Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen i Finnmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastning, jf sosialtjenestelovens § 4-2, bokstav b.
  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester, jf sosialtjenestelovens § 4-2, bokstav c.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenestelovens § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4, bokstav bokstav c.

Tilsynet avdekket 3 avvik:

Avvik I:

Hasvik kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.

Avvik II:

Hasvik kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.

Avvik III:

Hasvik kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre arbeidet.

Tilsynet har avdekket flere forhold som samlet gir grunnlag for å konkludere med at Hasvik kommune ikke har et styringssystem som tilfredsstiller kravet til internkontroll slik det følger av forskrift om internkontroll § 4.

Dato: 03.08.2007

Gry Bogetun
revisjonsleder

Linda Kråkenes
revisor

Anders Jæger
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hasvik kommune i perioden 22.03.2007 – 05.06.2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hasvik kommune ligger på Sørøya, i Vest-Finnmark. Kommunen har 1005 innbyggere og består av de tre stedene Hasvik, Sørvær, og Breivikbotn. 93 % av innbyggerne bor i Hasvik, mens Breivikbotn er kommunesenter.

Kommunen er organisert med 10 virksomheter som er direkte underlagt rådmannen. Pleie- og omsorgstjenesten er en av disse virksomhetene.

Avlastning- og støttekontakttjenester tildeles av leder for pleie- og omsorgstjenesten.

Pleie- og omsorgstjenesten har også hovedansvaret for avlastnings- og støttekontakttjenstene.

Kommunen beskriver at de har store utfordringer i forhold til å rekruttere ulike fagprofesjoner.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.03.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 04.06.2007.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaringer.

Sluttmøte ble 05.06.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Område 1: Tildeling av avlastningstjenester

Tilsynet har undersøkt om kommunen gir relevant informasjon til søkerne, om tildeling av avlastning skjer uavhengig av diagnose og alder og saksbehandlernes kompetanse. Videre om det foretas relevant utredning av alle søkere, individuell vurdering i den enkelte sak og avslutningsvis om kommunen krever vederlag/egenbetaling for avlastning. Tilsynet undersøkte også om avlastning iverksettes snarest mulig, og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi avlastning straks.

Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester

Også her ble det sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne og om tildeling av støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. Relevant utredning av alle søkere og individuell vurdering i den enkelte sak ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om støttekontakt iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi støttekontakt straks.

Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

På dette området ble kommunens vurdering av kompetansekrav til støttekontakter og avlastere undersøkt. Videre om kommunen gir nødvendig opplæring og veiledning i forkant av tiltak, og underveis. Avslutningsvis undersøkte tilsynet kommunens evaluering av tjenesten, det vil si om mottakeren og støttekontakt/avlaster blir trukket med i evalueringen.

5. Funn

Avvik I:

Hasvik kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester m.v. § 4-3 og 4-2, bokstav b, § 2-1 første, annet og tredje ledd, § 8-1, kvalitetsforskriftens § 3 og internkontrollforskriftens § 4.

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen sikrer ikke at det skjer en relevant og individuell utredning av alle søkere.

  • Under intervju og gjennomgang av saksmapper fremkommer at vedtak fornyes uten at det foretas ny utredning
  • Gjennomgang av saksmappene viser mangelfull utredning i alle gjennomgåtte saker.
  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at det er utarbeidet nye rutiner/prosedyrer for saksbehandling og informasjon med mer. Rutinene er så langt ikke gjort kjent i pleie- og omsorgstjenesten og kommunen for øvrig. Gjennomgang av saksmappene viser at individuell vurdering ikke er dokumentert.

b)      Kommunen sikrer ikke at de som tildeler tjenester har tilstrekkelig kompetanse til å foreta relevant utredning og tildeling.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har tatt stilling til om de som utreder behovet for tjenester og de som tildeler avlastningstjenester har tilstrekkelig kompetanse. Det foreligger ikke kartlegging av kompetansebehov og plan for opplæring.

c)      Kommunen sikrer ikke at tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har systematiske rutiner for å undersøke om tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

d)       Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik.

Det foreligger heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette bekreftes i intervjuene.

Avvik II:

Hasvik kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester m.v. § 4-3 og 4-2, bokstav c, § 2-1 første, annet og tredje ledd, § 8-1, kvalitetsforskriftens § 3 og internkontrollforskriftens § 4.

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen sikrer ikke at det skjer en relevant og individuell utredning av alle søkere.

  • Under intervju og gjennomgang av saksmapper fremkommer at vedtak fornyes uten at det foretas ny utredning
  • Gjennomgang av saksmappene viser mangelfull utredning i alle gjennomgåtte saker.
  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at det er utarbeidet nye rutiner/prosedyrer for saksbehandling og informasjon med mer. Rutinene er så langt ikke gjort kjent i pleie- og omsorgstjenesten og kommunen for øvrig. Gjennomgang av saksmappene viser at individuell vurdering ikke er dokumentert.

b)      Kommunen sikrer ikke at de som tildeler tjenester har tilstrekkelig kompetanse til å foreta relevant utredning og tildeling.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har tatt stilling til om de som utreder behovet for tjenester og de som tildeler støttekontakt har tilstrekkelig kompetanse. Det foreligger ikke kartlegging av kompetansebehov og plan for opplæring. 

c)       Kommunen sikrer ikke at tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har systematiske rutiner for å undersøke om tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

d)      Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik.

Det foreligger heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette bekreftes i intervjuene.

Avvik III:

Hasvik kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre arbeidet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 2-3, 2-1 første og annet ledd, internkontrollforskriftens § 4

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen har ikke prosedyrer/rutiner som sikrer at tjenestyterne har kompetanse som er i samsvar med tjenestemottakers kompetansebehov

  • Det foreligger ikke generelle vurderinger av hvilken kompetanse en støttekontakt og privat avlaster må inneha
  • Det foreligger ikke kartlegging av individuelle kompetansebehov og plan for opplæring.
  • Det gis ikke opplæring til støttekontakter og private avlastere.
  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke vurderer om avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kompetanse.
  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har tatt stilling til om de som vurderer støttekontakt- og avlasteres kompetanse har tilstrekkelig kompetanse.

b)      Kommunen sikrer ikke jevnlig evaluering og oppfølging under utførelse av oppdrag.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke jevnlig evaluerer tjenestetilbudet i vedtaksperioden.
  • Kommunen innhenter ikke erfaringer og evt nye kompetansebehov fra tjenestemottakere og tjenesteytere. Det vil si at støttekontakter og private avlastere ikke følges opp med nødvendig opplæring og veiledning under utførelse av oppdrag.

c)       Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik.

Det foreligger heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette bekreftes i intervjuene.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet har avdekket flere forhold som samlet gir grunnlag for å konkludere med at Hasvik kommune ikke har et styringssystem som tilfredsstiller kravet til internkontroll slik det følger av forskrift om internkontroll § 4.

Det foreligger ikke planer og målsetninger for avlastnings- og støttekontakttjenestene. Kommunen har ikke sikret tjenestene ved felles prosedyrer og rutiner (utkast til nye prosedyrer foreligger).

Tjenestene iverksettes og gjennomføres uten at kommunen vurderer kompetansebehovet.

Det foreligger ikke registreringer av resultat på området støttekontakt og avlastning som gir grunnlag for kontinuerlig evaluering og forbedring.

Virksomheten foretar ikke interne revisjoner av støttekontakt og avlastningstjenestene.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Rundskriv I-1/93 til sosialtjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltingsloven)
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Skjema for anvisning og attestasjon og rekvisisjonsmyndighet
  • Stedfortredertjeneste for pleie- og omsorgsleder
  • Organisasjonskart
  • Personaloversikt, turnus og arbeidskontrakter
  • Forslag til nye rutiner og prosedyrer
  • 18 enkeltvedtak om avlastning i institusjon
  • 4 enkeltvedtak om avlastning utenfor institusjon
  • 10 vedtak om støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 22.03.2007
  • Kommunens oversendelse datert 27.04.2007
  • Diverse e-post og telefoner

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Sissel Mietinen

Rådmann

X

X

Karen Mauseth

Pleie- og omsorgsleder

X

X

X

Ingebjørg Larsen

Avdelingsleder sykehjemmet

X

X

X

Åsbjørg Henriksen

Hjelpepl, sykehjemmet

X

X

Tilsynet gjennomførte også samtaler med en familie som mottok privat avlastning, en familie som var privat avlastningshjem, en voksen mann som mottok avlastning i institusjon og en støttekontakt. Av hensyn til at tjenestemottakerne er lett gjenkjennelige i en så liten kommune er disse navnene ikke ført på listen.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes Anders Jæger og Gry Bogetun, sistnevnte som revisjonsleder.