Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenesten for barn i aldersgruppen 0 til 6 år i Lier kommune, Lierbyen helsestasjon 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• om kommunen sikrer barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten arbeider gjennom kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett avvik. Det ble også gitt en merknad.

Avvik:

Lier kommune verken sikrer eller gjennomfører helsekontroller på en slik måte at alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med de nasjonale retningslinjene.

Merknad:

Lierbyen helsestasjon har en utfordring med å sikre at helsestasjonslege og helsesøster er løpende oppdatert hva gjelder utredning og oppfølging hos fysioterapeut som er tilknyttet helsestasjonen.

Dato: 28.10.13

seniorrådgiver Ellisiv Hegna
revisjonsleder

seniorrådgiver Marianne H. Hillestad
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lier kommune, Lierbyen helsestasjon i perioden 10.07. - 08.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet med helsestasjonstjenesten for barn 0 – 6 år inngår i et landsomfattende tilsyn, pålagt Fylkesmannen av Statens helsetilsyn for 2013.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten i henhold til helsetilsynsloven §§ 2 og 3 annet ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett avvik, og det ble gitt en merknad.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lier kommune har nå i overkant av 25 000 innbyggere. Helsestasjonstjenesten (0 – 5 år) er lagt under virksomhet Helsetjenesten. I Lier kommune har man lagt siste helsekontroll i det nasjonale programmet for helseundersøkelser (skolestartundersøkelsen) til skolehelsetjenesten - 1. klasse. Kommunen har tre helsestasjoner. Tilsynet var avgrenset til Lierbyen helsestasjon.

De to andre er Tranby og Sylling.

I følge KOSTRA ble det født 277 barn i 2012. 162 av disse er knyttet til Lierbyen helsestasjon. Antall fødsler totalt utgjorde en økning med 7 barn fra 2011. I følge Årsrapporten har Lierbyen helsestasjon størst vekst av nye brukere i kommunen. Det ble i henhold til KOSTRA foretatt 176 førstegangs hjemmebesøk til nyfødte i kommunen. I 2012 mottok kommunen 13 flykninger i aldersgruppen 0 – 6 for bosetning.

Ved Lierbyen helsestasjon er det ansatt helsesøstre i ca. 190 % stilling (fordelt på fire helsesøstre som også har andre oppgaver), helsestasjonslege i 30 % stilling og merkantilt personell i 50 % stilling. Lierbyen helsestasjon får bistand av fysioterapeut fra virksomhet Rehabilitering i forbindelse med gjennomføring av helsekontrollene. Kommunen har jordmor i 75 % stilling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 10.07.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt ved dette tilsynet.

Åpningsmøte ble avholdt 07.10.13.

Intervjuer: 9 personer ble innkalt til intervju, 8 personer møtte til dette

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Lierbyen helsestasjon.

Sluttmøte ble avholdt 08.10.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet var avgrenset til følgende områder:

• om kommunen sikrer barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten arbeider gjennom kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett avvik. I tillegg ble det gitt en merknad.

Avvik:

Lier kommune verken sikrer eller gjennomfører helsekontroller på en slik måte at alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med de nasjonale retningslinjene.

Dette er avvik fra:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 første ledd nr.1, 3-3 og 4-1, jf. Helsepersonelloven § 4, Pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1, og forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Skolestartundersøkelsen, som inngår i helseundersøkelsene 0-6 år, blir foretatt i skolehelsetjenesten. Lege inngår imidlertid ikke i denne undersøkelsen, slik det er forutsatt i de nasjonale retningslinjer for helsekontroller.
• Medisinskfaglige oppgaver som blant annet vurdering av bevegelsesmønster, rygg/hofter og lytting på hjerte og lunger blir ikke gjennomført ved skolestartundersøkelsen.
• Den målrettede helseundersøkelsen ved skolestart av enkelte elever, med bakgrunn i meldte eller observerte behov, er svekket som følge av at medisinsk faglig kompetanse mangler.
• Kommunen legger til grunn at fastlegene skal følge opp hvis helsesøster gjør funn ved skolestartundersøkelsen som tilsier dette. Det er imidlertid risiko for at helseproblematikk ikke blir avdekket som følge av at helseundersøkelsen ved skolestart ikke omfatter lege.
• Ved tilsynet fremkom det at kommunikasjon og samhandling mellom fastlegene og helsestasjonen varierer, og var ikke tilstrekkelig satt i system. Blant annet blir ikke alltid kopier av henvisninger og rapporter m.v. utvekslet mellom helsestasjon og fastleger.
• Det ble ikke fremlagt dokumentasjon som viste at medisinskfaglig kompetanse var fjernet fra skolestartundersøkelsen etter en forutgående risiko- og sårbarhetsanalyse. Det ble heller ikke klargjort hvorvidt det var innhentet medisinskfaglig råd/uttalelse før beslutningen ble tatt.
• Det er ikke fastsatt noe evalueringstidspunkt for den eksisterende skolestartundersøkelsen, ei heller er det tatt stilling til hvilke kriterier som skal legges til grunn ved en evaluering.
• Siste gang barn i aldersgruppen 0-6 år får tilbud om rutinemessig helsekontroll av helsestasjonslege er ved to-årskontrollen.
• Det fremkom ved tilsynet at stillingsandel for lege ved helsestasjonen ligger under Helsedirektoratets anbefalte minstenorm. Det opplyses at man opplever at det er problematisk å følge opp, som følge av mange fremmedspråklige og andre som krever tett oppfølging ved helsestasjonen.
• Stillingsandelen for helsesøstre ligger også under den anbefalte minstenormen.
• Tilsynet avdekket at det vanskelig kan avsettes tid til planlagt tverrfaglig samhandling. Blant annet fremkom det at «Basismøtene» ved helsestasjonen ikke har kunnet la seg gjennomføre.
• Kommunikasjon mellom helsesøster, lege og fysioterapeut (som tilkalles ved behov) må skje ad hoc innenfor tidsrammen som er satt av til de enkelte konsultasjoner.
• Gjennomgående rapporteres det at tidsplanen er svært presset, og gir lite rom for å kvalitetssikre eget arbeid.
• Det fremkom at muligheter for kompetansehevende tiltak er begrenset.
• Helsestasjonen gjennomfører elleve av de fjorten helseundersøkelsene som er anbefalt i det nasjonale programmet. Det som ikke rutinemessig gjennomføres, er 2-4 ukers-, 4 måneders- og 17-18 måneders kontrollen. Det tilbys imidlertid vektkontroller og/eller samtale ved behov i 2-4 ukers perioden.
• Bortsett fra barselgrupper blir det ikke utført gruppekonsultasjoner.
• Barselgruppene ved Lierbyen helsestasjon er et tilbud til de som snakker/forstår norsk. Det er ikke alternative gruppetilbud til personer som er i behov av tolk.
• Det fremkom at kommunens ledelse ikke systematisk etterspør i hvilken grad helsestasjonen har rutiner og prosedyrer som sikrer at helsestasjonen utfører forsvarlige tjenester.

Merknad:

Lierbyen helsestasjon har en utfordring med å sikre at helsestasjonslege og helsesøster er løpende oppdatert hva gjelder utredning og oppfølging hos fysioterapeut som er tilknyttet helsestasjonen.

Aktuelle myndighetskrav:

Forsvarlighetskravet i Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, bestemmelsen i samme lov § 5-1 om journal og informasjonssystemer, forsvarlighetskravet i Helsepersonelloven § 4, samt forskrift om pasientjournal § 4 om journalsystem.

Observasjoner som ligger til grunn for merknaden:

• Henvisning til fysioterapeut befinner seg i journalene.
• Normalt rapporterer fysioterapeut tilbake bare med sluttrapport når utreding og oppfølging er gjennomført. I enkelte tilfeller kan oppfølging ta tid. Disse rapportene legges i papirjournal.
• Det rapporteres at det kan være problematisk å få, og få gitt, muntlig informasjon / rapport i perioder fysioterapeut er i virksomheten p.g.a. tidspress ved helsestasjonen.

6. Regelverk

• Lov av 30.03.84 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 17.07.92 nr. 100 om barnevernstjenester
• Lov av 02.07.99 nr. 64 om helsepersonell
• Lov av 02.07.99 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 24.06.11 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift av 23.11.83 nr. 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift av 21.12.00 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 03.04.03 nr. 450 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 09.11.12. nr. 1045 om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding / -rapport 2012
• Informasjonsbrosjyrer
• Organisasjonskart
• Navn på ansatte og ledere, samt enkelte stillingsbeskrivelser
• Retningslinjer for gjennomføring av helseundersøkelser 0-6 år
• Rutiner for kostholdsveiledning
• Rammeavtale om tolketjeneste
• Opplysninger om antall fremmedspråklige innbyggere
• Beskrivelse av saksgang ved spørsmål om individuell plan
• Opplysninger om opplæring av nytilsatte og opplæringsplan for 2013
• Avviksmeldinger

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 40 stikkprøver på journaler ble gjennomgått ved Helsestasjonen
• Opplysninger om fysioterapitjenesten i Lier kommune
• Brev av 13.03.12 fra helsesøstrene til virksomhetsleder om kapasiteten ved helsestasjonen
• Rapporteringer fra virksomhetsleder til kommunalsjef
• Henvisningsskjema som skal benyttes ved henvisning til fastlegene
• Avtaler om tolketjeneste
• Ulike typer informasjonsfoldere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 10.07.13 fra Fylkesmannen til Lier kommune med varsel om tilsyn
• Brev av 21.08.13 fra Lier kommune til Fylkesmannen med dokumenter som kunne belyse de tema tilsynet var avgrenset til
• Brev av 25.09.13 fra Fylkesmannen til Lier kommune med bl.a. program for tilsynsbesøket

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
seniorrådgiver / revisjonsleder Ellisiv Hegna, seniorrådgiver Marianne H. Hillestad,
seniorrådgiver Marit Engen og rådgiver Anna M. Mech (revisorer).

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet