Rapport fra tilsyn med begrensninger i bruk av elektroniske hjelpemidler og innhenting av politiattester ved Frelsesarmeens barne- og familievern Solgløtt 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler
• Innhenting av politiattester

Det ble ikke avdekket forhold som ga grunnlag for å gi avvik eller merknader ved dette tilsynet.

Dato: 15.03.2013

Anne Cathrine Dahl
revisjonsleder Eva Wahl
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt i perioden 28.12.2012 - 14.03.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3b tredje ledd, jf. § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelig for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler med ansatte og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens totale arbeid.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt, er en institusjon som eies og drives av Frelsesarmeen. I henhold til institusjonens plan skal Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt gir tilbud om plassering til ungdom i alderen 13-20 år etter paragrafene 4-4-femte ledd og 4-12. Solgløtt er godkjent for 6 plasser.

Bufetat region sør har i løpet av 2012 gitt 3 nye godkjenninger til Solgløtt.

• I brev av 18.07.2012 ble det gitt midlertidig godkjenning for å ta imot plasseringer etter bvl § 4-8 jf § 4-9. Godkjenningen var begrenset ut oktober
• I brev av 31.10.2012 ble det gitt midlertidig godkjenning for å ta imot en plassering av ett yngre barn etter bvl § 4-4 femte ledd. Godkjenningen var begrenset til slutten av januar 2013
• I brev av 06.12.2012 ble det gitt godkjenning for å ta imot akuttplasseringer etter bvl § 4-6. Godkjenningen gjelder for ungdom som Solgløtt er et alternativ for videre plassering, for å unngå unødvendig flytting.

Solgløtt ble i 2011 også godkjent for en plass ved avdeling Hotvedtveien. Det har imidlertid ikke vært plasseringer ved denne avdelingen.

Solgløtt er organisert som en del av Frelsesarmeens barne- og familievern, som ledes av Seksjonsleder. Institusjonen har daglig leder. Det er også oppnevnt stedfortreder for daglig leder.

Frelsesarmeens kvalitetssystem foreligger i nettbasert utgave og er organisasjonens felles verktøy for kvalitetssikring og internkontroll. Alle ansatte har tilgang til Kvalitetssystemet med brukernavn og passord, der de kommer inn på eget brukerområde.

Prosedyrene har en innledning og er videre inndelt i 4 kategorier, inntak, opphold, utskriving og oppfølging. Det er linker til aktuelle lovtekster i de forskjellige prosedyrene.

I Kvalitetssystemet ligger det også et lokalt område med rutiner tilpasset Solgløtt. Her er det blant annet utarbeidet egen opplæringsplan som gjelder ansatte på institusjonen.

Dersom det er brudd på prosedyrer skal det skrives avviksmelding. Avvik skal rapporteres til daglig leder, som har ansvar for å behandle avviket og iverksette korrigerende tiltak. Daglig leder sender kopi av ferdigbehandlede avvik til virksomhetens leder.

Daglig leder på institusjonen er ansvarlig for at lokal revisjon blir gjennomført.

Ved institusjonen opprettes det hvert år en revisjonsgruppe som går igjennom statusark og ser på alle typer dokumentasjon som interne rapporter, rapporter fra tilsyn, avviksmeldinger og lignende. Revisjonsgruppa vurderer behovet for endringer og lager en revisjonsrapport som sendes seksjonen. Seksjonsleder er ansvarlig for å legge inn eventuelle endringer i prosedyrene.

Revisjon av kvalitetssystemet skjer årlig for å oppdatere endringer som gjelder både innenfor og -utenfor  organisasjonen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.12.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.03.2013.

Samtaler med ansatte

Det ble gjennomført samtaler med 4 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.03.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Frelsesarmeens barne- og familievern, Solgløtt.

Under tilsynet undersøkes det om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området.

Videre skal det undersøkes hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboere under opphold på institusjonen.

5. Funn

Det ble ikke avdekket forhold som ga grunnlag for å gi avvik eller merknader ved dette tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3b tredje ledd og §§ 5-7 og 5-9
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift av 15.11.2011 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 11 og 24
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling §§ 8 og 9
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven av 15.10.1999 med endringer (sist av 05.07.2011)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Frelsesarmeens kvalitetssystem:
• Kopi av dokumentasjon i forhold til kvalitet systemet og systemrevisjon
• Kopi av innholdsfortegnelse for Fagdel barneverninstitusjoner med statusark for alle fagprosedyrer som gjelder Solgløtt
• Kopi av aktuelle rutiner/prosedyrer innenfor de reviderte områdene:

Generelt

• P- 1.4.1 Revisjonsprosessen
• P- 2.2.4 Avviksbehandling
• S- 2.1.a Aviksmelding
• P- 62.07 Avvik fra faglig prosedyre
• 62.0.1 Orientering
• P- 62.0.5 Evaluering av drift
• Internrevisjon for 2012 (20.03.12)
• Revisjonsrapport KS kap. 62.0-62.5.1.2012
• P- 62.0.8 Brukerundersøkelse
• Arbeidstilsynets tilsynsrapport 2012

Begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler og innhenting av politiattester

• P- 3.3.14 Politiattest
• Skjema for registrering av mottatt politiattest 2012
• P- 62.3.15 Bruk av telefon
• P- 62.3.16 Korrespondanse
• Oversikt over ansatte ved institusjonen
• Vedtak om plassering for fire beboerne
• Tiltaksplaner og Handlingsplaner for beboerne

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Protokoll for føringer ved bruk av tvang
• Politiattester for alle ansatte (inkludert nattevakter og vikarer)
• Resultatet fra institusjonens egen internkontrollgjennomgang
• Skjemaer for siste års avviksbehandling knyttet til behandlingen av beboerne
• Vedtak om plassering for to nye beboere
• Tiltaksplaner og Handlingsplaner for de to nye beboerne

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Oversendelse av dokumenter fra institusjonen til Fylkesmannen ved brev av 28.01.2013
• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 06.02.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble gjennomført samtaler med.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl Revisjonsleder
Seniorrådgiver Eva Wahl Revisor