Rapport fra tilsyn med begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler og innhenting av politiattester ved Bufetat Region øst, Ringerrike omsorgssenter 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Begrensninger i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler
• Innhenting av politiattester

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunn til å fastslå ett avvik.

Avviket gjaldt manglende makulering av politiattester etter fratredelse.

Det ble ikke gitt noen merknad:

Dato: 12.03.2013

Marit Eide
revisjonsleder

Ole H. Bals
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat region øst, Ringerike omsorgssenter i perioden 18.12.2012 – 11.03.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med omsorgssentre for enslige mindreårige asylsøkere etter lov om barneverntjenester §§ 2-3b tredje ledd og 5A-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av Bufetat Ringerike omsorgssenters virksomhet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bufetat Ringerike omsorgssenter er et statlig omsorgssenter for enslige, mindreårige asylsøkere.

I henhold til brev fra Bufetat Region sør om tilbakemelding på etterfølgende kontroll, datert 23.11.2011, består omsorgssenteret av 5 boenheter med plass til 6 ungdommer i hvert hus. Omsorgssenteret er kvalitetsvurdert for 30 plasser. Hver avdeling ledes av avdelingsleder. Det fremkommer videre at Bufetat Ringerike omsorgssenter tilfredsstiller alle vilkårene i forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner. Fra 01.01.2013 har Bufetat Region øst overtatt ansvaret for driften.

Beboerne er i utgangspunktet av begge kjønn og skal være under 15 år. De bor ved omsorgssenteret fra ankomst til landet, inntil bosetting i en kommune eller retur etter avslag på asylsøknaden. Det er et overordnet mål i Bufetat at beboerne skal bosettes i rett kommune, med rett tiltak og til rett tid. Til rett tid betyr innen tre måneder etter at vedtak om opphold er fattet.

Ringerike omsorgssenter er organisert med enhetsleder og egen administrasjonsavdeling, bestående av kontorsjef, sekretær og fagstab. Fagstab består av fagrådgiver og pedagogisk rådgiver.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt virksomheten den 18.12.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.03.2013.

Samtaler med ansatte

Det ble gjennomført samtaler med 11 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11.03.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke rettssikkerheten for beboerne ved Bufetat Region øst Ringerike omsorgssenter. Under tilsynet undersøkes det om det finnes rutiner på de områder som omfattes av tilsynet, og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Fylkesmannen skal deretter vurdere om de rutinene som er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal det undersøkes hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at det legges til rette for god og formålstjenelig omsorg og behandling for beboerne under oppholdet på omsorgssenteret.

Alle de fem avdelingene var omfattet av tilsynet.

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunn til å fastslå ett avvik. Det ble ikke gitt noen merknad.

Avvik:

Bufetat Ringerike omsorgssenter makulerer ikke politiattester når ansatte fratrer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester § 6-10 siste ledd
• Forskrift om politiattester i henhold til barnevernloven § 8

Kommentar:

Politiattester som innhentes ved ansettelser, skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen eller oppdraget. Politiattesten skal makuleres når vedkommende fratrer. Fremlagt politiattest fra person som ikke får tildelt stilling eller oppdrag, skal makuleres.

Revisjonsbevis:

• Ved gjennomgåelse av fremlagte politiattester, fremkom det at det var innhentet politiattester for alle ansatte. Imidlertid oppbevarte omsorgssenteret også politiattester for tidligere ansatte som hadde fratrådt. Det ble forevist 128 politiattester, kun 46 av disse gjaldt nåværende ansatte ved avdelingene.
• Det ble bekreftet ved gjennomgåelse av omsorgssenterets institusjonsplan med vedlegg og prosedyrer, og under samtaler med de ansatte, at det ikke er utarbeidet rutiner som ivaretar forskriftens krav om makulering av politiattester.

6. Institusjonens styringssystemer

Institusjonen har institusjonsplan. Del 3 av denne institusjonsplanen omhandler internkontroll med avviksbehandling og prosedyrer på de fleste områder. Som et ledd i omsorgssenterets internkontrollsystem er det etablert et internkontrollutvalg, som skal bestå av en leder og en person som velges blant miljøpersonalet. I tillegg deltar en person fra fagstab i utvalget. Vedkommende fungerer som sekretær. Internkontrollutvalget skal holde håndbok for internkontroll ved like, med bakgrunn i internrevisjoner, avviksbehandling, nye myndighetskrav og forslag fra ansatte. Ved eventuelle endringer i rutiner/prosedyrer, blir de ansatte varslet i avdelingsmøter og via e-post.

I løpet av det siste året er det meldt fem avvik, men ingen av disse var knyttet til behandlingen av beboerne. Det fremkom under tilsynet at de ansatte hadde gjennomgått opplæring i bruk av det elektroniske systemet TQM, men dette var lite i bruk. De ansatte var kjent med hvordan avvik skal registreres og hvem avvik skal meldes til.

Institusjonsplanen er nylig gjennomgått av IK-utvalget, og revidert i henhold til nye bestemmelser og ny organisering. Det ble opplyst at Bufetat for tiden utarbeider en ny mal for institusjonsplan med vedlegg og prosedyrer. Bufetat Ringerike omsorgssenter er forberedt på å endre sin institusjonsplan i tråd med denne malen.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3b tredje ledd og §§ 5A-7 og 5-9
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 15.11.2011 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §§ 11 og 24
• Forskrift av 11.12.2003 om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling §§ 8 og 9
• Forskrift av 10.06.2008 om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift av 15.10.1999 med endringer (sist av 05.07.2011) om politiattest i henhold til barnevernloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av innholdsfortegnelsen for institusjonsplan/rutinehåndboka
  • Del 1: Institusjonsplan
  • Del 2: Vedlegg til Institusjonsplan
  • Del 3: Prosedyrer

Kopi av prosedyrer og rutiner som gjelder internkontroll og avviksbehandling

Del 1 Institusjonsplan

8: Beboernes medvirkning
9: Internkontroll

Del 3 Prosedyrer
Hoveddel: Internkontroll

• 18.1. Mandat for internkontrollutvalg
• 18.2. Internkontroll
• 18.3. Nye prosedyrer og endringer av eksisterende prosedyrer
• § 18.3.1. Standard prosedyremal
• 18.4. Avviksbehandling
• § 18.4.1. Flytskjema
• Kopi av aktuelle rutiner / prosedyrer innenfor områdene begrensning i bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler og politiattester
  Hoveddel: Forskrift om rettigheter og bruk av tvang
• 28.5. Telefonbruk på avdelingen
• 29.8. Utlån av mobil
• 29.8.1: Kontrakt for lån av mobil

Hoveddel: Bemanning, personale og nyansatte
• 19.2. Nyansatte
• 19.2.1. Sjekkliste ved nyansettelser
• Oversikt over ansatte ved alle avdelinger
• Oppfølgingsvedtak og mål- og arbeidsplaner for beboerne

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tvangsprotokollen for alle avdelinger
• Kopi av politiattest for alle ansatte (inkl. vikarer og nattevakter)
• Resultatet fra institusjonens egen internkontrollgjennomgang siste år ble presentert elektronisk
• Siste års avviksskjemaer
• Husregler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsynet ble sendt 18.12.2012
• Innsendt dokumentasjon datert 24.01.2013
• Brev fra Fylkesmannen med program for revisjonen ble sendt 31.01.2013
• Div. e-poster om praktisk gjennomføring

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble gjennomført samtaler med.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Marit Eide Revisjonsleder
Seniorrådgiver Ole H. Bals Revisor
Seniorrådgiver Eva Wahl Revisor