Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark

 

Sammendrag

Statens helsetilsyn har det overordnede faglige tilsynet med helse- og sosialtjenesten. Det er i 2009 bestemt at det skal gjennomføres et landsomfattende tilsyn med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Tilsynene utføres i samarbeid mellom Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark gjennomførte i perioden 22.02.09 – 17.06.09 tilsyn med tjenesteyting til barn i avlastningsbolig i Alta kommune. Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester når barna oppholder seg barneavlastningen.

I utgangspunktet omfattet tilsynet også barnebolig i Alta kommune. I samråd med kommunen 25.05.09, besluttet Fylkesmannen/ Helsetilsynet i Finnmark at det på bakgrunn av inntrufne omstendigheter i barneboligen ikke ville bli gjennomført tilsyn 27. – 29.05.09. Tilsynet ble som følge av dette gjennomført 16. – 17.06.09, og hvor kun barneavlastningen var en del av tilsynet.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon.

Tilsynsmyndigheten fant 1 avvik.

Avvik:

Kommunen mangler individuelle kartlegginger og vurderinger av de behov som følger av barnas sammensatte funksjonsvansker, og tjenesteyternes påfølgende behov for kompetanse. Kommunen mangler også rutiner for kvalitetskontroll av mottatte medikamenter.

Det ble ikke gitt merknader.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Dato: 08.09.09

Tor Villanger-Tvedt, revisjonsleder
Gry Bogetun, revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 22.02.09 – 17.06.09. Tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet i 2009 med kommunale sosial-og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger.

Dette tilsynet omfatter både sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Tilsynet er utført i samarbeid mellom Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, samtaler med representanter for tjenestemottakerne, befaring, og intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

  • Alta kommune er Finnmarks mest folkerike kommune, og har pr 01.01.09 et innbyggertall på 18 488.
  • Alta kommune er organisert etter sektormodellen -en trenivåmodell hvor avdelingene rapporterer til sektorledelsen. Alta kommune har gjennomført en omorganisering som har resultert i en organisasjonsstruktur med fire sektorer, en sentraladministrasjon, samt en avdeling for samfunnsutvikling direkte underlagt rådmannen.
  • Avlastningsboligen som har vært tema for dette tilsynet er organisert i barne-og ungesektoren.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.02.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Informasjonsinnhenting
Det ble i forkant av tilsynet innhentet informasjon fra foresatte til 1 av barna i barneavlastningen. Denne informasjonen er ikke brukt som revisjonsbevis under tilsynet.

Åpningsmøtet ble avholdt 16.06.09.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring 15.06.09.

Sluttmøtet ble avholdt 17.06.09.

Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester når barna oppholder seg i barne- og avlastningsboligen, avgrenset til følgende tema:

  • Ivareta barns rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • Ivareta barn med spesielle ernæringsbehov
  • Yte pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Inne-og uteareal er fysisk tilrettelagt for barna

Funn

Avvik:

Kommunen mangler individuelle kartlegginger og vurderinger av de behov som følger av barnas sammensatte funksjonsvansker, og tjenesteyternes påfølgende behov for kompetanse. Kommunen mangler også rutiner for kvalitetskontroll av mottatte medikamenter.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2. Forskrift om kvalitet i pleie-og omsorgstjenesten § 3.
  • Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten, § 4, 2.ledd, bokstav a) og c) –d), og f)-h).
  • Legemiddelhåndteringsforskriften § 7, jf. § 4.

Observasjonene som ligger til grunn for avviket er inndelt og beskrevet med utgangspunkt i kommunens internkontrollplikt, jf. forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Observasjoner som vedrører kartlegging/planlegging:

Det foreligger:

  • stillingsinstruks for leder, assistent, og høyskoleutdannende i barneavlastningen.
  • et utkast til plan for kompetanse i barneavlastningen.
  • beskrivelse av primærkontaktens ansvar og oppgaver, og hvor hvert enkelt barn har fått tildelt en primærkontakt.

Det foreligger ikke:

  • virksomhetsplan for barneavlastningen for 2008 og 2009.
  • styringsmål for virksomheten.
  • individuell plan for alle barna i avlastningsenheten.
  • aktivitetsplan for det enkelte barn.
  • rutine for kvalitetskontroll av at mottatte medikamenter er i samsvar med legens ordinering og rutine for dobbeltkontroll av medikamentene.
  • rutiner for innhenting av medisinsk informasjon, epikriser og utredninger knyttet til barnas helse og funksjonsvansker.
  • vurdering av det enkelte barns behov for hjelpemidler og tilrettelegging i avlastningen.
  • vurdering av hvilke kompetansebehov som følger av det enkelte barns funksjonsvansker.

Observasjoner som vedrører bygget, hjelpemidler og utstyr:

  • Bygget gir ikke rom for å ivareta et rolig miljø i fellesareale/”skjerming” mot støy.
  • Uteområdet har i liten grad aktivitetsutstyr for barn med nedsatt bevegelsesevne.
  • Avlastningen kan ikke tilby barna internett-tilgang, PC-spill, og CD-spillere til rommene.
  • Barnas/ungdommenes soverom er spartansk utstyr. De fremstår i mindre grad som ”barne- og ungdomsrom”.
  • Det er uklart om barneavlastningen har hjelpemidler som fungerer som forutsatt og om disse er tilpasset barnas ulike størrelser – seil på badet, heis/seil plassert i bod. Barn som har behov for heiseanordning blir i stedet båret av tjenesteyterne.

Observasjoner som vedrører kommunens kontroll og plikt til å korrigere egenvirksomhet:

  • Det gjennomføres ikke systematisk kontroll med egen virksomhet.
  • Barneavlastningen kan ikke dokumentere en systematisk tilnærming til særskilte forhold knyttet til det enkelte barn. Det registres forløpende i dagbok, men disse sammenstilles ikke for analyse og dokumentasjon. Det fremgår av møtereferat at de samme forhold kan være drøftet, men hvor evaluering/analyse/endring av tiltak ikke dokumenteres.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens organisering og styringslinje er tydelig beskrevet gjennom kommuneplan, årsbudsjett, og virksomhetsplaner. Kommunen har en overordnet målsetning for barn og ungesektoren – tidlig innsats og et helhetlig og sammenhengende tjenestetilbud med særlig fokus på samordning barnehage, skole, avlastningsenheten, tiltaksbase, og barnevern.

Det synes ikke å foreligge et systematisk samarbeid i forhold til tjenester fra helse- og sosialsektoren som det er behov for i barneavlastningen. Dette gjelder bl.a at barn ikke er vurdert av ergoterapeut, og manglende kunnskap om medikamenthåndtering i barneavlastningen som innehas i helse- og sosialsektoren.

Det er utarbeidet prosedyrer for avvikshåndtering som er kjent i organisasjonen.

Det foreligger en mal for ROS-analyse, men slik analyse har ikke vært foretatt i administrasjonen for barn- og ungesektoren.

Regelverk

  • Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn
  • Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester
  • Lov av 19.11.1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell mv
  • Lov av 02.07.1999 nr 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 10.02.67 nr 00 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 27.06.2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgtjenesten i kommunene
  • Forskrift av 03.04.2008 nr320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Forskrift av 23.12.2004 nr 1837 om individuell plan etter helse- og sosiallovgivningen
  • Forskrift av 21.12.2000 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Informasjon 2009-10 Barnebolig1
  • Opplæringsplan
  • Rutiner for gjøremål i barnebolig/stillingsbeskrivelser
  • Avviksskjema
  • Fellesdokument for Tiltaksbasen og Barneavlastninga
  • Dokumenter vedrørende barneavlastninga
  • Dokumentasjon/opplysninger vedrørende 4 barn i barneavlastningen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under befaring 15.06.09:

  • Miljøperm
  • HMS Perm
  • Perm/inntaksskjema for 4 barn
  • Dagsrapporter
  • Medisinperm
  • Beredskapsplan ved dødsfall

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndigheten:

  • Fylkesmannen/Helsetilsynet i Finnmark sitt varsel om tilsyn med kommunale sosial-og
  • helsetjenester til barn i barne-og avlastningsboliger Alta kommune av 22.02.09
  • Oversendelse av dokumentasjon fra Alta kommune mottatt 14.04.09 og 11.05.09.
  • Oversendelse av program for tilsynet fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Finnmark av 05.05.09.
  • Oversendelse av revidert program for tilsynet fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Finnmark av 26.05.09.
  • Diverse telefonsamtaler/e-post mellom kontaktperson i Alta kommune Anita Prebensen og kontaktperson hos Fylkesmannen/Helsetilsynet i Finnmark Tor Villanger-Tvedt.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Torunn Hølland  

Daglig leder

X

X

X

Anita Prebensen

Leder for habiliteringstjenesten

X

X

X

Maria Nilsen

Førskolelærer

X

Ann Merete Nilsen

 Assistent

X

Eva Boberg

Hjelpepleier

X

Svein O Hansen

Leder for barne og unge tjenesten

X

X

X

Per Hindenes

Sektorleder

X

X

X

Bjørn-Atle Hansen

Rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Tor Villanger-Tvedt, revisjonsleder, rådgiver/jurist
Gry Bogetun, revisor, rådgiver/vernepleier