Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av kommunes styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i gjennomførte i 12.02 27.06.2008 tilsyn med helse- sosial- og barneverntjenester til barn i Hammerfest kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Tilsynet fant 1 avvik:

Hammerfest kommune har ikke styringssystemer som systematisk sikrer samordnende tjenester til utsatte barn og unge.

Vadsø 27.06.2008

Beate S. Lupton
revisjonsleder

Mette Løfgren
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 12.02 - 27.06.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 - 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i Finnmark. Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnende tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hammerfest kommune hadde pr. 01.01. 2008, 9407 innbyggere. Andelen av barn og unge i kommunene i alderen 0-17 år 23,9 % hvilket er svært nær landsgjennomsnittet (2006). Kommunen er ellers i sterk vekst i hovedsak på grunn av utbygging av Snøhvit feltet. Arbeidsledigheten er 2,3 %, litt under landsgjennomsnittet. Andelen i primærnæringene er som landsgjennomsnittet 3,7 % og betydelig under Finmark som er 6,9 % (2006).

Hammerfest kommune har en sektororganisering med 7 sektorer. Alle sektorene er organisert med et ulikt antall virksomheter. Barneverntjenester er organisert i sektor for skole og oppvekst. Denne sektoren består av 13 virksomheter. Alle skolene, voksenopplæringssentret, PPT og barneverntjenesten er egne virksomheter med egen leder i sektor for skole og oppvekst.

Sosialtjenesten og rusmiddeltjenesten er organisert i sektor for sosiale tjenester. Psykiatritjenesten er i sektor for pleie og omsorg med til sammen 10 virksomheter. Kommunens oppsøkende/forebyggende ungdomstjeneste er organisert i sektor for kultur og idrett som en av seks virksomheter. Kommunens koordinator som tildeler støttekontakter ligger i stab i kultur og idrettssektoren.

Helsesøstertjenesten og legetjenesten er organisert i sektor helse som 2 av tre virksomheter, og barnehagene er organisert i egen sektor som består av 9 virksomheter.

Kommunen har en koordinator for individuell plan (IP) som mottar alle søknadene. Denne er organisert i stab i sektor for pleie og omsorg.

3. Gjennomføring

Forut for gjennomføringen av tilsynet ble det innhentet informasjon fra skole og PPT.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.02. 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.06. 2008.

Intervjuer: 11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.06. 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om de kommunale helse- sosial- og barneverntjenestene, sikrer at utsatte barn i skolepliktig alder får nødvendig hjelp til rett tid og på en samordnet måte.

Tilsynet omfattet:

  • Om kommunen sikrer at behov for samordnede tjenester blir fanget opp og nødvendige tjenester blir gitt til rett tid
  • Om kommunen sikrer at helse- sosial- og barneverntjenestens undersøkelse/utredning innebærer vurdering av behov for andre tjenester samt at tjenestene samarbeider i utredningen og følger opp barna/foreldrene
  • Om kommunen sikrer at helse- sosial- og barneverntjenestene ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenestene
  • Om kommunen sikrer at tjenestene har tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver slik at praktisering av taushetsplikt, innhenting av samtykke, opplysningsplikt og opplysningsrett ikke blir til hinder for nødvendig samarbeid

Med utsatte barn menes: barn og unge som ved tilbaketrekking, utagering, rusmisbruk eller på annen måte viser ved sin oppførsel at de har behov for samordnet bistand fra barnevernet og helse- eller sosialtjenesten. Utsatte barn inkluderer også barn som har behov for samordnet bistand på grunn av foreldrenes atferd eller situasjon.

Tilsynet omfattet også undersøking av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om å legge til rette eventuell overgang mellom de to tjenestene for ungdom ved 18 - 23 år.

5. Funn

5.1 Avvik:

Hammerfest kommune har ikke styringssystemer som systematisk sikrer samordnende tjenester til utsatte barn og unge.

Avvik fra:

  • Lov om barneverntjenester § 3-2 jfr. Lov om sosialtjenester § 3-2 og lov om kommunehelsetjenester § 1-4, 2 ledd.
  • Forskrift for internkontroll for sosial og helsetjenesten § 4.
  • Forskrift for internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ikke tilrettelagt for sektor overgripende samarbeid
  • Planverket beskriver i liten grad formelle samarbeidsstrukturer.
  • Det er bare delvis lagt til rette for virksomhetsovergripende samarbeid innad i sektorene.
  • Det er opptil de enkelte virksomheter og ledere å initiere samarbeid.
  • Samarbeid er ofte avhengig av enkelt personer

5.2 Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Barneverntjenesten i Hammerfest har utarbeidet omfattende interne prosedyrer.

6. Vurdering av kommunes styringssystem

Hammerfest kommune har en organisering med 7 ulike sektorer, hvorav de aktuelle tjenestene for utsatte barn er organisert i 5 av disse. Dette stiller spesielt stort krav til overordnet styring og samordning av tjenestetilbudet. Hammerfest har ikke en overordnet styring som tilretterlegger for samarbeid mellom sektorer og virksomheter når det gjelder utsatte barn.

Dette kan medføre fare for svikt i samordning av helse-, sosial- og barneverntjenestene for denne gruppen.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Hammerfest kommune
  • Organisasjonskart over sektor helse
  • Liste over ansatte i helsestasjon og skolehelsetjenesten
  • Informasjonsbrosjyre for skolehelsetjenesten i Hammerfest kommune
  • Virksomhetsplan for helsestasjon 2008
  • Oversikt over ansatte i sektor for sosiale tjenester
  • Organisasjonskart over sosialtjenesten i Hammerfest kommune
  • Informasjon vedrørende kommunenes gjeldsrådgivning
  • Informasjon vedrørende kommunens økonomiske sosialhjelp
  • Informasjon vedrørende kommunens rustjeneste
  • Organisasjonskart over barneverntjenesten i Hammerfest kommune
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
  • Virksomhetsplan for barneverntjenesten
  • Barneverntjenestens prosedyrer på mottak av meldinger og div. hjelpeskjemaer vedrørende behandling av meldinger
  • Barneverntjenestens prosedyrer for undersøkelse og div. hjelpeskjemaer for gjennomføring av undersøkelse
  • Mal for diverse fullmakts-/samtykkeskjema
  • Informasjonsskriv om behandling av personopplysninger i barnevernsaker
  • Informasjonsskriv til partene i barnevernsaker
  • Diverse momentlister ved innhenting av opplysninger fra andre tjenester
  • Mal på diverse orienteringsbrev til foresatte
  • Mal for undersøkelsesrapport i h.h.t lov om barneverntjenester § 4-3
  • Sjekklister for samtaler i undersøkelsessaker
  • Skriv om årsaksmodeller for omsorgssvikt
  • Sjekkliste for bruk ved utredning av foreldre/barn
  • Mal for kartlegging av barn: dagsanamnese, nettverkskart, datastav og vurderingsskjema
  • Diverse hjelpemateriell for kartlegging av problematferd
  • Spørreskjema for foreldre
  • Spørreskjema for barn og ungdom fra 12 år
  • Spørreskjema for barn i alderen 8 – 11 år

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Kommuneplan for Hammerfest 2006-2018
  • Plan for habilitering og rehabilitering 2006-2011
  • Søknad om individuell plan
  • Mal for individuell plan
  • Retningslinjer – koordineringsteam for funksjonshemmede barn og unge
  • 2 referater for koordineringsteamet for barn og unge
  • 2 referater fra samarbeidsmøter mellom barneverntjenesten og helsesøstertjenesten.
  • Mandat for SLT
  • Revidert oversikt over SLT tiltak
  • 3 referater fra møter i SLT team
  • Retningslinjer for ansvarsgruppe/rehabilitering
  • Prosedyrer for samtykke/fullmakt – sosialtjenesten
  • Rutiner i bekymringssaker – skoler

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Fylkesmannen/Helsetilsynet i Finnmark sitt varsel med kommunale helse-, sosial- og barneverntjenester til barn i Hammerfest kommune av 12.02. 2008.
  • Tilbakemelding på varsel og oversendelse av etterspurt dokumentasjon av 24.04. 2008.
  • Oversendelse av program for tilsynet fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Finnmark 27.05. 2008.
  • E - poster vedrørende korrigering av program

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Dagny Haga

Rådmann

x

x

Anniken Olaussen

Barnevernkonsulent

x

x

x

Wenche Bjørnå-Larsen

Virksomhetsleder Barnevern

x

x

x

Ann-Merete Netland

Barnevernkonsulent

x

x

Roy Ole Elverum

Barnevernkonsulent

x

Mona Storvik

Barnevernkonsulent

x

Steinar Paulsen

Sektorleder for skole og oppvekst

x

x

x

Else-Karin Strømme

Sektorleder sosial

x

x

x

Inger Wembstad

Helsesøster

x

x

x

Bente Bergheim

Rehabiliteringskoordinator

x

Marit Enevold

Virksomhetsleder for PPT

x

Gro Hågensen

Ledende Helsesøster

x

x

Ulf Eliassen

Miljøarbeider i rustjenesten

x

x

Torill Stenersen

Virksomhetsleder for rustjenesten

x (tlf.)

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Beate S. Lupton, revisjonsleder, ass. fylkeslege, Helsetilsynet i Finnmark
Liv Tove Elvenes, revisor, seniorrådgiver, Fylkesmannen i Finnmark
Mette Løfgren, revisor, rådgiver, Fylkesmannen i Finnmark