Rapport fra tilsyn med begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler og innhenting av politiattester ved Bufetat Region sør, Buskerud ungdomshjem, avdeling Orion, avdeling Gemini og avdeling Vestre Kjenner 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler
• Innhenting av politiattester

Tilsynet avdekket ikke avvik ved denne systemrevisjonen.

Det ble heller ikke påpekt noen merknader.

Dato: 22.03.2013

Marit Eide
revisjonsleder

Ole H. Bals
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Region sør, Buskerud ungdomshjem, avdelingene Orion, Gemini og Vestre Kjenner i perioden 18.12.2012 – 20.03.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester §§ 2-3b tredje ledd og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler med ansatte og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens totale arbeid.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

De fem avdelingene ved Bufetat Geithus ungdoms- og familiesenter ble på slutten av 2012 delt i to forskjellige enheter. Avdelingene Orion, Gemini og Vestre Kjenner tilhører etter dette Bufetat Region sør, Buskerud ungdomshjem, mens de to andre avdelingene tilhører Bufetat Region sør, Behandling ungdom BVT. Begge enhetene er fortsatt statlige. Avdelingene Orion, Gemini og Vestre Kjenner, som er omfattet av dette tilsynet, skal nå ikke lenger ta imot barn som er plassert i medhold av barnevernloven §§ 4-24 og 4-26. De skal kun ta imot barn som er plassert i medhold av barnevernloven §§ 4-4 femte ledd, 4-12 og 4-17.

Bufetat Region sør, Buskerud ungdomshjem ledes av enhetsleder, som blant annet har ansvar for å sikre drift av senteret i samsvar med lover og forskrifter, revidere og kvalitetssikre senterets internkontrollsystem, samt sørge for rekruttering, opplæring og ekstern veiledning for alle ansatte.

Avdelingene Orion, Gemini og Vestre Kjenner har egne avdelingsledere, som har ansvaret for å gjennomføre daglig drift av avdelingene i samsvar med lover og forskrifter, ajourføre, kvalitetssikre og implementere internkontrollrutinene, samt sikre fagutvikling gjennom opplæring og veiledning til alle ansatte. Det er avdelingslederne som har ansvar for at oppdatert versjon av rutinehåndboka alltid er tilgjengelig og kjent for de ansatte ved de ulike avdelingene. I tillegg skal avvik fra internkontrollsystemet meldes til avdelingsleder. Avvikene blir så drøftet i ledermøte og i samarbeidsutvalgsmøte (LSU). Avdelingsleder har ansvar for å gi tilbakemelding til melder om hvordan avviket er fulgt opp. Ledergruppa har ansvar for å sette i verk eventuelle nødvendige korrigerende tiltak og påse at dette blir fulgt opp i praksis.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt institusjonen 18.12.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.03.2013.

Samtaler med ansatte

Det ble gjennomført samtaler med 9 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt samme dag, 20.03.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Bufetat region sør, Buskerud ungdomshjem, avdeling Orion, avdeling Gemini og avdeling Vestre Kjenner. Under tilsynet undersøkes det om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal det undersøkes hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle reviderte områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboerne under oppholdet i institusjonen.

Tilsynet retter seg mot alle tre institusjonsavdelinger.

5. Funn

Tilsynet avdekket ikke avvik ved denne systemrevisjonen.

Det ble heller ikke påpekt noen merknader.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3b tredje ledd og §§ 5-7 og 5-9
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 15.11.2011 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 11 og 24
• Forskrift av 11.12 2003 om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling § 9
• Forskrift av 10.06.2008 om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven av 15.10.1999 med endringer (sist av 05.07.2011)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Rutinehåndboka har følgende hovedinndelinger:

• Del 1; Organisasjon og lovverk
  Denne delen er igjen delt inn i 7 deler, hvorav
  -1.5. Internkontroll bl.a. inneholder
  • Punkt 1.5.2 Avvik
• Del 2; Administrasjon
  Denne delen er igjen delt inn i 2 deler;
  - Administrasjon – kontorfaglig
  - Administrasjon – personal
• Del 3; Barnevernfaglig drift
  Denne delen er igjen delt inn i 5 deler, hvorav
• 3.1 Inntakssystemet
• 3.2. Registrering av ungdommens utvikling
• 3.3. Krav, rutiner og prosedyrer
• 3.4. Bruk av tvang
• 3.5. Økonomi

Prosedyrer og rutiner knyttet til Internkontroll

• 1.5.2 Avvik
• 1.5.3 Endring av rutiner
• 1.5.4 Risikokartlegging
• 1.6 Arbeidsbeskrivelser
• 1.7.1 Varslingsrutiner
• 1.7.13 Sosiale medier

Prosedyrer og rutiner knyttet til begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler

• 3.3.14 Telefon
• 3.3.19 Sikkerhet ved aktiviteter
• 3.4.3 § 18 Beboernes korrespondanse
• 3.4.9 § 24 Elektroniske kommunikasjonsmidler

Generelle prosedyrer, regler og rutiner

• 3.1.3.2. Informasjonshefte fra Bufetat Buskerud ungdomshjem
• 3.3.2.3 Handlingsplan
• 3.3.18 Husmøter
• 3.4 Bruk av tvang
• 3.4.1 Tvangsprotokoller

Prosedyrer og rutiner knyttet Innhenting av politiattest

• 2.1.5.2 Politiattest
• 2.1.5.4 Nyansatte
• 2.1.5.5 Ansatte som slutter
• 2.2.5 Opplæring og oppfølging av nyansatte (fast ansatte og vikarer)
• 2.2.5.1 Rutiner for opplæring og oppfølging avdeling
• 2.2.5.2 Innføring/opplæring i aktuelle lover, regler og forskrifter
• Oversikt over ansatte ved alle avdelinger
• Vedtak om plassering for 13 beboere
• Tiltaksplaner for alle beboere
• Handlingsplaner for alle beboere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tvangsprotokollen for alle avdelinger
• Politiattester for alle ansatte i alle avdelinger (inkl nattevakter og vikarer)
• Endringslogg for Rutinehåndboka 2011
• Endringslogg for Rutinehåndboka 2012
• 30 skjemaer for siste års avviksbehandling

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsynet ble sendt ut 18.12.2012
• Innsendt dokumentasjon fra institusjonen 28.01.2013
• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 04.02.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble gjennomført samtale med.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Marit Eide Revisjonsleder
Seniorrådgiver Ole H. Bals Revisor