Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastning, jf sosialtjenestelovens § 4-2, bokstav b.
  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester, jf sosialtjenestelovens § 4-2, bokstav c.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenestelovens § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4, bokstav bokstav c.

Tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for følgende avvik og merknader:

Avvik I:

Vardø kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.

Merknad

Kommunens informasjon om avlastning kan forbedres.

Avvik II:

Vardø kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.

Merknad

Kommunens informasjon om støttekontakt kan forbedres.

Avvik III:

Vardø kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre arbeidet.

Tilsynet har avdekket flere forhold som samlet gir grunnlag for å konkludere med at Vardø kommune ikke har et styringssystem som tilfredsstiller kravet til internkontroll slik det følger av forskrift om internkontroll § 4.

Dato: 03.08.2007

Gry Bogetun
revisjonsleder

Linda Kråkenes
revisor

nders Jæger
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vardø kommune i perioden 22.03.2007 – 21.06.2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vardø kommune består av tettstedet Kiberg på fastlandet, og byen Vardø som ligger på en øy. Kommunen hadde 2057 innbyggere pr 01.01.2006 hvorav ca 250 av disse er bosatt i Kiberg, og de øvrige i Vardø by.

Kommunen har nylig gjennomført en omorganisering og er i en fase der ny organisering prøves ut. Kommunen er organisert med 7 virksomheter direkte underlagt rådmannen. Helse- og sosial og pleie- og omsorg er to atskilte virksomheter med særlig relevans for dette tilsynet.

Enhet for helse- og sosial har ansvaret for 7 avdelinger bestående av legetjenesten, sosialtjenesten, barnevernet, helsesøstertjenesten, psykiatritjenesten, PPT og fysioterapitjenesten.

Enhet for pleie- og omsorg har ansvar 7 team der hvert team skal ledes av en teamleder.

Hvert team skal i utgangspunktet ledes av en teamleder. Kommunen har rekrutteringsvansker, noe som har medført ekstraansvar for teamledere og enhetsledere.

Avlastning- og støttekontakttjenester tildeles i henhold til rutine/delegasjon for inntaktsteamet av dette. Korttid/avlastning ved sykehjemmet er delegert til leder ved sykehjemmet (nå enhetsleder) for inntil 1 mnd. Ut over dette behandles søknadene i inntaksteam.

3. Gjennomføring

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.03.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt .

Åpningsmøte ble avholdt 19.06.2007 .

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 20.06.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Område 1: Tildeling av avlastningstjenester

Tilsynet har undersøkt om kommunen gir relevant informasjon til søkerne, om tildeling av avlastning skjer uavhengig av diagnose og alder og saksbehandlernes kompetanse. Videre om det foretas relevant utredning av alle søkere, individuell vurdering i den enkelte sak og avslutningsvis om kommunen krever vederlag/egenbetaling for avlastning. Tilsynet undersøkte også om avlastning iverksettes snarest mulig, og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi avlastning straks.

Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester

Også her ble det sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne og om tildeling av støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. Relevant utredning av alle søkere og individuell vurdering i den enkelte sak ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om støttekontakt iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi støttekontakt straks.

Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

På dette området ble kommunens vurdering av kompetansekrav til støttekontakter og avlastere undersøkt. Videre om kommunen gir nødvendig opplæring og veiledning i forkant av tiltak, og underveis. Avslutningsvis undersøkte tilsynet kommunens evaluering av tjenesten, det vil si om mottakeren og støttekontakt/avlaster blir trukket med i evalueringen.

5. Funn

Avvik I:

Vardø kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester m.v. § 4-3 og 4-2, bokstav b, § 2-1 første, annet og tredje ledd,  § 8-1, kvalitetsforskriftens § 3 og internkontrollforskriftens § 4.

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen sikrer ikke individuell vurdering av søkernes behov for avlastning.

  • Alle gjennomgåtte vedtak mangler dokumentasjon på at det er foretatt individuell vurdering og vurdering av forsvarlighet, det vil si om utmålt hjelp er i samsvar med tjenestemottakers og omsorgsgivers behov.

b)      Kommunen sikrer ikke at saksbehandlere har tilstrekkelig kompetanse til å foreta relevant utredning og tildeling.

  • Kommunen har ikke tatt stilling til hvilken kompetanse de som tildeler avlastningstjenester må ha.
  • Kommunen har ikke system som fanger opp forhold ved saksbehandlingen som ikke er i samsvar med lovens krav.
  • Gjennomgang av saksmappene viser at det ikke foretas vurderinger av faglig forsvarlighet.
  • Det foreligger ikke kartlegging av kompetansebehov og plan for opplæring.

c)       Kommunen har ikke klart å sikre at alle tiltak kan iverksettes snarest mulig

  • Kommunen har i ett tilfelle brukt lang tid (1 år?) på etablere et avlastningstilbud.

Det er ikke iverksatt alternative tiltak i denne perioden.

d)       Kommunen sikrer ikke at tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har systematiske rutiner for å undersøke om tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

e)      Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik.
  • Det foreligger heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette bekreftes i intervjuene.

Merknad:

Kommunens informasjon om avlastning kan forbedres.

Kommunens nettsider gir informasjon om avlastningstjenester. Elektronisk søknadsskjema ligger på kommunens hjemmeside. Kommunen har ikke skriftlig materiell til de som ikke benytter nett, kommunens servicekontor er ikke operative ennå.

Avvik II:

Vardø kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester m.v. § 4-3 og 4-2, bokstav c, § 2-1 første, annet og tredje ledd, § 8-1, kvalitetsforskriftens § 3 og internkontrollforskriftens § 4.

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen sikrer ikke relevant og individuell utredning i alle støttekontaktsaker

  • I pleie- og omsorg viser saksmappene at det foretas ”førstegangs” utredning når første vedtak om støttekontakt ble fattet. De neste vedtakene viser tilbake til førstegangs utredning videre beskrives at tjenestemottakers situasjon ikke har endret seg.
  • Kommunen har ikke rutiner/prosedyrer som viser hva som ligger til grunn for en vurdering av at ”tjenestemottakers situasjon ikke har endret seg.
  • Det fremgikk av intervjuene at uformelle samtaler ofte ble lagt til grunn for kunnskap om tjenestemottakeres behov.
  • Alle vedtak mangler dokumentasjon på at det er foretatt individuell vurdering og vurdering av forsvarlighet, det vil si om utmålt hjelp er i samsvar med tjenestemottakers og behov.
  • I avdeling for psykiatri viser innsendt dokumentasjon og intervju at saksbehandlingen ikke skriftliggjøres. Det foreligger heller ikke annen dokumentasjon på relevant utredning og faglige vurderinger.

b)      Kommunen sikrer ikke alltid at det fattes vedtak som gjør at støttekontakttiltak kan iverksettes, eventuelt at alternative tiltak kan vurderes.

  • Dokumentgransking og intervju viser at det i ett tilfelle er fattet vedtak som ikke sikrer at tiltak kan iverksettes. Det vil si at vedtaket viser til tidligere vurdering av at søker har behov for støttekontakt. Det opplyses om at støttekontakt er vanskelig å få tak i og at tjenesten kan søkes på ny når støttekontakt er rekruttert.
  • Alle gjennomgåtte vedtak mangler dokumentasjon på at det er foretatt individuell vurdering og vurdering av forsvarlighet, det vil si om utmålt hjelp er i samsvar med tjenestemottakers og evt omsorgsgivers behov.

c)       Kommunen sikrer ikke at saksbehandlere har tilstrekkelig kompetanse til å foreta relevant utredning og tildeling.

  • Kommunen har ikke tatt stilling til hvilken kompetanse de som tildeler støttekontakttjenester må ha.
  • Kommunen har ikke system som fanger opp forhold ved saksbehandlingen som ikke er i samsvar med lovens krav.
  • Gjennomgang av saksmappene viser at det ikke foretas vurderinger av faglig forsvarlighet.
  • I intervju fremkommer det at støttekontakt tildeles for å ivareta behov for praktisk bistand.
  • Det foreligger ikke kartlegging av kompetansebehov og plan for opplæring.

d)      Kommunen sikrer ikke at tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har systematiske rutiner for å undersøke om tjenestetilbud gjennomføres i samsvar med vedtak.

e)      Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

  • Det er ikke utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik.

Det foreligger heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette bekreftes i intervjuene.

Merknad:

Kommunens informasjon om støttekontakt kan forbedres.

Kommunens nettsider gir informasjon om avlastningstjenester. Elektronisk søknadsskjema ligger på kommunens hjemmeside. Kommunen har ikke skriftlig materiell til de som ikke benytter nett, kommunens servicekontor er ikke operative ennå.

Avvik III:

Vardø kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre arbeidet.

Avvik fra myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 2-3, 2-1 første og annet ledd, internkontrollforskriftens § 4

Avviket bygger på følgende:

a)      Kommunen har ikke prosedyrer/rutiner som sikrer at tjenestyterne har kompetanse som er i samsvar med tjenestemottakers kompetansebehov

  • Det foreligger ikke generelle vurderinger av hvilken kompetanse en støttekontakt og privat avlaster må inneha.
  • Det foreligger ikke kartlegging av individuelle kompetansebehov og plan for opplæring.
  • Det gis med ett unntak ikke opplæring til støttekontakter og private avlastere.
  • Pleie- og omsorgstjenesten har flest støttekontakter som er en kombinasjon av støttekontakt og ansatt i pleie- og omsorg.
  • Det gjennomføres samtaler med nye støttekontakter der kommunen skaffer seg oversikt over søkers bakgrunn og motivasjon for å være støttekontakt.
  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke vurderer om private avlastere og støttekontaker har tilstrekkelig kompetanse.
  • I helse- og sosialtjenesten foreligger det ikke dokumentasjon på at avdelingene sikrer at tjenesteyterne har kompetanse som er i samsvar med søkernes behov.
  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke har tatt stilling til om de som vurderer støttekontakt- og avlasteres kompetanse har tilstrekkelig kompetanse.

b)      Kommunen sikrer ikke jevnlig evaluering og oppfølging under utførelse av oppdrag.

  • Det fremgår av dokumentasjon og intervju at kommunen ikke systematisk og jevnlig evaluerer tjenestetilbudet i vedtaksperioden.
  • Pleie- og omsorg ”har uformell kontakt” med støttekontaktene, enten gjennom at de naturlig møtes på jobb, eller i byen.
  • Kommunen innhenter ikke erfaringer og evt nye kompetansebehov fra tjenestemottakere og tjenesteytere.
  • Det foreligger ikke dokumentasjon fra avdeling for psykiatri.

c)       Kommunen sikrer ikke avlastnings- og støttekontakttjenestene gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

  • Det forelå ikke prosedyrer for avvikshåndtering og korrigering av avvik når tilsynet ble gjennomført.

Det forelå heller ikke prosedyrer for å avdekke fare for svikt og tiltak for å rette opp brudd på regelverket. Dette ble bekreftet i intervjuene.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet har avdekket flere forhold som samlet gir grunnlag for å konkludere med at Vardø kommune ikke har et styringssystem som tilfredsstiller kravet til internkontroll slik det følger av forskrift om internkontroll § 4.

Delegasjonsreglement er ikke oppdatert i henhold til ny organisering.

Innsendt dokumentasjon og muntlig informasjon viser at pleie- og omsorgsleder og fagansvarlig sykepleier fatter vedtak om avlastning og støttekontakt i pleie- og omsorgstjenesten.

Videre fatter helse- og sosialleder vedtak om støttekontakt- og avlastning for sosialtjenesten.

Det fattes også vedtak om støttekontakt i avdeling for psykiatri.

Det foreligger ikke planer og målsetninger for avlastnings- og støttekontakttjenestene. Kommunen har ikke sikret tjenestene ved felles prosedyrer og rutiner.

Tjenestene iverksettes og gjennomføres uten at kommunen vurderer kompetansebehovet.

Det foreligger ikke registreringer av resultat på området støttekontakt og avlastning som gir grunnlag for kontinuerlig evaluering og forbedring.

Virksomheten foretar ikke interne revisjoner av støttekontakt og avlastningstjenestene.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Rundskriv I-1/93 til sosialtjenesteloven
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Diverse dokumenter knyttet til nylig gjennomført omorganisering
  • Prosedyre for kartlegging og behandling av søknader inne pleie- og omsorg
  • 9 vedtak om støttekontakt
  • 5 vedtak om avlastning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Arkivmapper på de personer som mottar avlastning og/eller støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 22.03.2007
  • Oversendelse fra pleie- og omsorg datert 21.05.2007 og udatert oversendelse fra helse- og sosial, mottatt hos Fylkesmannen 24.05.2007
  • Diverse e-post og telefoner

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Hans Erik Wilhelmsen

Rådmann

 

X

 

Hege Wikestad

Enhetsleder pleie- og omsorg

X

X

X

Bård Martinsen

Enhetsleder helse- og sosial

X

X

X

Liane Eines

Fagansvarlig sykepleier

 

X

X

Tilsynet gjennomførte også samtaler med privat avlaster og støttekontakter. Av hensyn til at tjenestemottakerne er lett gjenkjennelige i en så liten kommune er disse navnene ikke ført på listen.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes, Anders Jæger og Gry Bogetun, sistnevnte som revisjonsleder.