Rapport fra tilsyn med begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler og innhenting av politiattester ved Bufetat Region sør, Behandling ungdom Buskerud, Vestfold, Telemark, avdeling Geithus og avdeling Gustadmoen 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler
• Innhenting av politiattester

Tilsynet avdekket ikke avvik ved denne systemrevisjonen.

Det ble heller ikke påpekt noen merknader.

Dato: 22.03.2013

Ole H. Bals
revisjonsleder

Marit Eide
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Region sør, Behandling ungdom Buskerud, Vestfold, Telemark, avdelingene Geithus og Gustadmoen i perioden 18.12.2012 – 21.03.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3 b tredje ledd og § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler med ansatte og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens totale arbeid.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

De fem avdelingene ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter ble på slutten av 2012 delt i to forskjellige enheter. Avdelingene Geithus og Gustadmoen tilhører etter dette Bufetat Region sør, Behandling ungdom Buskerud, Vestfold, Telemark, mens de tre øvrige avdelingene tilhører Bufetat Region sør, Buskerud ungdomshjem. Begge enhetene er fortsatt statlige. Avdelingene Geithus og Gustadmoen, som er omfattet av dette tilsynet, skal nå ta i mot barn som er plassert i medhold av barnevernloven §§ 4-24 og 4-26. Den samme enheten består også av avdelingene Sandefjord ungdomshjem og Skjerfheimkollektivet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt institusjonen 18.12.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.03.2013.

Samtaler med ansatte

Pga sykdomsfravær ble det bare gjennomført 5 av 7 planlagte samtaler med ansatte.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt samme dag, 21.03.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Bufetat region sør, Behandling ungdom Buskerud, Vestfold, Telemark, avdeling Geithus og avdeling Gustadmoen. Under tilsynet undersøkes det om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal det undersøkes hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle reviderte områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboerne under oppholdet i institusjonen.

Tilsynet retter seg mot begge institusjonsavdelinger.

5. Funn

Tilsynet avdekket ikke avvik ved denne systemrevisjonen.

Det ble heller ikke påpekt noen merknader.

6. Institusjonens styringssystemer

Bufetat Region sør, Behandling ungdom Buskerud, Vestfold, Telemark ledes av enhetsleder, som blant annet har ansvar for å sikre drift av senteret i samsvar med lover og forskrifter, revidere og kvalitetssikre senterets internkontrollsystem, samt sørge for rekruttering, opplæring og ekstern veiledning for alle ansatte

Avdelingene Geithus og Gustadmoen har i tillegg en felles avdelingsleder, som har ansvar for å gjennomføre daglig drift av avdelingene i samsvar med lover og forskrifter, ajourføre, kvalitetssikre og implementere internkontrollrutinene, samt sikre fagutvikling gjennom opplæring og veiledning til alle ansatte. Det er avdelingslederen som har ansvar for at oppdatert versjon av rutinehåndboka alltid er tilgjengelig og kjent for de ansatte ved de ulike avdelingene. I tillegg skal avvik fra internkontrollsystemet meldes til avdelingslederen. Avvikene blir så drøftet i ledermøte og i samarbeidsutvalgsmøte (LSU). Avdelingsleder har ansvar for å gi tilbakemelding til melder om hvordan avviket er fulgt opp. Ledergruppa har ansvar for å sette i verk eventuelle nødvendige korrigerende tiltak og påse at dette blir fulgt opp i praksis.

I forbindelse med omorganiseringen av Bufetat Region sør, Geithus ungdoms- og familiesenter, har ikke de tidligere avdelingene Geithus og Gustadmoen, som nå sorterer under Bufetat Region sør, Behandling ungdom Buskerud, Vestfold, Telemark, og dermed omfattes av dette tilsynet, revidert ferdig sin Rutinehåndbok. Dette kan ha medvirket til at de ansatte bl.a. ikke har en entydig oppfatning av internkontrollsystemet og rutinene for avviksbehandling.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3 b tredje ledd og §§ 5-7 og 5-9
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 15.11.2011 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 11 og 24
• Forskrift av 11.12.2003 om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling § 9
• Forskrift av 10.06.2008 om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven av 15.10.1999 med endringer (sist av 05.07.2011)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Rutinehåndboka
• Del 1; Organisasjon og lovverk
  Denne delen er igjen delt inn i 7 deler, hvorav
  - 1.5. Internkontroll bl.a. inneholder
• Punkt 1.5.2 Avvik
• Del 2; Administrasjon
  Denne delen er igjen delt inn i 2 deler, som inneholder
  - Administrasjon – kontorfaglig
  - Administrasjon – personal
• Del 3; Barnevernfaglig drift
  Denne delen er igjen delt inn i 5 deler, hvorav
  - 3.3. Krav, rutiner og prosedyrer bl.a. inneholder
• Punkt 3.3.10 Familiekontakt
• Punkt 3.3.11 Adgangen til å bevege seg innenfor og utenfor institusjonens område
• Punkt 3.3.12 Samvær og besøk i institusjonen
• Punkt 3.3.13 Oppbevaring av økonomiske midler
• Punkt 3.3.14 Telefon
  - 3.4. Bruk av tvang bl.a. inneholder
• Punkt 3.4.3 § 18 Beboernes korrespondanse
• Punkt 3.4.12 § 24 Elektroniske kommunikasjonsmidler
• Prosedyrer og rutiner knyttet til begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler
  - Punkt 3.3.14. Telefon
  - Punkt 3.4.9 Elektroniske kommunikasjonsmidler
• Prosedyrer knyttet til internkontroll
  - 1.5.2 Avvik
• Oversikt over ansatte ved alle avdelinger
• Vedtak om plassering for to beboere
• Tiltaksplaner for to beboere
• Handlingsplaner for to beboere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tvangsprotokollen for begge avdelinger
• Politiattester for alle ansatte i begge avdelinger (tilkallingsvikarer)
• Endringslogg for Rutinehåndboka 2012
• 32 av 50 skjemaer for avviksbehandling 2012 og 2013
• Vedtak om plassering for tre beboere
• Tiltaksplaner for tre beboere
• Handlingsplaner for tre beboere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om systemrevisjon ble sendt den 18.12.2012
• Institusjonens innsendte dokumentasjon 06.02.2013
• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 07.02.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble gjennomført samtale med.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Ole H. Bals Revisjonsleder
Seniorrådgiver Marit Eide Revisor