Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids-og velferdsforvaltningen i Lier kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Lier kommune ved Nav Lier sørger for forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Det vil si om kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det eksisterer forsvarlige identifiseringsprosesser, om mulige deltakere informeres om retten til kvalifiseringsprogram, og om kommunen sikrer at kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader er forsvarlige. Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i og omfanget av programmet er i samsvar med krav i lov og forskrift, og om det gis forsvarlig oppfølging.

Tilsynet ga grunnlag for å konstatere ett avvik:

Lier kommune/ Nav Lier styrer ikke slik at kvalifiseringsprogrammet blir tildelt og gjennomført i samsvar med krav i lov og forskrift.

Dato: 20. desember 2013

Gisle Skaaden
revisjonsleder

Magnhild Budal Pettersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lier kommune i perioden fra 24. juni 2013 til 14. november 2013.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i arbeids- og velferdsforvaltningen. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lier kommune har i underkant av 25 000 innbyggere. På tidspunktet for tilsynsbesøket hadde kommunen 13 deltakere i kvalifiseringsprogrammet.

Nav Lier er organisert i tre avdelinger. Avdeling for service og marked har ansvar for mottaksbetjening, tiltak, arbeidssøkere med innsatsbehov definert til standard og situasjonsbestemt innsats, ungdom (alle ytelser, herunder kvalifiseringsprogrammet), sykefraværsoppfølging, pensjon og enslige forsørgere. Oppfølgingsavdelingen har ansvar for mottakere av økonomisk stønad, deltakere i kvalifiseringsprogrammet, den kommunale rustjenesten, introduksjonsordningen for nyankomne innvandrere, samt mottakere av arbeidsavklaringspenger og uførepensjon. Fagavdelingen har ansvar for merkantile tjenester, vedtak (herunder klagesaker) og utbetaling av økonomisk stønad, Husbankens tjenester, gjeldsrådgivning, forvaltning av ytelser og boligkontor.

Dette medfører at arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet er delt mellom avdeling for service og marked (ungdom) og oppfølgingsavdelingen (øvrige).

På tidspunktet for tilsynsbesøket var oppfølgingsavdelingen under omorganiseringen. Etter omorganiseringen vil arbeidet med kvalifiseringsprogrammet ikke ligge til særskilte veiledere, men til alle. Det medfører at den enkelte bruker vil forholde seg til en enkelt veileder, uavhengig av hvilken ytelse vedkommende mottar. En effekt av omorganiseringen skal være at hver veileder vil ha færre brukere å følge opp.

Nav-leder rapporterer til kommunalsjef for helse- og omsorgstjenester, barnevern og sosiale tjenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 24. juni 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forkant av tilsynsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 13. november 2013. Ti personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14. november 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sørger for at kvalifiseringsprogrammet blir tildelt og gjennomført i samsvar med krav i lov og forskrift. Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen derfor om kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for aktuelle deltakere, om kartleggingen av sakene er tilstrekkelig, og om vurderinger og vedtak som blir gjort er forsvarlige. Videre undersøkte vi om de som får innvilget deltakelse i kvalifiseringsprogrammet får program som tilfredsstiller lovens krav. Det vil si at programmet skal være individuelt tilpasset, helårig og på full tid. Vi undersøkte også kommunens oppfølging av den enkelte deltaker.

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenesten og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøkte vi om det fantes rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Vi sjekket også om disse er tilgjengelig og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Vi kontrollerte derfor hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med interne rutiner, samt om regelverket og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem ble innført 1.januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19.november 2010.

5. Funn

Tilsynet ga grunnlag for å konstatere ett avvik:

Lier kommune/ Nav Lier styrer ikke slik at kvalifiseringsprogrammet blir tildelt og gjennomført i samsvar med krav i lov og forskrift.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• De ansatte er klar over brukere som kan være aktuelle for deltakelse i kvalifiseringsprogrammet. Ledelsen har ikke satt inn tiltak for å sikre at disse systematisk identifiseres og gis informasjon om programmet.
• Deltakerne i programmet er i aktivitet, og i stor grad i arbeidsrettet aktivitet. Men enkelte deltakere brukere har aktiviteter fem dager i uken, uten at programmet utgjør 37,5time pr. uke. Dette kan dels skyldes at tiltaksleverandør gir tilbud bare mellom kl. 09:00 og 15:00.
• Tidsbruken i program begrunnes ikke, og deltakere i programmet har ikke et skriftlig program som viser planlagte aktiviteter på full tid (37,5 t pr uke). Noen deltakere har aktiviteter som kan tilsvare full tid, uten at alle aktivitetene er tatt med i skriftlig program/ plan.
• Det fastsettes ikke datoer for evaluering ved utforming av program.
• I noen tilfeller iverksettes programperioden før aktiviteter iverksettes, som medfører «tomt» program i oppstartsfasen.
• Kommunen har ikke et system som fanger opp og korrigerer praksis når denne er i strid med krav i lov og forskrift.

Dette er avvik fra:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 29 og 30, jf. paragraf 1 og 2 i forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad og paragraf 4 i forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 §§ 1 og 4, og §§ 29 til 40.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av (FOR-2010-12-21 nr. 1471)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (FOR-2010-11-19 nr. 1463).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Nav Lier
• Samarbeidsavtale mellom Lier kommune og Nav Buskerud om drift av felles lokalkontor, sist revidert 8. mars 2011
• Dokumentet «Interne rutiner KVP NAV Lier» og andre styrende dokumenter
• Oversikt og ledere og veiledere som har oppgaver med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet
• Søknadsskjema for økonomisk stønad og kvalifiseringsprogrammet
• Dokumentet «Informasjon til deltakere i kvalifiseringsprogrammet»
• Liste over personer som søkte om deltakelse i kvalifiseringsprogrammet i perioden fra januar 2012 til september 2013
• Oversikt over langtidsmottakere av økonomisk stønad
• Resultater fra lokal brukerundersøkelse høsten 2012
• Under tilsynsbesøket ble følgende dokumentasjon lagt fram:
• Fullstendige saksmapper for deltakere i kvalifiseringsprogrammet på tidspunktet for tilsynsbesøket (13 personer).
• Fullstendige saksmapper for deltakere som ble skrevet ut av kvalifiseringsprogrammet i 2012 og 2013 (32 personer).
• Fullstendige saksmapper for 25 langtidsmottakere av økonomisk stønad.
• Utskrift av intern Excel-fil med oversikt over søkere til og deltakere i kvalifiseringsprogrammet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Magnhild Budal Pettersen (revisor)
Seniorrådgiver Une Borg Kjølseth (revisor)
Seniorrådgiver Lena K. Hjelle (revisor)
Seniorrådgiver Gisle Skaaden (revisjonsleder)

Seniorrådgiver Liv Turid Lieng (observatør), Statens helsetilsyn

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet