Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastning, jf sosialtjenestelovens § 4-2, bokstav b.
  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester, jf sosialtjenestelovens § 4-2, bokstav c.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenestelovens § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4, bokstav bokstav c.

Tilsynet avdekket 3 avvik:

Avvik I:

Porsanger kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.

Avvik II:

Porsanger kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.

Avvik III:

Porsanger kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre arbeidet.

Tilsynet har avdekket flere forhold som samlet gir grunnlag for å konkludere med at Porsanger kommune ikke har et styringssystem som tilfredsstiller kravet til internkontroll slik det følger av forskrift om internkontroll § 4.

Dato: 03.08. 2007

Gry Bogetun
revisjonsleder

Linda Kråkenes
revisor

Anders Jæger
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Porsanger kommune i perioden 2.03.2007 – 08.06.2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Porsanger kommune ligger midt i Finnmark, og er arealmessig landets 3. største kommune. I 2004 hadde kommunen et innbyggertall på 4329. Cirka ¾ av kommunens innbyggere er bosatt ved kommunesenteret Lakselv.

Helse- og omsorgstjenesten er en av 6 virksomheter direkte underlagt rådmannen.

Pleie og omsorgstjenesten er en av 3 virksomheter underlagt helse- og sosialsjef.

Pleie- og omsorgsleder har ansvaret for hjemmebaserte tjenester (hjemmehjelp og hjemmesykepleie, psykiatrisk enhet, sykestue og institusjonskjøkken.)

Kommunen har et nyopprettet tverrfaglig institusjonstilbud ved navnet Trekløveren. Trekløveren tilbyr tilrettelagte leiligheter for psykiatri-tiltak og leiligheter tilrettelagt for differensiert avlastning.

Avlastning- og støttekontakttjenester tildeles av leder for pleie- og omsorgstjenesten og leder av psykiatrisk enhet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.03.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 07.06.2007.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 08.06.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Område 1: Tildeling av avlastningstjenester

Tilsynet har undersøkt om kommunen gir relevant informasjon til søkerne, om tildeling av avlastning skjer uavhengig av diagnose og alder og saksbehandlernes kompetanse. Videre om det foretas relevant utredning av alle søkere, individuell vurdering i den enkelte sak og avslutningsvis om kommunen krever vederlag/egenbetaling for avlastning. Tilsynet undersøkte også om avlastning iverksettes snarest mulig, og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi avlastning straks.

Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester
Også her ble det sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne og om tildeling av støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. Relevant utredning av alle søkere og individuell vurdering i den enkelte sak ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om støttekontakt iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi støttekontakt straks.

Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

På dette området ble kommunens vurdering av kompetansekrav til støttekontakter og avlastere undersøkt. Videre om kommunen gir nødvendig opplæring og veiledning i forkant av tiltak, og underveis. Avslutningsvis undersøkte tilsynet kommunens evaluering av tjenesten, det vil si om mottakeren og støttekontakt/avlaster blir trukket med i evalueringen.

5. Funn

Avvik I:

Porsanger kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester m.v. § 4-3 og 4-2, bokstav b, § 2-1 første, annet og tredje ledd, § 8-1, kvalitetsforskriftens § 3 og internkontrollforskriftens § 4.

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen sikrer ikke at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknad.

  • Kommunens nettsider gir ikke informasjon om avlastning. Det er heller ikke utarbeidet skriftlig materiell til dem som ikke benytter nett.
  • Tilsynet avdekker at flere aktuelle søkere og deres tjenesteytere er informert på en måte som medfører at de ikke får ivaretatt sine rettigheter. Det vil si at enkelte av kommunens aktører møter uttrykte behov med muntlig orientering om at det ikke er mulig å få hjelp på grunn av mangel på støttekontakter og begrensninger i økonomi.

b)      Kommunen sikrer ikke at det skjer en relevant og individuell utredning av alle søkere.

  • Under intervju og gjennomgang av saksmapper fremkommer at vedtak fornyes uten at det foretas ny utredning.
  • Videre fremkommer at hjelpebehov ikke alltid utløser individuell, utredning, vurdering og tildeling i forhold til de behov søkeren rent faktisk har. Det fremgår av vedtakene at det ikke foretas forsvarlighetsvurdering av om utmålt hjelp er i samsvar med tjenestemottakers og evt omsorgsgivers behov.

c)      Kommunen sikrer ikke at de som tildeler tjenester har tilstrekkelig kompetanse til å foreta relevant utredning og tildeling.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har tatt stilling til om de som utreder behovet for tjenester og de som tildeler støttekontakt- og avlastningstjenester har tilstrekkelig kompetanse. Det foreligger ikke kartlegging av kompetansebehov og plan for opplæring.
  • Gjennomgang av saksmappene viser mangelfull utredning i alle gjennomgåtte saker.

d)      Kommunen sikrer ikke at tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har systematiske rutiner for å undersøke om tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

e)      Gjennomgang av saksmappene viser at kommunen i noen tilfeller tar vederlag for avlastning. 

  • Vi har gjennomgått 13 saker. I 3 av sakene er det tatt vederlag for avlastning.

f)        Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring. 

  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik.

Det foreligger heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette bekreftes i intervjuene.

Avvik II:

Porsanger kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester m.v. § 4-3 og 4-2, bokstav c, § 2-1 første, annet og tredje ledd, § 8-1, kvalitetsforskriftens § 3 og internkontrollforskriftens § 4.

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen sikrer ikke at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknad.

  • Kommunens nettsider gir ikke informasjon om avlastning. Det er heller ikke utarbeidet skriftlig materiell til dem som ikke benytter nett.
  • Kommunens servicekontor og samarbeidende instans (sosialtjenesten) gir informasjon, men er ikke oppdaterte i forhold til den praksis som er gjeldende. Det vil si at de ikke gis informasjon om at støttekontakt også tildeles ved psykiatrisk fagenhet.
  • Tilsynet avdekker at flere aktuelle søkere og deres tjenesteytere er informert på en måte som medfører at de ikke får ivaretatt sine rettigheter. Det vil si at enkelte av kommunens aktører møter uttrykte behov med muntlig orientering om at det ikke er mulig å få hjelp på grunn av mangel på støttekontakter og begrensninger i økonomi.

b)      Kommunen sikrer ikke at det skjer en relevant og individuell utredning av alle søkere.

  • Under intervju og gjennomgang av saksmapper fremkommer at vedtak fornyes uten at det foretas ny utredning.
  • Videre fremkommer at hjelpebehov ikke alltid utløser individuell utredning, vurdering og tildeling i forhold til de behov søkeren rent faktisk har. Det fremgår av vedtakene at det ikke foretas forsvarlighetsvurdering av om utmålt hjelp er i samsvar med tjenestemottakers behov.

c)      Kommunen sikrer ikke at de som tildeler tjenester har tilstrekkelig kompetanse til å foreta relevant utredning og tildeling.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har tatt stilling til om de som utreder behovet for tjenester og de som tildeler støttekontakt- og avlastningstjenester har tilstrekkelig kompetanse. Det foreligger ikke kartlegging av kompetansebehov og plan for opplæring.
  • Gjennomgang av saksmappene viser mangelfull utredning i alle gjennomgåtte saker.

d)      Kommunen sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes snarest mulig.

  • Det fremgår av intervjuene at kommunen ikke alltid klarer å rekruttere støttekontakt i saker der det er tildelt støttekontakt.
  • Det fremgår også av intervjuene at kommunen ikke vurderer alternative tiltak som kan kompensere for manglende støttekontakt.

e)      Kommunen sikrer ikke at tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har systematiske rutiner for å undersøke om tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak. 

f)        Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik.
  • Det foreligger heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette bekreftes i intervjuene.

Avvik III:

Porsanger kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre arbeidet.

Avvik fra myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 2-3, 2-1 første og annet ledd, internkontrollforskriftens § 4

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen har ikke prosedyrer/rutiner som sikrer at tjenestyterne har kompetanse som er i samsvar med tjenestemottakers kompetansebehov.

  • Det foreligger ikke generelle vurderinger av hvilken kompetanse en støttekontakt og privat avlaster må inneha.
  • Det foreligger ikke kartlegging av individuelle kompetansebehov og plan for opplæring.
  • Det gis ikke opplæring til støttekontakter og private avlastere.
  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke vurderer om private avlastere og støttekontaker har tilstrekkelig kompetanse.
  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har tatt stilling til om de som vurderer støttekontakt- og avlasteres kompetanse har tilstrekkelig kompetanse.

b)      Kommunen sikrer ikke jevnlig evaluering og oppfølging under utførelse av oppdrag.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke jevnlig evaluerer tjenestetilbudet i vedtaksperioden.
  • Kommunen innhenter ikke erfaringer og evt nye kompetansebehov fra tjenestemottakere og tjenesteytere. Det vil si at støttekontakter og private avlastere ikke følges opp med nødvendig opplæring og veiledning under utførelse av oppdrag.

c)      Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring. 

  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik.
  • Det foreligger heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette bekreftes i intervjuene.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet har avdekket flere forhold som samlet gir grunnlag for å konkludere med at Porsanger kommune ikke har et styringssystem som tilfredsstiller kravet til internkontroll slik det følger av forskrift om internkontroll § 4.

Styrende dokumenter/organisasjonskart er ikke oppdaterte i henhold til endringer.

Delegasjonsreglementet tydeliggjør ikke hvem som er gitt delegasjon til å fatte vedtak om støttekontakt og avlastning. Muntlig informasjon og organisasjonskart tilsier at pleie- og omsorgsleder og leder for psykiatrisk fagenhet er gitt delegasjon.

Det fremkommer av vedtak for psykiatrisk fagenhet at alle ansatte i fagenheten fatter vedtak om støttekontakt. Vi er muntlig informert om at denne operative psykiatrienheten hører med i organisasjonskartet i linjen under pleie- og omsorgsleder.

Det foreligger ikke planer og målsetninger for avlastnings- og støttekontakttjenestene. Kommunen har ikke sikret tjenestene ved felles prosedyrer og rutiner.

Tjenestene iverksettes og gjennomføres uten at kommunen vurderer kompetansebehovet.

Det foreligger ikke registreringer av resultat på området støttekontakt og avlastning som gir grunnlag for kontinuerlig evaluering og forbedring.

Virksomheten foretar ikke interne revisjoner av støttekontakt og avlastningstjenestene.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Rundskriv I-1/93 til sosialtjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Saksfremlegg vedr omorganisering innen helse- og omsorg.
  • 13 enkeltvedtak om avlastning
  • 12 enkeltvedtak om støttekontakt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Enkeltvedtak der psykiatris enhet hadde fattet vedtakene

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 22.03.2007
  • Kommunens oversendelse datert 10.05.2007
  • Diverse e-post og telefoner

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Helge Nicolaisen

Konst. rådmann

 

X

X

Sigdis Olsen

Konst. pleie- og oms.sjef

X

X

 

Vera Meyer

Konst. helse- og sosialsjef

   

X

Kari Spangen

Fagleder ved trekløveren

X

X

X

Gunnlaug Johnsen

Sekretær i pleie og omsorg

X

X

X

Tilsynet gjennomførte også samtaler med en familie som mottok privat avlastning, en familie som mottok avlastning i institusjon og støttekontakt. Av hensyn til at tjenestemottakerne er lett gjenkjennelige i en så liten kommune er disse navnene ikke ført på listen.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes, Anders Jæger og Gry Bogetun, sistnevnte som revisjonsleder.