Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids-og velferdsforvaltningen i Nedre Eiker kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Nedre Eiker kommune ved Nav Nedre Eiker sørger for forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Tilsynet avdekket ikke forhold i strid med lovkrav.

Dato: 9.oktober 2012

Gisle Skaaden
revisjonsleder

Anne Cathrine Dahl
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nedre Eiker kommune i perioden fra 28. juni til 26. september 2012.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i arbeids- og velferdsforvaltningen. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nedre Eiker kommune har om lag 23000 innbyggere. På tidspunktet for tilsynsbesøket hadde kommunen om lag 230 mottakere av økonomisk stønad.

Fra 2010 og fram til tilsynsbesøket hadde Fylkesmannen i underkant av 130 klagesaker fra kommunen til behandling, der tema var økonomisk stønad. I forkant av tilsynsbesøket fikk Fylkesmannen oversendt 325 vedtak som gjaldt økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn (i perioden fra 1. mai til 15. august 2012). Begge deler er høye tall, sammenlignet med andre kommuner i Buskerud.

Nav Nedre Eiker er organisert i tre team. Team «mottak og marked», team «oppfølging 1» og team «oppfølging 2». Mottakere av økonomisk stønad følges opp av veiledere i enten mottak og marked eller oppfølging 1, avhengig av hvor lenge de har hatt bistand fra kontoret og hvor stor grad av arbeidsrettet oppfølging de trenger.

Veilederne som har oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav har ukentlige fagmøter (på tvers av avdelingene), der faglige problemstillinger drøftes. Møtene referatføres. En av teamlederne er vanligvis til stede.

Alle tre teamledere har fullmakt til å godkjenne vedtak om økonomisk stønad. Teamleder for «oppfølging 1» er kontorets sosialfaglig ansvarlige, men var ikke til stede på tidspunktet for tilsynsbesøket. De to andre teamlederne hadde da hennes oppgaver. I tillegg har enkelte veiledere fått fullmakt til å godkjenne vedtak om økonomisk stønad som andre veiledere har utarbeidet.

Nav-leder rapporterer til kommunalsjef for etat helse og omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 28.juni 2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 25.september 2012. Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.september 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter. Vi undersøker også om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1.januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19.november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Nedre Eiker kommune ved Nav Nedre Eiker undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. At det skal være en ”forsvarlig behandling” betyr at det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet. Det betyr at stønadsbehovet skal vurderes individuelt. Dessuten betyr det at utmålingen av stønad skal samsvare med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Tilsynet avdekket ikke forhold i strid med lovkrav.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 §§1,4, 5, 17, 18 og 19.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (FOR-2010-11-19 nr. 1463).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Nedre Eiker kommune og Nav Nedre Eiker, samt framstilling av arbeidsoppgaver og ansvar innad i kontoret.
• Oversikt over medarbeidere med ansvar etter lov om sosiale tjenester i Nav (kartlegging og vurdering) og oversikt over medarbeidere som har fullmakt til å godkjenne vedtak.
• Samarbeidsavtale mellom Nedre Eiker kommune og Nav Buskerud om drift av felles lokalkontor
• Kompetanseplaner og stillingsbeskrivelser
• Materiale fra intern opplæring
• Rutinehåndbok
• Dokumentasjon vedr. andre, relevante kommunale tjenester
• Skjema for søknad om økonomisk stønad og deltakelse i kvalifiseringsprogrammet, samt interne skjemaer.
• Rapport etter internrevisjon med de sosiale tjenestene i Nav Nedre Eiker i 2010
• Rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS etter forvaltningsrevisjon av rusomsorgen i kommunen (februar 2011)
• Kommunens årsrapporter for 2010 og 2011
• Framstilling av rutiner for å melde avvik
• Framstilling av internkontrollen ved Nav Nedre Eiker
• Resultat fra brukerundersøkelse i 2011
• Oversikt over mottakere av økonomisk stønad
• Vedtak som gjaldt personer med forsørgeransvar for barn i perioden fra 1.mai til 15.august 2012.

Under tilsynsbesøket ble følgende dokumentasjon gjennomgått:

• Vedtak som gjaldt personer med forsørgeransvar for barn i perioden fra 15. august og fram til tilsynsbesøket.
• 27 saksmapper for brukere som Fylkesmannen spesielt hadde bedt om.
• De siste 10 sakene (saksmappene) der brukere med forsørgeransvar hadde søkt om nødhjelp.
• Journalnotat fra siste hjemmebesøk
• Journalnotat fra de siste 25 kartleggingssamtalene med nye brukere med forsørgeransvar for barn.
• Perm med referater fra interne fagmøter («tirsdagsmøtene»)

8. Deltakere ved tilsynet

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Gisle Skaaden (revisjonsleder)
Magnhild Budal Pettersen (revisor)
Anne Cathrine Dahl (revisor)