Helsetilsynet

Helsetilsynet i Finnmark

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av hjemmebaserte tjenester sitt styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Helsetilsynet i Finnmark gjennomførte tilsyn med omsorgsboligen for demente den 02.10 – 03.10.08.

Denne rapporten beskriver merknaden som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Ivaretakelse av grunnleggende behov sett ut fra samisk språk, kultur og levesett i forhold til: ernæring, aktivitet, livs- og døgnrytme, personlig hygiene, tannbehandling og munnhygiene.
  • System for diagnostisering og legeundersøkelser av pasienter i sykehjem

Det ble påpekt en merknad ved tilsynet:

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å bedre kvaliteten og kontinuitet i pasientomsorgen på skjermet enhet

Dato: 17.11.2008

revisjonsleder Målfrid Ovanger

revisor Liv Tove Elvenes

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved omsorgsboligene for demente (skjermet enhet) iKarasjok kommune i perioden til 26.06 - 17.11.08. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Finnmark gjennomfører i inneværende år. Tilsynet ble initiert på grunnlag av klager.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Det har vært nødvendig å foreta valg av noen fokusområder i forhold til grunnleggende behov.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Helse- og sosialsektoren i Karasjok kommune er delt inn i 4 avdelinger:

  • Avdeling for hjelpetjenester.
  • Helseavdelingen
  • Institusjons omsorg innefatter sykestue og sykehjemsplasser
  • Åpen omsorg hjemmebaserte tjenester.

Avdeling åpen omsorg og hjemmebaserte tjenester ledes av en avdelingssykepleier som har ansvar for hjemmesykepleie, hjemmehjelp, hjelp som ytes i omsorgsboligene, avlastningsplasser på det gamle” alderspensjonatet” og dagsenter plasser på sykehjemmet. Virksomheten hadde vært uten avdelingssykepleier i nesten et år. Ulike sykepleiere hadde fungert som ledere i korte perioder.

Helse- og sosialsjefen har et overordnet administrativt ansvar for sektorens virksomhets områder. Nåværende organisasjonsmodellen ble vedtatt i 2007.

Omsorgsboligene (de tre husene) har totalt 16 plasser. Husene er bundet sammen med ”glasskorridorer.” Brukergruppene skal være de som skal klare seg mest mulig selv med tanke på stell, vask av egne klær m.m. Hovedtyngden av de som bor der nå er pleietrengende brukere.

Omsorgboligen (hus 1) er tilrettelagt for demente brukere og fremstår med samiske farger, trivelige lokaler som har samisk preg og utsmykning. Hver bruker har leilighet med egen dusj, toalett og fellesrom.

I omsorgsbolig/hus 1 er det en skjermet enhet for 6 demente brukere. Brukerne var på ulike trinn i demensutviklingen og flere hadde samme funksjonsnivå som langtidspasienter i sykehjem. Å bo i omsorgsbolig er i prinsippet det samme som å bo i eget hjem, med samme tilgang på hjelp som andre hjemmeboende har.

Kommunen har organisert skjermet enhet i omsorgsboligen slik at 3 av personalet er der fast. For å dekke døgnbemanningen blir vaktlistene samordnet med det øvrige personalet i avdeling for Åpen omsorg, hjemmebaserte tjenester.

Det er ansatt en sykepleier som skal ivareta sykepleieoppgaver primært i avdeling for skjermet enhet, men generelt i omsorgsboliger. På grunn av sykemelding har andre sykepleiere i avdeling for Åpen omsorg ivaretatt disse oppgavene.

Kommunen har valgt å ha en fast tilsynslege til pasientene i skjermet avdeling. Det er avsatt 2,5 timer per uke til tjenesten.

Tilsynslegen kommer til boligen og har ”legevisitten” der.

Rundt omsorgsboligen er det bygget en sansehage som har kjente elementer som den samiske pasient kan kjenne seg igjen i. Fellesrommet har vinduer ut mot sansehagen.

I sansehagen er det tilrettelagt for diverse aktiviteter som vedhogst, - kløyving og fyring med ved inne i gammen, skinnberedning og diverse duodji aktiviteter i tillegg til garnbøting og aktiviteter spesielt for menn. Anlegget har et sti-system som beboerne kan benytte til daglig trim, aktiviteter og opplevelser. Skogen er bevart. Stiene er asfaltert, og mellom dem er det plen/lyngmark. Potetland og diverse planter og stauder som kvann, rabarbra, riddersporer, storhjelm, og reinfann mm.

Aktivitetene i tunet foregår i samarbeid med leder for undervisningssykehjemmet ergoterapeut, barnehage, SFO, grunnskolene og videregående skole.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 26. 06.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte den 30. september 2008

Intervjuer
13 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved i omsorgsboligen hus 2.

Sluttmøte ble avholdt den 3. oktober 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har vært rettet mot hvordan Karasjok kommune i omsorgsboligen for demente ivaretar brukernes grunnleggende behov i forhold til ernæring, aktivitet, livs - og døgnrytme, personlig hygiene, tannbehandling og munnhygiene og hvilke system virksomheten har for diagnostisering og legeundersøkelser av pasienter i skjermet enhet. Tilsynet så også på om pasienter/brukerne ble møtt med respekt for det enkelte menneskets selvbestemmelsesrett, egenverd og livsførsel. Som en del av dette har tilsynet hatt spesielt fokus på om samiske pasienter får ivaretatt sine grunnleggende behov med respekt for samiske språk, kultur og levesett.

Tilsynet hadde også fokus på om egenomsorgen optimalisere slik at pasientene får utnyttet sine restfunksjoner og får behandlet tilleggssymptomer.

  1. Ivaretakelse av grunnleggende behov i forhold til ernæring, her under brukermedvirkning.

    Fokus var om virksomheten hadde systemer som sikret at pasientene fikk i seg tilstrekkelig ernæring, variert og helsefremmende kosthold, valgfrihet i forhold til måltider, samt hjelp og ro ved måltidene. God tannstatus og munnhygiene har stor betydning for å få i seg tilstrekkelig med ernæring. Tilsynet så også på om de samiske pasientene/brukerne fikk den maten de tradisjonelt er vant til å spise. Fokus var rettet mot om pasientene/beboerne sine ønsker, behov og ressurser ble kartlagt.
  2. Ivaretakelse av grunnleggende behov i forhold til personlig hygiene, og døgnrytme her under brukermedvirkning
  3. Fokuset var om pasientene/brukerne får ivaretatt sin personlige hygiene og naturlige funksjoner (toalett), tilpasset hjelp ved av og påkledning og om de får følge en normal døgnrytme og unngå uønsket og unødig sengeopphold. Tilsynet så også på om de har mulighet for ro og skjermet privatliv, selvstendighet og styring av eget liv.

    Fokus var rettet mot om pasientene/beboerne sine ønsker, behov og ressurser ble kartlagt på dette området.
  4. Ivaretakelse av grunnleggende behov i forhold til aktivitet, sosialt samvær og felleskap her under brukermedvirkning.

    Fokus var om pasientene/beboerne sine ønsker, behov og ressurser ble kartlagt og om det ble laget en aktivitetsplan for ivaretakelse av dette.
  5. Legetilbudet til pasientene i skjermet enhet.

    Fokus var rettet mot hvilke legetjenester og oppfølging pasientene/brukerne i skjermet enhet fikk. Om det finnes systemer som sikrer nødvendig medisinsk undersøkelse, behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpasset den enkeltes tilstand.

5. Funn

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å bedre kvaliteten og kontinuitet i pasientomsorgen på skjermet enhet

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

Bemanning:

  • Det er tre faste ansatte i boligen, samordning av vaktlister i avdeling for Åpen omsorg og bruk av vikarer er helt nødvendig for å få turnusen til å gå rundt
  • Det fremkom av journaldokumentasjon og arbeidslister at kontinuiteten på ansatte som var på vakt varierte mye. Det meste en ansatt var på vakt i løpet av 6 ukers periode var 6 vakter. Ellers varierte vaktene fra 5 til en eller to vakter pr. ansatt i løpet av samme tidsperiode.
  • Sporadisk ble bemanningen styrket med 3 personer på dagtid, når pasient behovene ble akutte f. eks ved sterk uro.
  • Opplevelse av mestring i forhold til dagliglivets gjøremål blir det lagt liten vekt på fordi tiden ikke strakk til med den bemanningen som var tilstede på de ulike vaktene. Spesielt vanskelig var det på dagvaktene.
  • Sykepleier som hadde det faglige ansvaret for de demente hadde vært borte i flere perioder. Det sykepleiefaglige ansvaret er da blitt delt mellom sykepleiere i avdeling for Åpen omsorg. I avdeling for Åpen omsorg er kun en sykepleier , ass. avdelingssykepleier,som har videreutdanning i eldreomsorg.
  • Når pasientene hadde behov for sykepleietjenester kontaktet, personalet i boligene enten sykepleiere i hjemmebasert omsorg eller sykepleiere på sykehjemmet. Det hendte ofte at pasientene måtte bringes til sykehjemmet for å få sykepleiefaglig hjelp.
  • Frokosten foregikk ikke samlet. Enkelte pasienter spiste alene etter hvert som de fikk hjelp til å stå opp.
  • Felles middag fikk de fra kjøkkenet, og da var de fleste pasientene samlet.

Språk og opplæring:

  • Opplæringen av vikarer er mangelfull når det gjelder språk, kultur og fag. Flere har ikke samisk eller norsk som morsmål men andre språk.
  • Personalet er opptatt av samisk språk og kulturell kommunikasjon, men formalisert tolketjeneste er ikke etablert
  • Pasientene blir urolige og engstelige dersom personalet ikke klarer å kommunisere på samisk. Da "fotfølger" pasientene de av personalet som behersker samisk språk.

Journalsystem- opplæring:

  • De ansatte har fått liten opplæring i bruken av journalsystemet Gerica. Noen ba om at de med bedre datakunnskaper skulle utføre journalføringen i Gerica. Notater på lapper ble brukt for å nedtegne journalopplysningene før de ble innført i Gerica systemet.
  • Omsorgsboligene hadde et felles Gerica journalsystem. Datamaskin var plassert i hus 2. Skulle personale skrive i pasientjournalen måtte de forlate pasientene på skjermet enhet.
  • Synliggjøring av grunnleggende behov var lite i omfang og dårlig dokumentert. Var det de nødvendige og relevante opplysningene som var dokumentert?
  • At observasjoner og vurderinger av pasienten ikke blir nedtegnet i journal av dem som utførte tjenesten, kan medføre en risiko for svikt i tjenesteytingen.

Aktivitet:

  • Sammensetningen av pasientgruppen er krevende på grunn av svært ulike problemer og behov: urolige, sterkt pleietrengende samt aktivt oppegående pasienter (vandrere)
  • Det fremkom at aktivitetene i tunet ble i liten grad brukt av beboere fra skjermet enhet og beboerne som bor i de andre omsorgsboligene, men at de kunne følge med på det som skjedde fra vinduene.
  • De aktiviteter som ble gjennomført var i hovedsak andakt og salmesang.
  • Det var få nedtegnelser om behov for sosial aktivitet i journaldokumentasjonen.

Samisk mat:

  • Det var vanskelig å få fatt i tradisjonelt samisk mat på grunn av innkjøpsavtaler og mattilsynets regelverk som kjøkkensjefen var bundet av jf. middagstilbudet fra kjøkkenet.
  • Samisk mat er ikke tilgjengelig i den utstrekning som ønsket.

Legetilsyn:

  • Pasientene får legetilsyn som er godt dokumentert i journalen, men det finnes ikke dokumentasjon på gjennomført årskontroller.
  • Det har i den siste tiden vært tilfeldig hvem av personalet som har møtt legen og som hadde kunnskap om pasienten og kunne formidle pasientenes behov for legehjelp.
  • Legetimene som var avsatt gikk fortrinnsvis til medisinsk undersøkelser, behandling og brukerkontakt med pasienter og pårørende. Legen hadde faste pårørende møter to ganger i året.

6. Vurdering av hjemmebaserte tjenester sitt styringssystem

Ved tilsynet ble det funnet mangler i styringssystemet ved omsorgsboligen for skjermet enhet.

Virksomheten manglet arenaer for faglige diskusjoner. De siste årene har det vært sporadiske personal- og sykepleiermøter. Kvalitetshåndboken er under utarbeidelse, ikke alle prosedyrer er godkjente og fullt innarbeidet i organisasjonen. Det var etablert et system for opprettelse av primærkontakter til hver pasient men prosedyren etterleves ikke.

Hjemmebasert åpen omsorg arbeider ikke systematisk med risiko- og sårbarhetsanalyser for eksempel i forhold til hvilke konsekvenser bruk av mange ufaglærte vikarer med ikke samisk bakgrunn får for pasientomsorgen?

Det var stor uro og forvirring når det gjelder organisasjons- og ansvarsforhold på grunn av manglende kontinuitet i avdelingssykepleierstillingen. Kommunen hadde ikke synliggjort hvordan ansvar, oppgaver og myndighet skulle være fordelt i avdelingssykepleiers fravær. Kommunen har assisterende avdelingssykepleier som overtar ansvaret i avdelingssykepleiers fravær.

Virksomheten har ikke tradisjon på å skrive avviksmeldinger. Avvikshåndteringssystemet fungerer ikke. Helsetilsynet vurderer det slik at virksomheten har et stort forbedringspotensiale når det gjelder å nyttegjøre seg systemet for avvikshåndtering

Kvalitetsutvalget har ikke hatt møter på fire år.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosialetjenester
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2 juli 1999 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell
  • Lov av 6. mars 1983 om tannhelsetjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester for tjenesteyting etter lov av 19. ovenber 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 14. november 1988 n. 653 om sykehjem og boform for heldødgns omsorg og pleie
  • Forskrift av 15.desember 2006 nr. 1425 om individuell plan

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart over Karasjok Kommune / pleie og omsorgsektoren
  • Oversikt over ledere og ansatte og hvor lenge de har vært ansatt i omsorgsboligene for demente, leger med tilknytning til disse samt kommunelege I.
  • Handlingsprogram med økonomiplan 2008 – 2011.
  • Årsmelding for helse- og spsialsektoren 2007
  • Delegasjonsreglement vedtatt av kommunestyret 26.06.97
  • Tospråklighetsplan for kommunalt ansatte 2006 – 2009
  • Målområdet levekår og livskvalitet
  • Kvalitetshåndboka for Karasjok kommune
  • Kompetanseplan 2008 – 2010 revidert juni 2008
  • Kompetansegruppe/fagruppe oversikt pr. 09.02.07
  • Instruks for primærkontakt/kontaktperson
  • Funksjonsbeskrivelse for sykepleier
  • Funksjonsbeskrivelse for hjelpepleier
  • Funksjonsbeskrivelse for hjemmehjelper
  • Funksjonsbeskrivelse for miljøarbeider
  • Funksjonsbeskrivelse for miljøterapeut
  • Prosedyre for dosering av medikamenter
  • Prosedyre Samarbeidsmøte/pårørendemøte
  • Prosedyre for ivareta dekning av grunnleggende behov som brukerne i åpen omsorg, skjermet enhet.
  • Prosedyre for daglig stell og pleie

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 4 av 6 pasientjournal (lege, sykepleie, ergo - og fysioterapeut dokumentasjon)
  • Sjekk i elektronisk datasystem Gerica
  • Referater fra avdelingsmøte
  • Avviksprotokoller
  • Fraværoversikt
  • Turnusplan/vaktliste og arbeidsplan
  • 6 matkort
  • Fordeling av kommunale tilsynsoppgaver

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Finnmark:

  • Varslingsbrev fra Helsetilsynet av 26.06.08
  • Tilbakemelding fra kommunen om kontaktperson pr. telefon 01.09.08
  • Tilsending av etterspurt dokumentasjon fra Karasjok avdeling for Åpen omsorg v/ fung. avdelingssykepleier Ragnhild Nystad den 22.09.08 e-post.
  • Program for tilsyn av 21.09.2008
  • E-post – Møtested/rom av 25.09.08

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Jan Terje Nedrejord

Rådmann

X

X

Svein O. Persen

Helse- og sosialsjef

X

X

X

Heidi Boine

Ass. avdelingssykepleier

X

X

X

Else M. Veimæl

Sykepleier

X

X

Ragnhild Nystad

Fung. avdelingssykepleier

X

X

X

Anne Kirsten Solbakk

Hjelpepleier

X

Kirsten Myrskog

Assistent

X

X

Karin Marie Anti

Hjemmehjelper

X

X

Georg Nasr

Kommunelege 1

X

X

X

Ilona Sipilæ

Tilsynslege

X

X

X

Ellen Brita Anti

Miljøarbeider/hjelpepleier

X

X

Ragnhild K. Maurstad

Ergoterapeut

X

Inger P. Teigmo

Fysioterapeut

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:


Fylkessykepleier Målfrid Ovanger (revisjonsleder)
Rådgiver/jurist Anders Jæger
Seniorrådgiver/sosionom Liv Tove Elvenes
Seniorrådgiver/ samisk samfunnsmedisin Ole Mathis Hetta (fagrevisor)
sami servvodatmedisiina senior –raddeaddi