Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Båtsfjord kommune, ved Nav Båtsfjord 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsyndet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt to avvik på følgende områder:

Avvik 1

Båtsfjord kommune, ved Nav Båtsfjord, sikrer ikke innhenting av opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik 2

Båtsfjord kommune, ved Nav Båtsfjord, sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Dato: 7.juli 2011

Linda Kråkenes
revisjonsleder

Anja Birkeland, Elisabeth M. Lamøy
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Båtsfjord i perioden 21.07.10 07.07.11, endelig sluttrapport foreligger. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Båtsfjord kommune hadde pr 1.1. 2010 2070 innbyggere. Nav Båtsfjord ble etablert 23. oktober 2008, og har en felles faglig og administrativ leder ansatt av kommunen. I tillegg er det 3 kommunalt ansatte og 3 statlig ansatte.

Nav Båtsfjord er et fullservice kontor og skal tilby alle tjenester tilhørende et Nav- kontor. Av kommunale tjenester som er organisert i kontoret kan nevnes økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning, arbeid med individuelle planer, tjenester til rusmiddelmisbrukere, midlertidig husvære, boliger til vanskeligstilte herunder bostøtte, økonomisk rådgivning og flyktningtjenesten.

Kontoret er inndelt i to tverrfaglige team. Hver medarbeider har sitt hovedfagområde med ansvar for internopplæring på området. Målet er at alle ansatte skal ha et hovedområde og et underområde for å minske sårbarheten ved fravær og sikre kontinuiteten. Samtlige ansatte rullerer i mottaket og har fått grunnleggende opplæring i arbeidsoppgavene som ligger til kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt den 21. juli 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte 16. november 2010

Intervjuer

7 personer ble intervjuet i tillegg til rådmannen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved mottaket i Nav Båtsfjord 15.11.10

Sluttmøte 17. november 2010

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Båtsfjord kommune ved Nav Båtsfjord undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad. Det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1

Båtsfjord kommune, ved Nav Båtsfjord, sikrer ikke innhenting av opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18, 19, 41, jf forvaltningslovens § 17.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen foretar ikke en individuell vurdering av hvilke opplysninger som er nødvendig og relevante i hver sak – kommunen har et fokus på inntekter og utgifter. Dette fremkommer under intervju og i fremlagt informasjonsskriv til bruker: ”dokumentasjon Nav må ha ved søknad”.
• Kommunen har ikke foretatt risikovurderinger med hensyn til feil som kan oppstå ved mangelfull innhenting av opplysninger utover inntekter og utgifter. Det planlegges heller ikke tiltak som kan forebygge slike feil. Dette fremkommer under intervju og i innsendt dokumentasjon, der det fremgår at planer, strategier og rutiner ikke finnes.
• De ansatte deltar ikke i vurderinger av feil som kan oppstå, og bidrar heller ikke i planlegging og iverksetting av tiltak som kan forebyggefeil. Dette fremkommer under intervju.

Avvik 2

Båtsfjord kommune, ved Nav Båtsfjord, sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4, 5,18,19, 21.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremkommer av gjennomgang av vedtak og i intervju at søknad om økonomisk stønad ikke avgjøres etter en konkret vurdering.
• Det foretas ikke en skjønnsmessig vurdering i hver sak. De veiledende satsene brukes for alle, og lovens forutsetning om individuell behovsprøving med hensyn til utmåling av stønad brukes ikke.
• Kommunen fatter vedtak om økonomisk stønad med direkte utbetaling til kreditor, uten at det gjøres individuelle vurderinger om denne utbetalingsmåten. Praksisen er rutinemessig. Dette fører også til at man ulovlig tilkjennegir klientforhold, noe som kan føre til brudd på taushetspliktebestemmelsene.
• Det foretas ikke en vurdering av § 19 når søknader avslås etter § 18

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke sikrer at innhenting av opplysninger skjer i henhold til regelverket. Det er også funnet at kommunen ikke sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk sosialhjelp er i henhold til lov og forskriftskrav. Det mangler planer, rutiner, og strategier rundt arbeidet med økonomisk sosialhjelp. Dette gjør at kommunen ikke er i stand til å fange opp feil ved forvaltningen av arbeidet med økonomisk sosialhjelp. Kommunen opplyser at de har påbegynt dette arbeidet.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Lokal samarbeidsavtale Nav Båtsfjord udatert
• Delegasjonsreglement datert 30.07.10
• Delegering av kommunale fullmakter til Nav-leder datert 04.10.08
• Håndbok udatert
• Rolle/ stillingsbeskrivelse oppfølging udatert
• Rolle/ stillingsbeskrivelse mottak udatert
• Oppfølging av brukere datert 10.09.08
• Årsmelding 2009 Nav Båtsfjord datert 28.04.10
• Dokumentasjon Nav må ha ved søknad om økonomisk sosialhjelp udatert
• Søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp
• Kompetanseplan Nav Båtsfjord dater 02.09.08
• Organisering av Nav Båtsfjord udatert

Dokumentasjon som ble gjennomgått i forkant av revisjonsbesøket:

• 20 vedtak om økonomisk sosialhjelp (og underliggende dokumentasjon)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 21.07.10
• Brev fra Nav Båtsfjord datert 15.09.10
• E-post fra Nav Båtsfjord datert 30.09.10
• E-post fra Fylkesmannen til Nav Båtsfjord datert 12.10.10
• E-post fra Nav Båtsfjord til Fylkesmannen datert 22.10.10
• Brev om program for tilsynet datert 06.11.10

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Linda Kråkenes, seksjonsleder
Elisabeth Munkebye Lamøy, rådgiver
Anja Birkeland, rådgiver