Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark gjennomførte i perioden 11.02.2008 - 03.06.2008 tilsyn med kommunale helse-, sosial- og barneverntjenester til barn i Vadsø kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble gitt en merknad:


Kommunen kan forbedre samarbeid rundt utsatte barn.

Dato: 3.6.2008

Beate Søholt Lupton
revisjonsleder

Tor Villanger-Tvedt
revisor

Mette Løfgren
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 11.02.08-06.05.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 - 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare, og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vadsø kommune har 6065 innbyggere (2007). Det har vært en svak nedgang i befolkningen siste 10 år. 25,3 % av befolkningen er under 18 år, noe som er litt høyere enn landsgjennomsnittet. Vadsø er fylkeshovedstad for Finnmark.

Byen er flerkulturell med betydelig kvensk innslag. I nyere tid har byen vært preget av en høy andel flyktninger både bosatte og asylsøkere på mottak, til sammen ca 600. Disse utgjør dermed ca 10 % av befolkningen.

De kommunale tjenestene er organisert i en to nivå modell med 27 virksomheter, dette er for tiden under omorganisering. Barneverntjenester, sosialtjenester og helsetjenester til barn er lokalisert til enhetene sosial, barnevern og flyktningetjeneste, psykiatritjenesten, helsevirksomheten og hjemmebasert omsorg (øst).

I psykiatritjenesten er det ansatt systemkoordinator for Vadsø kommune som koordinerer alle søknader om individuell plan, og fremmer saker til samordningsteamet. Samordningsteamet behandler i tillegg til disse søknadene saker av prinsipiell karakter som gjelder samordning.

Anonyme drøftinger av barn som trenger sammensatte tjenester foregår også i noen grad i samordningsteamet.

Vadsø kommune har vedtatt familiesenter modell for å bedre og videreføre det arbeidet som er startet rundt samordningsteamet. Familiesenteret skal videreføre systemet med en port inn. Familiesenteret vil omfatte barnevern, PP tjeneste, helsesøster, logoped og spesialpedagogisk team fra pedagogisk senter, og deler av psykiatrisk enhet. Rådmannen har administrativt vedtatt at familiesenteret skal være operativt i løpet av sommeren 2008 og leder er ansatt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble 11.02.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 05.05.08.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet, i tillegg ble det innhentet supplerende informasjon fra skole og PPT, til sammen 3 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.05.08

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om de kommunale helse- sosial- og barneverntjenestene, sikrer at utsatte barn i skolepliktig alder får nødvendig hjelp til rett tid på en samordnet måte.

Tilsynet omfattet:

  • Om kommunen sikrer at behov for samordnet tjenester blir fanget opp og nødvendige tjenester blir gitt til rett tid
  • Om kommunen sikrer at helse- sosial- og barneverntjenestens undersøkelse/utredning innebærer vurdering av behov for andre tjenester samt at tjenestene samarbeider i utredningen og følger opp barna/foreldrene
  • Om kommunen sikrer at helse- sosial- og barneverntjenestene ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenestene
  • Om kommunen sikrer at tjenestene har tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver slik at praktisering av taushetsplikt, innhenting av samtykke, opplysningsplikt og opplysningsrett ikke blir til hinder for nødvendig samarbeid

Med utsatte barn menes: barn og unge som ved tilbaketrekking, utagering, rusmisbruk eller på annen måte viser ved sin oppførsel at de har behov for samordnet bistand fra barnevernet og helse- eller sosialtjenesten. Utsatte barn inkluderer også barn som har behov for samordnet bistand på grunn av foreldrenes atferd eller situasjon.

Tilsynet omfattet også undersøking av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om å legge til rette eventuell overgang mellom de to tjenestene for ungdom ved 18 — 23 år.

5. Funn

5.1 Ingen avvik påvist

5.2 Merknader

Merknad 1:

Kommunen kan forbedre samarbeidet rundt utsatte barn.  

Følgende observasjoner ligger grunn for merknaden:

  • De aktuelle tjenestene har et system for samarbeid, men tjenesten kan bli flinkere til å kvalitetssikre at rutinene blir fulgt. Dette gjelder samarbeidet mellom barnevernet og skoler / helsestasjon.
  • Praksis viser at tjenestene i stor grad samarbeider, men dette kunne vært bedre skriftlig dokumentert i journal.
  • Det ble under intervjuene uttrykt behov for noe bedre kunnskap om de involverte tjenestene/virksomhetene.
  • Avvik meldes som oftest muntlig til virksomhetsleder, men skriftlige rutiner vil kunne medvirke til mer forpliktende avvikshåndtering

5.3 Tilsynet har for øvrig merket seg:

Vadsø kommune har flere overordnede planer for samarbeidet rundt barn. Det finnes plan for samordningsteam, ressursteam og familiesenter, og planene er kjent og i bruk.

Når individuell plan vurderes opprettet, eller er opprettet, er samarbeid rundt klienten organisert i samordingsteam. Det foreligger retningslinjer for samarbeidet og de følges. Ansvarslinjene er klare.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (Bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (Khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Vadsø kommune; organisasjonskart
  • Vadsø kommune; delegasjonsreglement
  • Vadsø kommune, sosial-, barnevern og flyktninger, lovgrunnlag, oversikt
  • Organisasjonskart for barnevernstjenesten i Vadsø kommune
  • Oversikt over ledere og ansatte i barnevernstjenesten i Vadsø kommune
  • Virksomhetsplan for sosial og barnevernsvirksomheten 2008
  • Rutinebeskrivelser for barnevernstjenesten i Vadsø kommune
  • Organisasjonskart for virksomhetene innen PLO og rehabilitering
  • Oversikt over ansatte som har ansvar i forhold til STJL §4-3 og 4-4
  • Funksjonsbeskrivelse for koordinator i PLO
  • Funksjonsbeskrivelse for inntaksteam
  • Prosedyrebeskrivelse for utredning av saker, brukermedvirkning, vedtak, koordinering av tjenester, journalføring
  • Kriterier for tildeling av støttekontakt
  • Kriterier for tildeling av avlastning for familier med funksjonshemmede barn
  • Etiske retningslinjer for PLO i Vadsø kommune
  • Retningslinjer for individuell plan
  • Tjenestestandard for hjemmebasert omsorg øst
  • Strategi og handlingsplan for hjemmebasert omsorg øst
  • Rullering av plan PLO og rehabilitering i Vadsø kommune
  • Statistikk vedrørende støttekontakt og besøkshjem
  • Psykiatrisk virksomhet, strategi og handlingsplan
  • Tjenestestandard for psykiatrisk virksomhet
  • Oversikt over ansatte i psykiatrisk virksomhet
  • Plan for psykisk helsearbeid i Vadsø kommune 2007-2010
  • Psykolog i Vadsø kommune, arbeidsoppgaver
  • Samordningsteamet i Vadsø kommune, en port inn
  • Vadsø kommune, individuell plan, skjematikk
  • Søknad om individuell plan
  • En veileder til søknad om Individuell plan
  • Organisasjonskart for helsevirksomheten
  • Tjenestestandard for helsevirksomheten
  • Strategi og handlingsplan for helsevirksomheten 2008
  • Rutinebeskrivelse for å sende bekymringsmelding til barnevernet
  • Internkontrollsystem for helsetjenesten 2007
  • Offentlig legeoppgaver
  • Leger i skolehelsetjenesten
  • Organisasjonskart helsestasjonen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Prosjektrapport: Etablering av Vadsø familiesenter
  • Ressursteamet for vold i nære relasjoner/seksuelle overgrep Varsel om landsomfattende tilsyn med kommunale helse-, sosial- og barnevernstjenester til barn i Vadsø kommune.
  • 10 journaler fra skolehelsetjenesten
  • 10 journaler fra sosialkontoret
  • 10 journaler fra kommunepsykolog
  • 20 journaler fra barnevernet

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Helsetilsynet i Finnmark 11.02.08:Varsel om landsomfattende tilsyn med kommunale helse-, sosial- og barnevernstjenester til barn i Vadsø kommune
  • Vadsø kommune 14.03.08: Oversendelse av dokumenter i forbindelse med tilsynet
  • Helsetilsynet i Finnmark 19.03.08; Program for tilsynet
  • Helsetilsynet i Finnmark 22.04.08: Revidert program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Nick Williams

Koordinator

x

Lise Øfeldt

PPT

x

x

Inger Lise Jakobsen

Barnevernkonsulent

x

Jan Håkon Antonsen

Barnevernkonsulent

x

Gro Harila Christensen

Barnevernskonsulent

x

x

x

Øystein Knudsen

Sosialkonsulent

x

x

x

Ørligur Jessen

Teamleder forebyggende enhet

x

x

x

Sissel Richardsen

Teamleder barnevern

x

x

Hilde Arvola

Systemkoordinator

x

x

Jens Jensenius

Kommunal psykolog

x

x

x

Astrid Stormo

Ledende helsesøster

x

x

x

Jens Betsi

Rådmann

x

x

Margrethe Vaagland

Kommunelege I

x

x

Lilly Martine Lerstad

Turnuslege

x

Helge Roald

Virksomhetsleder sosial, flyktning og barnevern

x

Bjørg Tennebø

PPT

x

Ann Kristin Basma

Barnevernkonsulent

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Beate Lupton, revisjonsleder, Mette Løfgren revisor, Tor Villanger-Tvedt revisor, Liv-Tove Elvenes revisor.