Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved barneverntjenesten i Hole kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2013 undersøke den kommunale barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem. Barneverntjenesten skal nøye og jevnlig følge utviklingen til barn som er plassert i fosterhjem. Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav, jf. lov 17. juli 1992 nr.100 om barneverntjenester.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre.

Resultat av tilsynet:

• Det ble ikke gjort funn som avdekket avvik på de reviderte områdene.
• Ved dette tilsynet ble det heller ikke gitt merknader.

Marit Eide
revisjonsleder

Ole H. Bals
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 19.06.2013 – 27.09.2013, gjennomført av Fylkesmannen i Buskerud. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, samtaler med ansatte og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under revisjonen. Rapporten gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av barneverntjenestens totale virksomhet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hole kommune har 6 463 innbyggere pr 01.01.2013. Barneverntjenesten er organisert som en egen tjeneste i Nav-kontoret, som rapporterer til kommunalsjef drift. Øvrige tjenesteområder som rapporterer dit er Helse, Tiltak funksjonshemmede, Pleie/rehab/omsorg, Barnehager og Skoler. De to kommunalsjefene (Drift og Plan/utvikling) rapporterer direkte til Rådmannen.

De fem ansatte barnevernkonsulentene arbeider etter generalistmodellen, og alle har oppgaver fra mottak av meldinger til iverksetting av tiltak, herunder også oppfølging av fosterhjem og behandling av søknader om adopsjon.

Kommunen har ansvaret for 13 barn plassert i fosterhjem.

Det er nylig utarbeidet en rutinehåndbok for barneverntjenesten i Hole kommune, som ble overrakt første dag under tilsynet. Rutinehåndboka er en videreutvikling av den forhåndsinnsendte «Rutiner for barneverntjenesten i Hole kommune», der de ulike oppgavene knyttet til barneverntjenestens arbeid beskrives. For full oversikt over innholdet, se rapportens punkt 7«Dokumentunderlag». Rutinehåndboka skal evalueres innen utgangen av 2013, og skal deretter gjennomgås i barnevernmøtet én gang pr halvår.

Det er laget rutine for avviksrapportering, både for barneverntjenesten og for kommunen generelt. Det er utarbeidet «Avviksskjema», som skal benyttes ved melding om avvik. Avviksbehandlingen er under implementering i kommunen. Det er etablert et eget Kvalitetsutvalg, som er pådriver for, og følger opp, arbeidet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.06.2013.

Formøte og åpningsmøte ble slått sammen, og avholdt 25.09.2013.

Samtaler med ansatte

Det ble gjennomført samtaler med 7 ansatte på forskjellige nivåer.

Oversikt over disse finnes i punkt 8 «Deltakere ved tilsynet».

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet er gitt i punkt 7 «Dokumentunderlag».

Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 27.09.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke om kommunene gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem, utføres i tråd med myndighetskravene i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Kommunen er pålagt å ha internkontroll, jf. barnevernloven § 2-1 annet ledd og forskrift om internkontroll. Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at barneverntjenesten utfører de oppgaver de er pålagt etter barnevernloven § 4-5, § 4-16, § 4-22 og § 6-3.

5. Funn

• Det ble ikke gjort funn som avdekket avvik på de reviderte områdene.
• Ved dette tilsynet ble det heller ikke gitt merknader.

6. Regelverk

• FNs konvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989 (barnekonvensjonen)
• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 (barnevernloven)
• forskrift om fosterhjem av 18. desember 2003 (fosterhjemsforskriften)
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 (internkontrollforskriften).

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 20.08.2013 fra Hole kommune:

• Oversikt over kommunens organisering:
  - organisasjonskart over Hole kommune
  - beskrivelse av barneverntjenestens organisering
• Barneverntjenestens rutiner for:
  - faste overordnede samarbeidsmøter
  - interne møter
  - frister
  - vedtak
  - tiltaksplaner
  - omsorgsplaner
  - generell saksbehandling
  - ansvarsgruppemøter
  - journaler
  - tilsynsførere
  - bruk av sakkyndig
  - generelt om økonomisk hjelp til familier/barn
  - økonomisk tilskudd til etablering av (unge voksne) barn under omsorg
  - andre økonomiske utgifter knyttet til barn under omsorg
  - ungdom på hybel m/tilsyn
  - barn som har spesielle behov
  - fosterhjemsarbeid
• Oversikt som beskriver hvordan kommunen gjennomfører avviksbehandling, med skjema for melding til kommunens kvalitetsutvalg
• Felles rutine for alle ansatte i NAV Hole, som beskriver forebygging og håndtering av vold og trusler
• Liste over alle ansatte i barneverntjenesten
• Liste over aktuelle saker

Tilleggsdokumentasjon oversendt 17.09.2013:

• Oppdatert plan for fosterhjemsarbeidet

Tilleggsdokumentasjon fremlagt 25.09.2013:

• Fullstendig rutinehåndbok for barneverntjenesten, ajour pr 15.09.2013, med følgende kapittelinndeling:
  - Skjema for gjennomgang av rutinehåndbok
  - Ansatte
  - Organisasjonskart + «Vi-kultur»
  - Aktuelle lover/rundskriv
  - Samarbeidsavtaler
  - Utpeking av stedfortreder
  - Fosterhjemsarbeid
  - Avviksskjema, med bl.a.:
  «Slik vil man sørge for at rutiner overholdes i Barneverntjenesten i Hole kommune»
  - Div. saksbehandling
  - Referater
  - Samarbeid Buf-etat
  - Psykiatri/BUP
  - Samarbeid Tannhelsetjenesten
  - Div HR / HMS
  - Kurs- / Konferansedeltakelse
  - Systemrevisjon / Tilsyn Fylkesmannen
  - 12 saksmapper for fosterhjemsplasserte barn ble gjennomgått under revisjonsbesøket.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• 19.06.2013 Varsel om tilsyn
• 20.08.2013 Innsendt dokumentasjon
• 26.08.2013 Brev med program for revisjonen og anmodning verifikasjoner
• 17.09.2013 Innsendt tilleggsdokumentasjon

Innhentet bakgrunnsinformasjon:

• Synspunkter fra Buskerud fosterhjemsforening
• Synspunkter fra Bufetat Inntak og fosterhjemsrekruttering

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud
Revisor: Seniorrådgiver Torstein Heen, Fylkesmannen i Buskerud

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet