Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og helsetilsynet i Finnmark gjennomførte tilsyn med tjenestetilbudet til voksne personer med psykiske lidelser i Sør – Varanger 11. og 12. september 2007.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

  • Oppstartsfasen: tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning.
  • Iverksettingsfasen: fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak.
  • Oppfølgingsfasen: oppfølging av tjenestemottakere, revurdering av behov og eventuell justering av tjenester.

I tilknytning til hver fase har det vært undersøkt om kommunen oppfyller krav i sosial- og helselovgivningen til brukermedvirkning, koordinering, individualisering og faglig forsvarlig tjenesteyting er blitt ivaretatt.

Tilsynet fant ingen avvik under tilsynet. Rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket følgende merknader:

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å klargjøre ansvars- og oppgavefordelingen mellom ansatte i psykisk helsevern og hjemmetjenesten, særlig i forhold til medikamenthåndtering.

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til avvikshåndtering og rapportering, særlig i mellom de ulike enhetene.

Dato:

Siri Ramberg
Revisjonsleder

Grethe Hansen
Revisor

Liv Tove Elvenes
 Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon Sør-Varanger kommune i perioden 11. – 12.september 2007. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gitt i oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Målgruppen for tilsynet er voksne med alvorlige psykiske lidelser som bor utenfor institusjon.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt Helsetilsynet i fylket og sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen kan føre tilsyn med kommunenes virksomhet etter sosialtjenesteloven § 2-6 og etter sosialtjenesteloven kapitlene 4, 4a, 6 og 7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sør-Varanger kommune har 9 490 innbyggere pr.01.01.07. Kommunen består av flere småbygder og kommunesentret er Kirkenes som er endepunkt for hurtigruta og E6. Kommunen grenser mot Russland og Finland dit det også er veiforbindelser. Stedet ble bygd opp rundt gruveselskapet A/S Syd-Varanger som drev gruvedrift etter jernmalm fram til 1996.

I dag er kommunen et viktig knutepunkt i utvikling av næringsmessig samarbeid med det nordvestlige Russland. De viktigste næringene er havnerelaterte, skipsreparasjon og service samt ulike virksomheter rettet mot det nordvestlige Russland. Forsvaret med Garnisonen i Sør-Varanger er også en viktig arbeidsplass, samt Kirkenes Sykehus. Kommunen har både voksenpsykiatrisk og barne - og ungdomspsykiatrisk poliklinikk.

Sør-Varanger kommune organiserer tjenestene sine gjennom rådmann som øverste administrative leder og etatsjefer. Kommunen er for tiden inne i en omorganiseringsprosess der de skal gå over til en to-nivå-modell.

Når det gjelder tjenester til mennesker med psykiske lidelser, er det i henhold til organisasjonskartet slik at alle de ulike virksomhetene og alle ansatte har et like stor ansvar for denne gruppen. Kommunen har likevel valgt å etablere en psykiatritjeneste som kommer i tillegg til det ordinære hjelpeapparatet.

Psykiatritjenesten er en del av helsetjenesten, og har egen virksomhetsleder. Nærmeste overordnede er helse – og sosialsjefen. Tjenesten er samlokalisert med legesentret, ergo – og fysioterapitjenestene og helsestasjonen. Psykisk helsetjeneste følger opp brukere gjennom samtaler, nettverksarbeid, tverrfaglig arbeid, planlegging og koordinering av tjenester, veiledning, undervisning og rådgivning. I tillegg har psykisk helsetjeneste hovedansvaret for omsorgsboliger, og et dag - og aktivitetstilbud. Tjenesten har ansvar for medisineringen av enkelte personer som er innskrevet i tjenesten. De øvrige er det hjemmebasert omsorg som har ansvar for mht medisinering.

Tjenesten har totalt 7 ½ stilling med høgskoleutdanning, miljøarbeidere og hjemmekonsulent. I tillegg er det 2 stillinger på dag - og aktivitetstilbudet og i omsorgsboligene. Tjenesten har kun åpent i vanlig kontortid, men har døgnkontinuerlig bemanning i omsorgsboligene.

Leder av psykiatritjenesten har faste møter med helse og sosialsjefen hver uke.

Andre virksomheter som gir tjenester er fastleger, hjemmebasert omsorg og sosialtjenesten.

Hjemmebasert omsorg er også underlagt helse og sosialsjefen og har ansvar for å gi hjemmebaserte tjenester til denne gruppen, herunder ansvar for å gi medisiner.

Kommunen har også en koordinerende enhet, med hovedansvaret for utarbeidelse av individuelle planer.

Sosialtjenesten har nylig gått over til Nav med en minimumsløsning, det vil si at kun økonomisk bistand og med dertilliggende råd og veiledning er blitt en del av Nav -kontoret i kommunen. Sosialtjenestens øvrige oppgaver bl. a oppfølging av rusmisbrukere er fremdeles tillagt sosialkontortjenesten. Sosialtjenesten har ansatt miljøarbeidere som jobber mest med mennesker med rusrelaterte problemer, også ut over ordinær arbeidstid. Miljøarbeidertjenesten jobber også sammen med miljøarbeiderne som er ansatt i psykisk helsevern.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.03.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11. september 2007 .

Intervjuer
13 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.september 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt ulike deler av tjenestetilbudet til voksne med alvorlige psykiske lidelser som har behov for langvarige og/eller koordinerte helse- og sosialtjenester. De aktuelle problemområder som har blitt undersøkt er inndelt i 3 faser:

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Sikrer at den har tilgjengelige helse- og sosialtjenester som på en forsvarlig måte mottar og om nødvendig henviser til rette instans.
  • Sikrer forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeid med tjenestemottaker.
  • Fatter beslutninger og vedtak som tilrettelegger for forsvarlige tjenester

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Sikrer at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Sikrer at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger
  • Sikrer krisehåndtering på en forsvarlig måte

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Sikrer kontinuitet og stabilitet i tjenesten
  • Sikre at nye/endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer iverksettes på en samordnet måte

I forhold til hver fase er det undersøkt om kommunen ivaretar myndighetskrav i forhold til:

  • Brukermedvirkning
  • Koordinering
  • Individualisering
  • Faglig forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale hva gjelder å klargjøre ansvars og oppgavefordelingen, særlig i forhold til medikamenthåndtering

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

  • Det framkommer i intervju at flere ansatte er usikre på hvilket ansvar og oppgaver hjemmebasert omsorg, lege og psykisk helsetjeneste har i forhold til denne pasientgruppen, særlig når det gjelder medisineringen.
  • Det er usikkert om ansvar og oppgavefordeling i forhold til medisinering er avklart med bakgrunn i pasientens behov eller utfra en generell vurdering.
  • Det ytres særlig stor usikkerhet mht ansvar for å følge med på virkninger og bivirkninger etter at brukeren har fått tildelt sine medikamenter, samt vurdere pasientens generelle tilstand.

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til avvikshåndtering og rapportering

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

  • I intervju kommer det fram at kommunen har få skriftlige rutiner for avvikshåndtering, og at mange utrykker usikkerhet i forhold til når og hvordan man skal rapportere (særlig om man ønsker å rapportere til en annen virksomhet), og hva som regnes som avvik. Kommunen bør vurdere om det er behov for skriftliggjøring av slike rutiner

6. Regelverk

  • Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 13. desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester mv (Sosialtjenesteloven )
  • Lov av 30. mars 1884 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten(tilsynsloven )
  • Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell mv. (helsepersonelloven )
  • Lov av 2. juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven )
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten (kvalitetsforskriften )
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan )
  • Forskrift av 28. juni 2001 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 23. november om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift av 20. desember 2000 om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisering av det psykiske helsearbeidet i kommunen
  • Oversikt over organisasjonen
  • Stillingsbeskrivelser
  • Kompetanseplan for psykiatritjenesten
  • Kompetanseplan for helse- og sosialetaten
  • Maler for vedtak
  • Maler for individuell plan
  • Beskrivelse av koordinerende enhet
  • Rutiner for saksbehandling

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tilsynet gjennomgikk 15 journaler og sjekket disse både i profil og i papirjournal. I tillegg sjekket tilsynet 5 journaler i forhold til vedtak på støttekontakt for personer som ikke hadde øvrige tjenester.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Finnmark/ Fylkesmannen i Finnmark:

  • Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen / Helsetilsynet i Finnmark av 15. mars 2007.
  • Program for tilsynet sendt 11. juli 2007
  • E-post til Sør-Varanger kommune av 23. juli, etterspørsel etter ytterligere dokumentasjon
  • E-post fra Sør-Varanger kommune med oversikt over ansatte.
  • E-post fra Sør-Varanger kommune datert 16. august, redegjørelse for dokumentasjon som etterspørres

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gøril Jensen

Leder for psykiatritjenesten

x

x

x

Karin Johansen

sosialkurator

x

x

x

Elvira Røst

Miljøterapeut, psykiatritjenesten

x

x

 

Anne Lill Haabeth

Psykiatrisk sykepleier, psykiatritjenesten

x

x

x

Vibeke H. Hanslien

Sykepleier, hjemmebasert omsorg

x

x

 

Anita Gade Lundlie

Vernepleier, psykiatritjenesten

 

x

 

Hild Ulvang

Avdelingssykepleier, hjemmebasert omsorg

x

x

x

Solveig Langeland

Fagkonsulent, koordinerende enhet

 

x

x

Hanne Lillevik

Hjelpepleier, hjemmebasert omsorg

 

x

 

Sandra Frydstad

Virksomhetsleder, hjemmebasert omsorg

x

x

x

Sissel Johnsen

Leder, sosialtjenesten

x

x

 

Elisabeth Boine

Psykiatrisk sykepleier

x

x

 

Siw Inger Braathen

Helse- og sosialsjef

x

x

x

Bente Larssen

Rådmann

 

x

 

Mona Søndenå

Kommunelege

x

   

Harald Sunde

Kommunelege

     

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Grethe Hansen, revisor / jurist
Siri Ramberg, revisjonsleder, rådgiver
Liv Tove Elvenes, seniorrådgiver, revisor