Rapport fra tilsyn med inntaksfasen og gjennomføringen av beboernes opphold ved Bufetat Buskerud barne- og familiesenter, Familieavdelingen 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Inntaksfasen
• Gjennomføringen av beboernes opphold

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknader ved dette tilsynet.

Marit Eide
revisjonsleder

Anne Cathrine Dahl
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Buskerud barne- og familiesenter, Familieavdelingen, i perioden 12.07.2012 - 27.09.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester §§ 2-3b tredje ledd og 5-7 og forskrift for sentre for foreldre og barn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler med ansatte og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomheten ved Bufetat Buskerud barne- og familiesenter, Familieavdelingen.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bufetat Buskerud barne- og familiesenter er en del av det statlige barnevernet i region sør. Enheten består av enhetsleder og 2 seksjoner, som hver består av 2 avdelinger. Den ene seksjonen, - Erik Børresen barnevernsenter omfatter Familieavdelingen og PMTO med tilbud til 20 familier.

I henhold til tilbakemelding fra Bufetat region sør fra årlig oppfølging av Buskerud barne- og familiesenter, datert 14.06.2011 og brev av 16.11.2011, er senteret kvalitetsvurdert for 4 familier med barn opp til 13 år og plasseringer i henhold til barnevernloven § 4-4-andre ledd.

Familieavdelingen er et frivillig hjelpetiltak for enslige foreldre og par med et eller flere barn, hvor det er bekymring for barnets omsorgssituasjon. Målsettingen er å gi familiene mulighet til utvikling og endring, slik at omsorgssituasjonen til det enkelte barn blir god nok. Foreldrene som bor på senteret har selv omsorgen for sine barn på institusjonen. Avdelingen er stengt hver annen helg og 2 uker i juli.

Familieavdelingen består av 4 leiligheter som hver inneholder oppholdsrom, 1-2 soverom og bad. I tillegg er det felles stue, kjøkken, gang, vaskerom og lekerom. Senteret har også møterom, samtalerom og grupperom. Uteområdet består av hage med mulighet for aktiviteter. Buskerud barne- og familiesenter er lokalisert i egne lokaler i Drammen. Senteret ligger i gangavstand fra byens sentrum, og det er god tilgang til offentlig kommunikasjon.

Ved Familieavdelingen er det 13,5 ansatte inklusive seksjonssjef i 50 % stilling og psykologspesialist. Over 50 % av de ansatte har barnevern- / sosialfaglig kompetanse.

Familieavdelingen har tilbud til familier fra Buskerud, kommunene Tinn, Notodden og Hjartdal i Telemark og kommunene Svelvik og Sande i Vestfold. Ved ledig kapasitet har senteret også tatt i mot familier fra andre deler av regionen.

Ledelsen ved region sør har tidligere i år vedtatt at Buskerud barne- og familiesenter, Familieavdelingen, skal være en av to institusjoner i regionen som tilbyr utredningsplasser. Senterets 4 institusjonsplasser skal derfor endres fra familiebehandling til utredning. Senteret er i en omstillingsfase og har i en overgangsperiode både familier inne til familiebehandling og til utredning. Målgruppen vil i hovedtrekk være den sammen som tidligere, men familier med små barn vil bli prioritert. Fra 1. november 2012 vil senteret kun ha utredningsplasser, og vil være et tilbud for hele regionen.

Buskerud barne- og familiesenter, Familieavdelingen, har egen institusjonsplan som beskriver senterets virksomhet med blant annet målgruppe/målsetting og metodikk, materielle krav, bemanning/ansattes kompetanse og beboernes rettigheter og plikter. Senterets internkontrollsystem er beskrevet i eget kapittel i planen og foreligger også i elektronisk versjon.

Institusjonsplanen er laget med utgangspunkt i familiebehandling. På tilsynstidspunktet var senteret i gang med å utarbeide nye maler, prosedyrer og rutiner i forhold til utredning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 12.07.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Befaring ble gjennomført 07.09.2012

Åpningsmøte ble avholdt 27.09.2012.

Samtaler med ansatte

Det ble gjennomført samtaler med 5 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.09.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Bufetat Buskerud barne- og familiesenter. Under tilsynet blir det undersøkt om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre undersøkes det hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at beboerne får et faglig forsvarlig og likeverdig tilbud i inntaksfasen og under gjennomføringen av oppholdet i senteret.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknader ved dette tilsynet.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon
• Lov av 17.07.1992 om barneverntjenester § 2-3b tredje ledd og §§ 5-7 og 5-9a
• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 25.11.2010 nr 1479 for sentre for barn og foreldre

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for Buskerud barne- og familiesenter, seksjon Erik Børresen barnevernsenter, Familieavdelingen
• Stillingsbeskrivelse for behandlingsansvarlig på Familieavdelingen
• Stillingsbeskrivelse for "Hjemme hos" terapeut på Familieavdelingen
• Stillingsbeskrivelse for miljøterapeut/familieterapeut på Familieavdelingen
• Stillingsbeskrivelse for nattevakt på Familieavdelingen
• Inntaksfasen, uke 1 - 3
• Døgnstruktur familieavdelingen
• Hussamling
• Morgenmøte
• Ukeplan - mal
• Informasjon til foreldre om Familieavdelingen
• Plan for utredning av omsorg
• Forslag til: Prosedyre og rutiner vedrørende inntak av saker til utredning av omsorgsevne
• Orientering til samarbeidende instanser om pågående prosesser for overgang fra behandling til utredning ved familieavdelingen ved Buskerud barne- og familiesenter
• Beredskaps- og krisekommunikasjon for Buskerud barne- og familiesenter
• Kompetanseplan for Buskerud barne- og familiesenter 2010 - 2014.
• Virksomhetsplan for Buskerud barne- og familiesenter 2011
• Brukermedvirkning. Handlingsplan for Buskerud barne- og familiesenter 2010 - 2014
• Plan for helse, miljø og sikkerhet og inkluderende arbeidsliv i Buskerud barne- og familiesenter, Bufetat region sør. Perioden 2010 - 2013
• Handlingsplan - mal
• Turnusliste
• Faser i et utredningsløp
• Utkast til utredningsrapport
• Utredningsmal over 12 - 14 uker, alder 0 -1 år
• Utredningsmal over 12 - 14 uker, alder 1 -4 år
• Utredningsmal over 12 - 14 uker, alder 4 -7 år
• Utredning av omsorgsevne
• Teamkoordinator - rolle

Dokumentasjon som ble gjennomgått under befaringen 07.09.2012

• Vedtak om plassering, tiltaksplaner og handlingsplaner for 4 aktuelle familier

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Vedtak, tiltaksplan, handlingsplan og ukeplan for beboere
• 3 eksempler døgnrapporter med mulighet for tilbakemelding fra beboere
• Prosedyre for avviksbehandling
• Resultatet fra senterets egen internkontrollgjennomgang for 2012

Regler for bruk av IKT- utstyr i Bufetat

• Oversikt over kartleggingsverktøy og metoder for utredninger
• Referat fra personalmøter

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 20.07.2012
• Diverse telefonsamtaler og e-poster i forbindelse med gjennomføringen av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble gjennomført samtaler med.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Marit Eide, Revisjonsleder

Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl, Revisor