Tilsyn med kommunens saksbehandling ved avlastning til eldre Kvalsund kommune 2010

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark viser til varsel om tilsyn i brev av 03.03.2010 der vi ba om å få tilsendt saker fra kommunen som gjelder avlastningstiltak til eldre.

Vi fikk etter dette tilsendt til sammen 17 saker. I 3 av disse sakene har kommunen tildelt korttidsopphold, og det fremgår i tillegg ikke av vedtaket eller øvrig dokumentasjon at avlastning av omsorgsyter er en del av begrunnelsen for tildelingen.

Disse sakene har vi derfor ikke vurdert som en del av stikkprøvetilsynet.

Et tilsynsteam med helsefaglig, sosialfaglig og juridisk kompetanse bestående av Liv Tove Elvenes, Målfrid Ovanger, Britt Louise Øen og Kristi Hals har gjennomgått de mottatte sakene.

Etter gjennomgangen av sakene ble det den 15.10.10 gjennomført et sluttmøte over telefon med kommunens kontaktperson.

Tilsynets formål og tema

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har omsorg for eldre, uavhengig av om behovet imøtekommes gjennom avlastningstilstak etter sosialtjenesteloven eller som del av grunnlaget for tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven.

Tilsynet er et stikkprøvetilsyn, og har undersøkt tre områder innenfor saksbehandlingen i de mottatte sakene. Disse områdene er:

• Utredningsplikten – Denne plikten følger av forvaltningsloven § 17. Kravet er at saken skal være så godt opplyst som mulig før kommunen fatter vedtak. Utredningsplikten skal bidra til at vedtaket blir truffet på riktig grunnlag og motvirke at utilstrekkelige og gale opplysninger blir lagt til grunn. Tilsynsteamet skal undersøke om det i de forelagte sakene er gjort en forsvarlig vurdering ved at de opplysninger som er nødvendig for å kartlegge avlastningsbehovet er innhentet og at brukermedvirkningen er ivaretatt.
• Individuell vurdering – Dette kravet utledes av sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 b og kravene til saksbehandling i forvaltningsloven kapittel IV og V, jf. sosialtjenesteloven § 8-1. Tildeling av avlastning skal skje på grunnlag av en konkret og individuell vurdering av søkerens situasjon. Vurderingen skal bygge på de opplysninger som er innhentet i forbindelse med utredningen.
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang – Disse kravene følger av forvaltningsloven §§ 23-28.

Funn og konklusjon

Etter en gjennomgang av de mottatte sakene har tilsynsteamet følgende kommentarer:

Utredningsplikten

Ut over søknader og kommunens vedtak har vi ikke mottatt noen skriftlig dokumentasjon for hvordan kommunen kartlegger avlastnings- og omsorgsbehovet og ivaretar brukermedvirkning i tråd med utredningsplikten. Søknadene alene inneholder i de fleste sakene ikke tilstrekkelige opplysninger til å avklare om søkeren fyller vilkårene for å ha krav på avlastning. I de fleste sakene foreligger det heller ikke saksdokumenter som viser om det har vært kontakt mellom kommunen og pleietrengende/omsorgsytere i utredningsfasen.

I telefonsamtale med oss opplyser kontaktpersonen for tilsynet at det er foretatt IPLOSkartlegginger i forbindelse med alle de oversendte sakene. De aktuelle IPLOS-dataene foreligger kun elektronisk, og på grunn av problemer med sitt datasystem har ikke kommunen hatt mulighet til å oversende disse dataene til oss.

Videre opplyser kontaktpersonen at kommunen utreder sakene med bistand fra hjemmetjenesten. Samtlige mottakere av avlastning og/eller korttidsopphold mottar også hjemmetjenester. Hjemmetjenesten opplyser pleietrengende og omsorgsytere om deres rettigheter, og bistår med utfylling av søknader. Tjenesten er i telefonisk kontakt med pleietrengende og omsorgsytere i forbindelse med innkomne søknader om avlastning/korttidsopphold. Utredningen er også basert på lokal kjennskap til forholdene i kommunen.

Etter en gjennomgang av vedtakene finner vi at sakene er utredet på en relevant og forsvarlig måte i forhold til det som er søkt om.

Vi vil likevel påpeke at en utredning som baseres på lokal kjennskap kan medføre risiko for at vedtak ikke bygger på et riktig faktisk grunnlag, samt at det kan innebære fare for svikt og forskjellsbehandling hvis opplysninger mottatt muntlig ikke dokumenteres i tråd med forvaltningsloven § 11 d.

Individuell vurdering

Tilsynet har ingen kommentarer til dette området.

Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

1. Begrunnelse for vedtaket og begrunnelsens innhold – forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Kommunen begrunner alle sine vedtak. Begrunnelsen i de vurderte sakene er hovedsakelig knyttet til hvorfor ytelsen innvilges. I 2 av de 14 vurderte sakene er det innvilget ytelser i mindre omfang enn det som er søkt om. Begrunnelsen må da i henhold til de nevnte bestemmelsene vise hvilke faktiske forhold og hvilke skjønnsmessige vurderinger kommunen bygger sitt vedtak på. Dette fremgår ikke i disse to vedtakenes begrunnelse.

Samtlige vedtak som innvilger avlastning viser til sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, jf. forskrift til lov om sosiale tjenester § 8-2 nr. 3. Den riktige lovhenvisningen vil her være sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 bokstav b. I de to sakene vi har vurdert som innvilger korttidsopphold, er det også vist til tilsvarende hjemmel som for avlastningsvedtakene. Dette er ikke riktig, da riktig hjemmel ved innvilgelse av korttidsopphold er kommunehelsetjenesteloven § 2-1. 

2. Underretning om vedtaket – forvaltningsloven § 27

Vedtak som innvilger tjenester, men i et mindre omfang enn omsøkt er i realiteten et delvis avslag på den fremsatte søknaden. Parten må underrettes om dette i vedtaket. Når parten ikke blir gjort oppmerksom på dette, er det en risiko for at partens rett til å klage på vedtaket i realiteten ikke fungere som tiltenkt. Det fremgår ikke av de 2 vedtakene som innvilger tjenester i mindre omfang enn omsøkt at søknaden er delvis avslått.

I underretningen skal det gis opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåten ved klage. I samtlige av de 14 gjennomgåtte sakene er det opplyst om klageadgang. De opplysningene som er gitt om klageadgangen knytter seg til vedtak truffet etter kommunehelsetjenesteloven i samtlige vedtak. Der det er fattet vedtak om korttidsopphold vil dette være riktig, men dette medfører også at i 11 av 14 gjennomgåtte sakene er det gitt uriktige opplysninger om klageinstans og den nærmere fremgangsmåten ved klage.

Det gjøres også oppmerksom på at klagefristen både etter kommunehelsetjenesteloven § 2-4, tredje ledd og sosialtjenesteloven §§ 8-6 og 8-1, jf. forvaltningsloven § 29 er tre uker fra vedkommende fikk høve til å klage/det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part, og ikke fire uker som det står i vedtakene fra kommunen.

Ut over de kommenterte punktene er Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark av den oppfatning at saksbehandlingen i de vurderte sakene tilfredsstiller lovens krav innenfor det området tilsynet undersøkte. Vi ber kommunen merke seg de kommentarene som er gitt ovenfor, og følge opp disse i saksbehandlingen av nye søknader om avlastning eller korttidsopphold.

Tilsynet er med dette avsluttet, og vi takker for godt samarbeid under gjennomføring av tilsynet.

26.10.2010

Med hilsen

Karin Straume
fylkeslege
Kristi Ingunn Aresvik Hals
rådgiver

Kopi: Statens helsetilsyn, Postboks 8128 Dep, 0032 Oslo