Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark gjennomførte tilsyn med tjenestetilbudet til voksne personer med psykiske lidelser i Vadsø kommune 3.-5. september 2007.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

  • Oppstartsfasen: tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning.
  • Iverksettingsfasen: fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak.
  • Oppfølgingsfasen: oppfølging av tjenestemottakere, revurdering av behov og >eventuell justering av tjenester.

I tilknytning til hver fase har det vært undersøkt om kommunen oppfyller krav i sosial og helselovgivningen til brukermedvirkning, koordinering, individualisering og faglig forsvarlig tjenesteyting.

Tilsynet fant ingen avvik under tilsynet. Rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å sikre krisehåndtering på en forsvarlig måte.

Merknad 2:
Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til avvikshåndtering og rapportering, særlig i mellom de ulike virksomhetene.

Dato 30.09.2007

Siri Ramberg
revisjonsleder

Grethe Hansen
revisor

Liv Tove Elvenes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vadsø kommune i perioden 3. - 5. september 2007. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gitt i oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Målgruppen for tilsynet er voksne med alvorlige psykiske lidelser som bor utenfor institusjon.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt Helsetilsynet i Fylket og sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen kan føre tilsyn med kommunenes virksomhet etter sosialtjenesteloven § 2-6 og etter sosialtjenesteloven kapitlene 4, 4a, 6 og 7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vadsø kommune er fylkeshovedstaden i Finnmark med 6096 innbyggere pr. 01.01.07. Det bor noe over 5000 innbyggere i selve byen og vel 1000 fordelt i mindre tettsteder øst og vest for byen.

Organisatorisk er Vadsø en to- nivå kommune. Det vil si at tjenestene er organisert i virksomheter under rådmannen. Rådmannen har overordnet ansvar og myndighet for personal, økonomi, fag og administrasjon, mens virksomhetsleder har ansvar for den daglige driften. Tjenestene innenfor områdene pleie, rehabilitering og omsorg er inndelt i 7 virksomheter herunder psykiatrisk virksomhet og 2 baser for hjemmebasert omsorg. Tjenester til psykisk syke ytes også av sosialtjenesten og fastlegene.

Psykiatrisk virksomhet består av ansatte med flerfaglig kompetanse bl. a psykolog, psykiatrisk sykepleier, sykepleiere, barnevernspedagog, psykiatrisk vernepleier og miljøarbeidere. Tjenesten har egen tilsynslege tilknyttet virksomheten. Pasientene har i tillegg til dette også ordinær fastlege. Psykiatritjenesten har en stabil bemanning, og man har utviklet de ansattes kompetanse over tid. Virksomheten er kun åpen i vanlig kontortid.

Virksomhetens målsetting er at mennesker med psykiske lidelser skal bli i stand til å mestre eget liv. Tjenesten skal via sine ansatte blant ivareta det psykososiale tilbudet til denne gruppen. Pr 2007 er det ca 50-60 personer som er innskrevet i tjenesten.

Tjenesten foretar selv kartlegging av de personene som kontakter dem.

Hjemmebasert omsorg har ansvar for medikamenthåndtering og ivaretakelse av de innskrevne pasientene når psykiatrisk enhet ikke er åpen/tilgjengelig. Det er også ansatte ved hjemmebasert omsorg som utreder og fatter vedtak om sosiale tjenester, som praktisk bistand, støttekontakter m. v.

Kommunen har også et samordningsteam for personer med sammensatte behov og en stilling som koordinator for samordnet tjeneste. Tanken bak ordningen er at de som har behov for tjenester fra flere innstanser i kommunen skal kunne henvende seg ett sted, og der møte noen som kan hjelpe dem videre i systemet.

Teamet består av ansatte fra PPT, helsetjenesten, sosial, barnevern og flyktningetjenesten, hjemmebasert omsorg og psykiatrisk virksomhet. Teamet skal blant annet ta initiativ til utarbeidelse av individuell plan. Kommunen har en systemkoordinator som skal være kontakt mellom brukeren og samordningsteamet.

Koordinator har kontor på psykiatrisk virksomhet, og har ansvar for å kartlegge behovet for individuell plan for pasienter innskrevet i tjenesten.

Kommunens sosialtjeneste har ansvar for bl. a. økonomisk sosialhjelp til personer med alvorlige psykiske lidelser, slik de har det for kommunens øvrige befolkning.

Sosialkontoret har organisert seg slik at de har et eget mottaksteam, og egne oppfølgingsteam. Tanken bak dette er at man skal avdekke folks behov i mottaket, og så skal de følges opp av oppfølgingstjenesten. I mottaksteamet har kommunen en ansatt med videreutdanning i psykisk helse. Sosialtjenesten har også et korps av miljøarbeidere som arbeider utenom vanlig kontortid.

De ulike virksomhetene har ingen faste samarbeidsmøter der man diskuterer rutiner og lignende i forhold til denne pasientgruppen. Det finnes heller ingen rutiner for rapportering mellom de ulike virksomhetene hva gjelder tjenestetilbudet til denne gruppen personer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.03.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Intervju av leger og innhenting av informasjon fra DPS-er ble gjort før tilsynet

Åpningsmøte ble avholdt 4. september 2007.

Intervjuer
14 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 5. september 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt ulike deler av tjenestetilbudet til voksne med alvorlige psykiske lidelser som har behov for langvarige og/eller koordinerte helse- og sosialtjenester. De aktuelle problemområder som har blitt undersøkt er inndelt i 3 faser:

Oppstartsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Sikrer at den har tilgjengelige sosial- og helsetjenester som på en forsvarlig måte mottar henvendelser og om nødvendig henviser til rette instans.
  • Sikrer forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeid med tjenestemottaker.
  • Fatter beslutninger og vedtak som tilrettelegger for forsvarlige tjenester.

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Sikrer at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid.
  • Sikrer at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger.
  • Sikrer krisehåndtering på en forsvarlig måte.

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

  • Sikrer kontinuitet og stabilitet i tjenestene.
  • Sikrer at nye / endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer iverksettes på en samordnet måte.

I forhold til hver fase er det undersøkt om kommunen ivaretar myndighetskrav i forhold til:

  • Brukermedvirkning
  • Koordinerning
  • Individualisering
  • Faglig forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å sikre krisehåndtering på en forsvarlig måte.

Med krise menes her situasjoner enkelmennesker opplever som kritiske for seg, og der vanlige mestringsstrategier og tjenester ikke strekker til. Kriser kan oppstå som en del av den psykiske lidelsen uten at det nødvendigvis har noe med ytre forhold å gjøre, og høytider, helger og natt er ”høyrisikoperioder”. Kommunen må ha systemer som sikrer kontinuitet og stabilitet i tjenestene slik at kriser i minst mulig grad oppstår på grunn av dette. Det skal eksempelvis være mulig å få tak i hjelp når man trenger det, og hjelpeapparatet må ha kunnskap om hvordan de skal takle dette.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

  • Gjennom intervjuer framkommer det at enkelte ansatte har liten kompetanse i forhold til krisehåndtering, og at det utrykkes usikkerhet i forhold til hva man skal/bør gjøre i det enkelte tilfelle.
  • Det er ingen faste rutiner som beskriver hvem, og eventuelt hvilken instans som skal kontaktes om kriser oppstår.
  • Det er ingen faste rutiner for hvilken informasjon hjemmebasert omsorg får fra psykiatrisk virksomhet dersom de skal inn å utføre andre tjenester enn de de utfører til vanlig for denne brukergruppen, eller må føre tilsyn utover det som er bestemt på forhånd i vedtak og lignende.
  • Psykiatritjenesten har for sin del rutiner for varsling om redusert åpningstider, fravær hos enkeltansatte og har rutiner for hvordan pasientene da ivaretas.
  • Det finnes imidlertid ikke faste rutiner for samarbeid og informasjon til andre tjenester i slike tilfeller, og de øvrige tjenestene har ikke samme rutine for tilfeller som nevnt over.

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til avvikshåndtering og rapportering, særlig i mellom de ulike virksomhetene.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

  • Kommunen som sådan har få skriftlige rutiner for avvikshåndtering, og mange ansatte utrykker usikkerhet i forhold til når og hvordan man skal rapportere.
  • Dette gjelder særlig om man ønsker å rapportere til en annen virksomhet. Det utrykkes også usikkerhet i forhold til hva som regnes som avvik.

6. Regelverk

  • Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 13. desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester m.v (Sosialtjenesteloven)
  • Lov av 30. mars 1884 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
  • Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell m.v (helsepersonelloven)
  • Lov av 2. juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker ( forvaltningsloven)
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift av 23 desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven ( forskrift om individuell plan)
  • Forskrift av 28. juni 2001 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 23. november om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift av 20. desember 2000 om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart, overordnet målsetting
  • Beskrivelse av psykiatrisk virksomhet
  • Virksomhetsplan 2007 for helsevirksomheten
  • Funksjonsbeskrivelser
  • Delegasjonsreglement
  • Plan for pleie, rehabilitering - og omsorgstjenesten i kommunen
  • Kompetanseplan
  • Maler for Individuell plan
  • Beskrivelse av samordningsteamet
  • Kriterier for tildeling av tjenester - utdrag
  • Prosedyrebeskrivelser
  • Sjekkliste saksbehandling / oppfølging
  • Mal for vedtak i h.h.t sosialtjenesteloven kap 4
  • Mal for vedtak i h.h.t kommunehelsetjenesteloven

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 15 datajournaler i profil. Tilsynet gjennomgikk også en del papirjournalen med informasjon om de samme brukerne, som vi sjekket i profil.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Finnmark/ Fylkesmannen i Finnmark:

  • Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen/ Helsetilsynet i Finnmark av 15. mars 2007.
  • E-post fra Vadsø kommune av 3. juli med oversikt over ansatte og beskjed om kontaktperson for tilsynet.
  • Dokumentoversendelse fra Vadsø kommune juli 2007
  • Program for tilsynet sent 10. juli 2007.
  • E-post til Vadsø kommune datert 24. juli, etterspørsel etter ytterligere dokumentasjon
  • E-post fra Vadsø kommune- ytterligere dokumentasjon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Marit Nordstrand

Virksomhetsleder, psykiatrisk enhet

x

x

x

Vivian Wara

Sosionom sostjenesten

x

x

Nick Williams

Saksbehandler/ koordinator

x

x

Hilde Arvola

Systemkoordinator

x

x

Anne Grethe Olsen

Sykepleier, psykiatrisk enhet

x

x

x

Øystein W.W. Knudsen

Sosialkurator

x

x

Marianne P. Jensen

Konsulent, sosialtjenesten

x

x

Simone Gærne

Sykepleier, hjemmebasert omsorg

x

x

Sinnikka Jørgensen

Psykiatrisk sykepleier

x

x

Trond Haugvold

Fagarbeider, psykiatrisk enhet

x

x

x

Ranja Sivertsvik

Virksomhetsleder, hjemmebasert omsorg

x

x

Helge Roald

Virksomhetsleder, sosialtjenesten

x

x

x

Bjørnar Bang

Rådgiver, rådmannens stab

x

x

x

Jens R Betsi

Rådmann

x

x

x

Wenche Danielsen

Student(sosionom)

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Siri Ramberg, revisjonsleder
Grethe Hansen, revisor
Liv Tove Elvenes, revisor