Rapport fra tilsyn med helsetjenester og barnevern- og sosiale tjenester i Nore og Uvdal kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud gjennomførte i perioden 20.06.2012 – 08.11.2012 tilsyn med kommunale helsetjenester og barnevern- og sosiale tjenester i Nore og Uvdal kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å fastslå avvik. Det ble heller ikke funnet grunnlag for merknader.

I sluttmøtet ble det gitt en muntlig tilbakemelding om mulige forbedringer i internkontroll-/kvalitetssystemet.

Dato: 19.11.2012

Ole H. Bals
revisjonsleder

Ellisiv Hegna
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 20.06.2012 – 31.10.2012 gjennomført av Fylkesmannen i Buskerud. Tilsynet omfatter kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder, og tjenester ved overgangen fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 til 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven, sosialtjenester etter sosialtjenesteloven og helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen. Fylkesmannen har oppnevnt et tilsynslag fra sosial- og familieavdelingen og helseavdelingen for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet av hele tilsynslaget, som også vil følge opp eventuelle avvik.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Resultatene fra det landsomfattende tilsynet som ble gjennomført i 2008 i samarbeid mellom Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn, og Fylkesmannen (og den gang) Helsetilsynet i Buskerud sin oppfølging i 2009, 2010 og 2011, tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nore og Uvdal kommune hadde 2 540 innbyggere pr 01.01.2012, av dem var 600 under 20 år. Både helsestasjons-/skolehelsetjenesten, barneverntjenesten og tjenesten for psykisk helse og rus er organisert i fagavdelingen for helse, sosial og barnevern. Barneverntjenesten er organisert som en interkommunal tjeneste for Numedal fra 01.11.2012, med Nore og Uvdal som vertskommune. Nav er også organisert som en interkommunal tjeneste for Numedal, med en statlig leder. Psykisk helse for voksne og rusomsorgen er organisert som en tjeneste med base på ressurssenteret på Rødberg. Ansatte både i skolehelsetjenesten og barneverntjenesten har kompetanse til å følge opp barn og unge med psykiske problemer/ rusproblemer, og har i praksis oppfølging av mange barn/unge i denne gruppen.

Kommunen har opprettet et konsultasjonsteam for barnehager og skoler, som møtes 2 ganger i året. Det er også opprettet konsultasjonsteam med BUP der man kan drøfte enkeltsaker.

Nore og Uvdal kommune er en MOT-kommune, og har i tillegg et etablert opplegg på barneskolen; Regnbueprosjekt.

Barneverntjenesten har i tidsrommet 01.07.2011 til 30.06.2012 mottatt i alt 18 nye meldinger. Tre av disse var fra de samarbeidende kommunale tjenestene som er gjenstand for dette tilsynet; én kom fra psykisk helsetjeneste og to fra Nav (Nav oppgir imidlertid selv at de meldte fire saker i denne perioden).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.06.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 25.09.2012.

Åpningsmøte ble avholdt 07.11.2012.

Samtaler

Det ble gjennomført samtaler med 14 personer fra forskjellige nivåer i kommunen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 08.11.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunenes helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenestene samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunens side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det undersøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier. Tilsvarende ble det også undersøkt om helsetjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet.

Det ble videre undersøkt om tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunen i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste.  Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å fastslå avvik. Det ble heller ikke funnet grunnlag for merknader.

I sluttmøtet ble det gitt en muntlig tilbakemelding om mulige forbedringer i internkontroll-/kvalitetssystemet.

6. Regelverk

• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr 100
• lov om kommunale helse- og omsorgstjenester i kommunene mm av 24. juni 2011 nr 30
• lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr 131
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr 1584
• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr 1731
• forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450
• forskrift av 16. desember 2011 nr 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• lov om pasient- og brukerrettigheter av 2. juli 1999 nr 63
• lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64
• lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten av 30. mars 1984 nr 15
• forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr 1385
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967
• lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon datert 17.07. og 21.08.2012 fra Nore og Uvdal kommune.

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte og klientsaker fra skolehelsetjenesten, psykisk helse/rus og barneverntjenesten
• Beskrivelser, prosedyrer og rutiner bl.a. for det tverrfaglige samarbeid og internkontroll innen helsestasjonstjenesten
• Beskrivelser, prosedyrer og rutiner bl.a. for på det tverrfaglige samarbeid og internkontroll innen psykisk helse og rus
• Beskrivelser, prosedyrer og rutiner bl.a. for på det tverrfaglige samarbeid og internkontroll innen barneverntjenesten 
• Beskrivelse og prosedyrer for koordinerende enhet, ansvarsgrupper og IP
• Oversikt over organisering, ansatte og saker fra Nav

Annen dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Den 25.09.2012:

• Oversikt over meldinger til barneverntjenesten i tidsrommet 01.07.11 – 30.06.12
• 20 saksmapper på barnevernssaker
•   8 saksmapper på sosialsaker (økonomisk stønad) fra NAV
• 16 skolehelsetjenestejournaler
•   7 journaler fra psykisk helse / rus

Til sammen er 51 saksmapper/journaler gjennomgått.

Den 07.11.2012 og 08.11.2012:

• 2 utfylte avviksskjemaer fra siste år fra barneverntjenesten (med oppfølgings-e-poster)
• Informasjonsskriv om Bråflåttun ressurssenter

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 20.06.2012     Varsel om tilsyn
• 17.07.2012     Innsendt dokumentasjon fra kommunen
• 21.08.2012     Innsendt dokumentasjon fra Nav
• 22.08.2012     Brev med program for revisjonen
• 22.08.2012     Brev med anmodning om spesifikk dokumentasjon fra barneverntjenesten, skolehelsetjenesten, psykisk helsetjeneste og NAV
• Diverse e-poster og telefoner om praktisk gjennomføring og endringer i programmet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndigheten, Fylkesmannen i Buskerud, deltok:
Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Sosial- og familieavdelingen
Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Sosial- og familieavdelingen
Revisor: Seniorrådgiver Elin Skoglund, Sosial- og familieavdelingen
Revisor: Seniorrådgiver Ellisiv Hegna, Helseavdelingen