy	Kommunalsjef		X	X	X
Nina Terese Riis	Virksomhetsleder BUV	X	X	X	X
Bente Pallin	Fagleder barnevern	X	X	X	X
Ingunn Halset	Fagleder skolehelsetjenesten	X	X	X	X
Anne-Jorunn Lundstein	Psykiatrisk sykepleier (Tidligere fagleder psykisk helse)	X		X	X
Kirsten W. Jansen	Fagleder psykisk helse	X	X		X
Jon-Harald Thorsås	Nav-leder			X	X
Charlotte Strøm	Saksbehandler barnevern				X
Solveig Bjerknes	Teamkoordinator		X	X	X
Liv Stuvebakken	Barnevernpedagog		X	X	X
Sigrid Stendal	Helsesøster			X	X
Nina Mikkelsen	Prosjektleder psykisk helse / Konsulent		X	X
Solveig Bamrud	Ruskonsulent Nav		X	X
Mariann Di Turi Torfelt	Saksbehandler barnevern		X	X	X
Marit Aa. Svendsen	Miljøterapeut psykisk helse		X
Anne K. Thun	Psykiatrisk hjelpepleier		X		X
Marianne Hall	Kommunepsykolog Forebyggende helsetjeneste		X	X	X
Jeanette Halvorsen	Psykiatrisk sykepleier		X	X	X
Ingrid Teigen	Veileder Nav		X		X
Randi Thorseth	Psykiatrisk hjelpepleier		X		X

Fra tilsynsmyndigheten, Fylkesmannen i Buskerud, deltok:

Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Sosial- og familieavdelingen

Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Sosial- og familieavdelingen

Revisor: Seniorrådgiver Elin Skoglund, Sosial- og familieavdelingen

Revisor: Seniorrådgiver Ellisiv Hegna, Helseavdelingen

Observatør: Rådgiver Agnes Moe, Helseavdelingen