Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenesten for barn i aldersgruppen 0 til 6 år i Flesberg kommune 2013

Sammendrag

Ved dette tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader. Tilsynsmyndigheten gjorde imidlertid observasjoner som ga grunnlag for kommentarer hva gjelder styringssystemet til Flesberg kommune. Forholdene er av betydning for fremtidig overholdelse av myndighetskrav som er stilt til helsestasjoner.

Systemrevisjonen omfattet følgende fire områder:

• om kommunen sikrer barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten arbeider gjennom kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Dato: 28.10.13

seniorrådgiver Ellisiv Hegna
revisjonsleder

seniorrådgiver Marianne H. Hillestad
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Flesberg kommune, Helsestasjonstjenesten, i perioden 10.07. - 02.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet med helsestasjonstjenesten for barn 0 – 6 år inngår i et landsomfattende tilsyn, pålagt Fylkesmannen av Statens helsetilsyn for 2013.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten i henhold til helsetilsynsloven §§ 2 og 3 annet ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Ved dette tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader. Tilsynsmyndigheten gjorde imidlertid observasjoner som ga grunnlag for kommentarer hva gjelder styringssystemet til Flesberg kommune. Forholdene er av betydning for fremtidig overholdelse av myndighetskrav som er stilt til helsestasjoner.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Flesberg kommune har rundt 2600 innbyggere. Helsestasjonstjenesten (0 – 6 år) er organisert under Helse- og omsorgsetaten.

I følge KOSTRA tall ble det født 21 barn i 2012 og det ble foretatt 22 førstegangs hjemmebesøk hos nyfødte. Kommunen opplyste at den i 2011 mottok totalt 31 flykninger for bosetning, hvorav 14 barn. Tilsvarende tall for 2012 var 49, hvorav 22 barn. Så langt i 2013 er det bosatt 13 nye barn og 4 voksne. Arbeidsinnvandring med fremmedspråklig bakgrunn utgjorde 10 voksne og 8 barn.

Ved virksomheten er det tilsatt helsesøster i 80 % stilling, helsestasjonslege i 10 % stilling, og fysioterapeut i 44 % stilling. I tillegg er det jordmor, 20 % stilling, som i hovedsak utfører hjemmebesøkene etter fødsel. Virksomheten har ikke merkantilt personell.

Helsestasjonen kan bl.a. knytte til seg familiekonsulent som også er helsesøster (ved tilsynet nytilsatt 40 % stilling), kommunepsykolog (40 %, ved tilsynet i permisjon) og koordinator for funksjonshemmede i Koordinerende enhet. «Koordinerende enhet» var ved tilsynstidspunktet under evaluering hva gjelder oppgaver og funksjon. Det er etablert samhandlingsarenaer hvor saker kan diskuteres både på generelt og individuelt grunnlag, forutsatt informert samtykke.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 10.07.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt ved dette tilsynet.

Åpningsmøte ble avholdt den 01.10.13.

Intervjuer

8 personer var innkalt til intervju ved brev av 18.09.10, 7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapittel Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring og journalgjennomgang av 40 pasientjournaler ved helsestasjonen i Flesberg.

Sluttmøte ble avholdt 02.10.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet var avgrenset til følgende fire tema:

• om kommunen sikrer barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten arbeider gjennom kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader. Tilsynsmyndigheten gjorde imidlertid observasjoner som ga grunnlag for kommentarer hva gjelder styringssystemet til Flesberg kommune. Forholdene er av betydning for fremtidig overholdelse av myndighetskrav som er stilt til helsestasjoner.

6. Styringssystemet til Flesberg kommune

Kommunen har ikke et fungerende, oppdatert internkontrollsystem for helsestasjonen. Flesberg er en liten kommune, og det er tett kontakt mellom de ulike fagpersoner og virksomheter. Tilsynet avdekket imidlertid at helsestasjonstjenesten er sårbar, og det er lite systematisk etterspørsel fra den kommunale ledelse om driften ved helsestasjonen.

Ved tilsynet hadde ikke kommunen satt avvikshåndteringen i et tydelig system. Avviksregistrering, - rapportering og – korrigering, var i liten grad kjent og tatt i bruk (2 avvik var registrert ved helsestasjonen i 2012). Det fremkom at det ikke forelå en omforent oppfatning av hva som skulle anses som avvik, hvordan det skulle registreres og rapporteres. Dette innebærer at kommunen ikke systematisk får skaffet seg oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller manglende oppfyllelse av myndighetskrav. Det er et ledelsesansvar å etterspørre arbeidet med internkontroll for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i helsestasjonen, jf. internkontrollforskriften § 4 bokstav h.

Mangler ved styringssystemet i Flesberg kan føre til risiko for svikt. Tilsynsmyndigheten har merket seg at både helsesøster og fysioterapeut har orientert om utfordringer de står overfor i årsmeldinger / rapporter.

Kommunen har ikke en bemanningsplan som bygger på en analyse og risikovurdering av behovet for personell og kompetanse ved helsestasjonen. Bl.a. er flyktningebefolkningen doblet fra 2011 til 2012. Arbeidsinnvandring har også medført økning i antall barn som har krav på helsestasjonstjenester.

Siden veilederen for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154) ble utgitt, er det kommet en rekke nye og oppdaterte nasjonale retningslinjer og satsningsområder som er knyttet til helseundersøkelsene. Helsestasjonene har dermed fått nye oppgaver som skal innarbeides og implementeres i virksomhetens løpende oppgaver. Ved tilsynet fremkom det at det er en utfordring å få satt av tid til faglig oppdatering, revisjon av internkontrollsystemet, samt få til en bruk av elektronisk journal som gir tilfredsstillende og oppdatert informasjon. Det ble ikke fremlagt dokumentasjon som viser at kommunens ledelse etterspør behovsanalyser, risikovurderinger eller avviksregistreringer knyttet til spørsmål om bemanning og kapasitet.

Det fremkom ved intervjuer og gjennomgang av journaler at det ikke systematisk tilbys 18-mnd. kontroll ved helsestasjonen, annet enn i de tilfeller hvor det allerede i forkant er avdekket særskilte forhold hos barnet. Det ble ikke fremlagt dokumentasjon som viser hvilke risikoanalyse og prioriteringer som var foretatt i den forbindelse. Analyser og prioriteringer som eventuelt var foretatt i perioder der det har vært redusert bemanning i virksomheten, ble heller ikke fremlagt.

Brukerundersøkelser er ikke foretatt, og det ble ikke fremlagt opplysninger om hvordan man eventuelt på annen måte innhenter brukererfaringer som kan benyttes i kvalitetsvurdering og -evaluering.

7. Regelverk

• Lov av 30.03.84 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 17.07.92 nr. 100 om barnevernstjenester
• Lov av 02.07.99 nr. 64 om helsepersonell
• Lov av 02.07.99 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 24.06.11 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift av 23.11.83 nr. 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift av 21.12.00 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 03.04.03 nr. 450 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 09.11.12. nr. 1045 om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding 2012 fra helsesøster og fra fysioterapeut
• Deler av kvalitetspermen – prosedyrer / beskrivelser, herunder beskrivelse av helseundersøkelser som foretas
• Organisasjonskart
• Navn på ledere og ansatte
• Enkelte stillingsbeskrivelser
• Rutiner for kostholdsveiledning og oppfølging av ernæringsavvik m.v.
• Brosjyre om tolketjeneste
• Oversikt over innbyggere i kommunen med fremmedspråklig bakgrunn
• Kortfattede beskrivelser av samarbeid med fastleger og andre deltjenester
• Kortfattet beskrivelse av arbeid med individuell plan
• To avviksregistreringer foretatt i 2012.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 40 stikkprøver på journaler ved helsestasjonen
• Utkast til kommunalt delegasjonsreglement

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannens brev av 10.07.13 til Flesberg kommune med varsel om tilsyn
• Ekspedisjon av 20. og 28.08.13 fra Flesberg kommune til Fylkesmannen med dokumenter det var anmodet om i varsel om tilsyn
• Fylkesmannens brev av 18.09.13 til Flesberg kommune med bl.a. program for gjennomføring av tilsynet
• Div. e-post mellom Fylkesmannen og Flesberg kommune om bl.a. justeringer i program for tilsynsbesøket

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
seniorrådgiver / revisjonsleder Ellisiv Hegna, seniorrådgiver Marianne H. Hillestad, seniorrådgiver Marit Engen og rådgiver Anna M. Mech (revisorer).

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet