Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids-og velferdsforvaltningen i Nedre Eiker kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Nedre Eiker kommune ved Nav Nedre Eiker sørger for forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Det vil si om kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det eksisterer forsvarlige identifiseringsprosesser, om mulige deltakere informeres om retten til kvalifiseringsprogram, og om kommunen sikrer at kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader er forsvarlige. Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i og omfanget av programmet er i samsvar med krav i lov og forskrift, og om det gis forsvarlig oppfølging.

Tilsynet ga grunnlag for å konstatere ett avvik:

Nedre Eiker kommune v/Nav Nedre Eiker sikrer ikke gjennomføring av kvalifiseringsprogram i tråd med lov og forskrift

Dato: 12.november 2013

Magnhild Budal Pettersen
revisjonsleder

Gisle Skaaden
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nedre Eiker kommune 16. og 17.oktober.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i arbeids- og velferdsforvaltningen. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granslming av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nedre Eiker kommune har om lag 24 000 innbyggere. På tidspunktet for tilsynsbesøket hadde kommunen 19 deltakere i kvalifiseringsprogrammet.

Nav Nedre Eiker er organisert i tre avdelinger. Mottaksavdelingen (mottak og service) har ansvar for mottak og oppfølging av brukere med standard innsats eller situasjonsbestemt innsats etter Nav-loven § 14a i et år. Avdeling for oppfølging 1, har ansvar for oppfølging av brukere som har spesielt tilpasset innsats etter Nav-loven § 14a, i hovedsak mottakere av arbeidsavklaringspenger, ungdom, mottakere av økonomisk stønad og deltakere i kvalifiseringsprogrmnmet. Avdeling for økonomi/ forvaltning har bla ansvar for utbetaling av økonomisk stønad (regnskap) .

Deltakere i kvalifiseringsprogrammet blir fulgt opp av egne veiledere (eget team på tre personer) i oppfølgingsavdeling 1. Teamet har ansvar for både vurderings- og vedtaksfasen, utforming av program og oppfølging av deltakerne i programmet. Vedtak godkjennes av avdelingsleder for oppfølgingsavdelingen.

Nav-leder rapporterer til kommunalsjef for helse og omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen 24.juni 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forkant av tilsyi sbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 16.oktober 2013. Ni personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.oktober 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sørger for at kvalifiseringsprogrammet blir tildelt og gjennomført i samsvar med krav i lov og forskrift. Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen derfor om kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for aktuelle deltakere, om kartleggingen av sakene er tilstrekkelig, og om vurderinger og vedtak som blir gjort er forsvarlige. Videre undersøkte vi om de som får innvilget deltakelse i kvalifiseringsprogrammet får program som tilfredsstiller lovens krav. Det vil si at programmet skal være individuelt tilpasset, helårig og på full tid. Vi undersøkte også kommunens oppfølging av den enkelte deltaker.

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenesten og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøkte vi om det fantes rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Vi sjekket også om disse er tilgjengelig og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på 01mådet. Vi kontrollerte derfor hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med interne rutiner, samt om regelverket og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem ble innført 1.januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19.november 2010.

5. Funn

Tilsynet ga grunnlag for å konstatere ett avvik:

Nedre Eiker kommune v/Nav Nedre Eiker sikrer ikke gjennomføring av kvalifiseringsprogram i tråd med lov og forskrift

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Tidsbruken i program begrunnes ikke, og deltakere i programmet har ikke et skriftlig program som viser planlagte aktiviteter på full tid (37 1/2time helårlig med forsvarlig innhold)
• Enkelte deltakere kan ha aktiviteter som tilsvarer full tid uten at alle aktivitetene er tatt med i program/aktivitetsplan.
• Andre brukere har aktiviteter fem dager i uken, uten at programmet utgjør 37 1/2time pr uke
• Mange deltakere har ikke program på 37 1/2time pr uke, fordi det er kjøpt tiltak hos tiltaksleverandører som gir tilbud i mindre enn 7 1/2time pr dag
• Det fastsettes ikke datoer for evalue1ing ved utforming av aktivitetsplan/program
• Ledelsen kvalitetssikrer ikke systematisk at brukere har program som tilfredsstiller lov og forskrift. Det tas ikke stikkprøvekontroll eller gjennomgang av deltakernes program.

Dette er avvik fra:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 30, jf. paragraf 1 og 2 i forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad og paragraf 4 i forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen er forpliktet til å føre internkontroll med de kommunale tjenestene i NAV Nedre Eiker. Det vil blant annet si at kommunen plikter å styre faglig, i form av planlegging av hvordan oppgavene skal løses i samsvar med lovens krav, kontroll av om tjenestene faktisk tilfredsstiller kravene, og om nødvendig å sette inn korrigerende tiltak dersom det oppdages at praksis ikke er tilfredsstillende. Det nærmere innholdet i internkontrollplikten går fram av paragraf 4 i internkontrollforskriften, men refereres ikke nærmere her.

Virksomheten har utarbeidet rutiner for arbeidet med kvalifiseringsprogrammet. Disse gir uttrykk for riktig lovforståelse, og er generelt av god kvalitet. Når det gjelder virksomhetens egen kontroll av kvaliteten på arbeidet med kvalifiseringsprogrammet, skal alle vedtalc godkjennes av avdelingsleder. Men det foretas ingen kontroll eller stikkprøver av selve kvalifiseringsprogrammet. Dette kan føre til at leder ikke ser og fanger opp program som ikke tilfredsstiller krav i lov og forskrift (for eksempel program på 37 Y, timer pr uke). Kommunen har et eget avvikssystem QM-pluss. Kommunen hadde ikke fått inn noen aviksmeldinger på fagområdet kvalifiseringsprogrammet i 2013.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 §§ 1 og 4, og §§ 29 til 40.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av (FOR-2010-12-21 m. 1471)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (FOR-2010- 11-19 nr. 1463).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Organisasjonskart som viser hvem ved Nav Nedre Eiker som har ansvar og myndighet for hva når det gjelder kvalifiseringsprogrammet.
2. Partnerskapsavtalen mellom staten og Nedre Eiker kommune i forbindelse med etableringen av Nav-kontor i kommunen.
3. Kommunens styrende dokumenter for arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet, eksempelvis (listen er ikke uttømmende):
   a. Rutinehåndbøker, sjekklister, prosedyrebeslaivelser o.l.
   b. Opplæringsplaner, opplæringsmateriell, referater fra interne fagmøter o.l.
   c. Skrevne prosedyrer for å melde avvik
   d. Eventuelle prosedyrer for evaluering av tjenestetilbudet
4. Kommunens eventuelle egne interne tilsynsrapporter.
5. Navneliste over veiledere og ledere som gjennomfører kartlegging og fatter vedtak i saker om kvalifiseringsprogram, og informasjon om deres ansettelsestid og kompetanse.
6. Navneliste over veiledere og ledere som følger opp brukere med kvalifiseringsprogram, og informasjon om deres ansettelsestid og kompetanse.
7. Søknadsskjemaer for de kommunale tjenestene i Nav.
8. Eventuelt informasjonsmateriell om de kom1mmale tjenestene i Nav.
9. Kommunens årsrapporter for årene fra 2010.
10. Liste over personer som fra og med januar 2012 til med august 2013 søkte om deltakelse i kvalifiseringsprogram.
11. Kopi av alle vedtak fra og med januar 2012 til og med august 2013 som jjelder kvalifiseringsprogram (både avslag og innvilgelse), inkludert program for dem som har fått innvilget deltakelse.
12. Liste over langtidsmottakere av økonomisk stønad (mer enn 6 måneder i 2012), med opplysninger om vedkommende også har andre inntekter og/ eller stønader.
13. Den siste brukerundersøkelsen som er gjennomført ved Nav Nedre Eiker.

Under tilsynsbesøket ble følgende dokumentasjon gjennomgått:

1. Saksmapper for deltakere i kvalifiseringsprogrammet i løpet av 2012 og frem til dd, inklusive program, samt dokumentasjon som viser evaluering og eventuelt justering av programmene
2. Mappene vi ber om, må inneholde § 14a-vedtak og arbeidsevnevurderinger, notater etter samtaler og annen oppfølging, samt annen relevant dokumentasjon om brukeroppfølging fra Arena og Velferd
3. Kopi av «fremmøteskjema»/timelister brukt for deltakelse i arbeidspraksis, og hos andre tiltaksarrangører som brukes i kvalifiseringsprogrammet.
4. Tilsvarende mapper for deltakere som har blitt skrevet ut av programmet i løpet av 2012 og 2013.
5. 25 saksmapper fra personer som har økonomisk stønad som «hovedinntekt», se vedlegg
6. Virksomhetsplan for 2013 og virksomhetsrapport for første kvartal, jf. årsplan for ledergruppen.
7. Avviksmeldinger siste år som gjelder sosialtjenesteområdet og spesielt kvalifiserings programmet
8. Rutiner for Nav's oppfølging av eksterne aktører (for eksempel Sol og KB utvikling) som følger opp kvp-deltakere

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Seniorrådgiver Une Borg Kjølseth (revisor)
Seniorrådgiver Gisle Skaaden (revisor)
Seniorrådgiver Magnhild B. Pettersen (revisjonsleder)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet