Rapport fra tilsyn med begrensninger i bevegelsesfriheten og samvær med andre ved Bufetat Ringerike omsorgssenter 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Begrensninger i bevegelsesfriheten
• Samvær med andre

Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader ved denne systemrevisjonen.

Dato: 30.03.2012

Marit Eide
revisjonsleder

Elin Skoglund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Ringerike omsorgssenter i perioden 06.01.2012-29.03.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med omsorgssentre for enslige mindreårige asylsøkere etter lov om barneverntjenester §§ 2-3b tredje ledd og 5A-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av Ringerike omsorgssenters virksomhet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Bufetat Ringerike omsorgssenter er et statlig omsorgssenter for enslige, mindreårige asylsøkere.

I henhold til brev fra Bufetat region sør om tilbakemelding på etterfølgende kontroll, datert 23.11.2011, består omsorgssenteret av 5 boenheter med plass til 6 ungdommer i hvert hus. Omsorgssenteret er kvalitetsvurdert for 30 plasser. Hver avdeling ledes av avdelingsleder/ledende miljøterapeut. Det fremkommer videre at Ringerike omsorgssenter tilfredsstiller alle vilkårene i forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner.

Beboerne er i utgangspunktet av begge kjønn og skal være under 15 år. De bor ved omsorgssenteret fra ankomst til landet, inntil bosetting i en kommune eller retur etter avslag på asylsøknaden. Det er et overordnet mål i Bufetat at beboerne skal bosettes i rett kommune, med rett tiltak og til rett tid. Til rett tid betyr innen tre måneder etter at vedtak om opphold er fattet.

Ringerike omsorgssenter er organisert med enhetsleder og egen administrasjonsavdeling, bestående av kontorsjef, sekretær og fagstab. Fagstab består av fagrådgiver og pedagogisk rådgiver.

Institusjonen har institusjonsplan. Del 3 av denne institusjonsplanen omhandler internkontroll med avviksbehandling og prosedyrer. Som et ledd i omsorgssenterets internkontrollsystem er det etablert et internkontrollutvalg, som skal bestå av en leder og en person som velges blant miljøpersonalet. I tillegg deltar en person fra fagstab i utvalget. Vedkommende fungerer som sekretær. Internkontrollutvalget skal holde håndbok for internkontroll ved like, med bakgrunn i internrevisjoner, avviksbehandling, nye myndighetskrav og forslag fra ansatte. Ved eventuelle endringer i rutiner/prosedyrer, blir de ansatte varslet i avdelingsmøter og via e­ post.

I løpet av det siste året er det ikke meldt avvik knyttet til behandling av beboerne. Det fremkom under tilsynet at de ansatte var kjent med hvordan avvik skal registreres og hvem avvik skal meldes til.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt virksomheten den 06.01.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.03.2012.

Samtaler med ansatte

Det ble gjennomført samtaler med 12 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29.03.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Bufetat Ringerike omsorgssenter. Under tilsynet undersøkes det om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal det undersøkes hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboerne under oppholdet på omsorgssenteret.

Alle de fem avdelingene var omfattet av tilsynet.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik ved denne systemrevisjonen.

Det ble heller ikke påpekt merknader.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3b tredje ledd og§§ SA-7 og 5-9
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 12.12.2002 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 6 og 7
• Forskrift av 15.11.2011 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 9 og lO
• Forskrift av 11.12.2003 om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling§§ 8 og 9
• Forskrift av l 0.06.2008 om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av innholdsfortegnelsen for institusjonsplan/rutinehåndboka o Del l: Institusjonsplan
• Del 2: Vedlegg til Institusjonsplan o De13: Prosedyrer
• Kopi av prosedyrer og rutiner som gjelder internkontroll og avviksbehandling
  Del 3 Prosedyrer
  Hoveddel: Internkontroll
• 18.1. Mandat for internkontrollutvalg o 18.2. Internkontroll
• 18.3. Nye prosedyrer og endringer av eksisterende prosedyrer
• 18.3.1. Standard prosedyremal
• 18.4. Avviksbehandling
• 18.4.1. Flytskjema
• Kopi av aktuelle rutiner l prosedyrer innenfor de områdene vi skal revidere (begrensninger i bevegelsesfrihet+ samvær med andre)
  Hoveddel: Forskrift om rettigheter og bruk av tvang (rettighetsforskriften)
• 28.1. Vern om beboernes personlig integritet o 28.2. Informasjon om beboernes rettigheter
• 28.3. Adgang til å bevege seg fritt og å kunne ta i mot besøk
• Oversikt over ansatte ved alle avdelinger
• Oppfølgingsvedtak og kartleggings- og oppfølgingsplaner for beboerne
• Mål- og arbeidsplaner for beboerne

Ettersendte tilleggsdokumenter:

• Kopi av aktuelle dokumenter/prosedyrer/rutiner
  Del l. Institusjonsplan
• 1.1. Organisasjonskart
• 1.2. Overordnede styringsdokumenter

            Del 2. Vedlegg til institusjonsplan

• 4.5. Opplærings- og veiledningsplaner for 2011 og 2012 o 16.6. Stillingsbeskrivelse avdelingsleder
• 16.7. Stillingsbeskrivelse miljøterapeut og miljøarbeidere
• 24.1. Mistanke om menneskehandel

            Del 3. Prosedyrer

• 24.1.1. Melding om mulig offer for menneskehandel
• 27.1. Besøksavtale og betaling av kostpenger under opphold hos slekt/nettverk o 27.l.l. Reiseplan ved besøk hos slekt/nettverk

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tvangsprotokollen for alle avdelinger
• Resultatet fra institusjonens egen internkontrollgjennomgang (referat av 02.02.2012 fra IK-utvalget)
• Oversikt over avviksregistreringer
• Prosedyre 24.1. Mistanke om menneskehandel
• Prosedyre 27.1. Besøksavtale og betaling av kostpenger under opphold hos slekt/nettverk
• Mal for besøksavtale ved besøk hos slekt/nettverk

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 29.02.2012
• Brev fra Ringerike omsorgssenter av 02.03.2012, med ettersendte dokumenter

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det bl e gJjennomført samtaler med.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Marit Eide Revisjonsleder 
Rådgiver Elin Skoglund Revisor