Helsetilsynet

Sammendrag

Tilsynet er et ledd i Statens helsetilsyns fireårige satsing på tilsyn med helse- og sosialtjenester til eldre.

Tilsynet er avgrenset til pasienter og brukere som har vedtak om helse- og sosialtjenester i form av praktisk bistand og/eller hjemmesykepleie.

Tilsynet har undersøkt følgende forhold:

  • Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre i egen bolig, herunder omsorgsbolig. I denne forbindelse ble også kommunens samarbeid med fastlegene om utredning og kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, samt ved oppfølging av demenssykdom undersøkt.
  • Kommunens ivaretakelse av grunnleggende behov hos personer med demenssykdom, avgrenset til:
    individuell tilrettelegging og brukermedvirkning
    kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen
  • Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demenssykdom.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke påpekt avvik innen de reviderte områdene, men gitt to merknader.

Merknad 1

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre samarbeid med fastlegene der hjemmetjenesten har en rolle i utredningen og oppfølgingen av demente.

Merknad 2

Kommunen kan forbedre sin dokumentering av at grunnleggende behov hos pasienten blir ivaretatt og at pleien er individuelt tilrettelagt

Dato: Vadsø den 16.09.10

Målfrid Ovanger
revisjonsleder

Liv Tove Elvenes
revisor

 

Britt Louise Øen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lebesby kommune, sonene Laksefjord og Kjøllefjord 08.02.10 – 16.09.10.

Tilsynet er et ledd i Statens helsetilsyns fireårige satsing på tilsyn med helse- og sosialtjenester til eldre. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet og Fylkesmannen i Finnmark gjennomfører i inneværende år.

Tilsynet gjennomføres med hjemmel i sosialtjenestelovens § 2-6 og tilsynsloven § 2, jf. kommunehelsetjenesteloven § 6-3. Det vil i år gjennomføres tilsvarende tilsyn i tre kommuner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lebesby kommune ligger på Nordkynhalvøya og hadde per 01.01.09 1304 innbyggere. Av disse var 161 personer i aldersgruppen 67- 79 år, 45 mellom 80 og 89 år og 9 over 90. Andelen eldre vil øke i kommunen de kommende år. I alt er det registrert 16 brukere som enten har fått diagnosen demens eller er under utredning for demens.

Hjemmetjenesten er delt inn i to soner, sone Kjøllefjord, som har sin base på Kjøllefjord helsesenter, og sone Laksefjord. Sistnevnte har sin base på stedet Lebesby, tilknyttet Laksefjord omsorgssenter. Denne sonen er stor og strekker seg helt fra Bekkarfjord til Veidnes. Avstanden mellom disse to stedene er 20 mil. Sonen har til sammen 35 brukere med svært ulike behov.

Det er opplyst at 3 demente pasienter i Laksefjordsonen har fastlege i Porsanger kommune.

På Kjøllefjord helsesenter er det legetilsyn hver dag for brukerne i hjemmetjenesten. Legene her er tilgjengelig til alle døgnets timer. Laksefjord omsorgssenter har legetilsyn hver 14.dag.

Helse- og omsorgstjenesten er ledet av helse- og omsorgsleder som er direkte underlagt rådmannen. Sonene har hver sin avdelingsleder. Avdelingslederne har det faglige ansvaret for sin virksomhet og er delegert myndighet til å fatte vedtak i henhold til kommunehelsetjenesteloven og kap. 4 i sosialtjenesteloven. Helse- og omsorgsleder er tillagt det driftsmessige og administrative personal- og økonomiansvar for tjenestene i alle avdelingene. Helse- og omsorgsleder har også hovedansvaret for overvåkning av kvalitet, kompetanse og fagutviklingen i avdelingene, og samarbeider med avdelingslederne om dette.

Kommunen er for tiden inne i en planprosess hvor det blir sett på innholdet og organiseringen av de ulike tjenestene i sonene.

Kommunens interkontrollsystem skal revideres innenfor hele sektoren. De satser på en elektronisk utgave som skal ivareta kravene i forhold til forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten og HMS.

Kommuneoverlege Tom Viken har nylig utarbeidet et metodehefte for geriatrivurderinger. I dokumentet blir ansvars- og oppgavefordelingen mellom fastlegene og hjemmetjenesten beskrevet i utredningsarbeidet. Metodehefte er ennå ikke tatt i bruk, og kan derfor ikke legges til grunn som funn i et tilsyn.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 8.2.2010.

Åpningsmøte ble avholdt den 21.4.2010

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 22.4.2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, og dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet er et ledd i Statens helsetilsyns fireårig satsing på tilsyn med helse- og sosialtjenster til eldre.

Tilsynet var avgrenset til pasienter og brukere som hadde vedtak om helse- og sosialtjenester i form av praktisk bistand og/eller hjemmesykepleie.

Tilsynet gjelder kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre i egen bolig, herunder kommunens samarbeid med fastlegene i utrednings- og kartleggingsfasen, samt samarbeid med fastlegene om oppfølging av demenssykdom. Videre omfatter tilsynet hvordan kommunen ivaretar grunnleggende behov hos personer med demenssykdom, avgrenset til individuell tilrettelegging, brukermedvirkning, samt kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen. Tilsynet gjelder også kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demenssykdom.

Tilsynet omfatter således et begrenset utvalg av oppgaver som kommunen har overfor personer med demens som bor i eget hjem.

Helsetilsynet i Finnmark har i tillegg ført tilsyn med de deler av fastleges virksomhet som omhandler utredning, behandling og oppfølging av pasienter med demenssykdom. Dette tilsynet ble gjennomført 09.04.10, og resultatene dette tilsynet blir beskrevet i en egen tilsynsrapport.

5. Funn

5.1 Det ble ikke påpekt avvik innen de reviderte områdene, men det ble gitt to merknader.

5.2 Merknader:

Merknad 1

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre samarbeid med fastlegene der hjemmetjenesten har en rolle i utredningen og oppfølgingen av demente.

Merknaden bygger på følgende:

Det fremkommer i intervju at det ikke er klart hvordan samarbeidet med fastlegen skal foregå

Det fremkommer i intervju at hjemmesykepleien ikke får tilstrekkelig informasjon fra fastlegen for oppfølging av pasientene

Kommentar:

Det følger av kommunehelsetjenesteloven § 1-3a at kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Selv om kommunen har begrensede muligheter til å styre eller lede fastlegene, forventes det at kommunen initierer og legger til rette for samhandling med legene. For å få et godt samarbeid er det viktig at det er avklart hva fastlegen gjør og hva kommunens helse- og sosialpersonell gjør i forbindelse med eventuell bistand ved utredning og oppfølging av demente.

Merknad 2

Kommunen kan forbedre sin dokumentering av at grunnleggende behov hos pasienten blir ivaretatt og at pleien er individuelt tilrettelagt

Merknaden bygger på følgende:

  • Ved dokumentgjennomgang og i intervju fremkommer det at det ikke foreligger faglige skriftlige prosedyrer for ivaretakelse av grunnleggende behov til den enkelte bruker.
  • Det fremkommer i intervju og av journalgjennomgang at det ikke alltid er dokumentert at alle relevante og nødvendige opplysninger om bruker føres og synliggjøres i journalen.
  • Ved gjennomgang av journaler viser det seg at det ikke foreligger oppdaterte IPLOS data ved fornying av vedtak.
  • Ved tildeling av hjelp inneholder ikke vedtakene opplysninger om hjelpens varighet, eksempelvis hvor mange timer per uke tiltak er innvilget.
  • Det fremkommer i intervju og av journalgjennomgang at det ikke dokumenteres at tjenestene til demente blir utført mest mulig likt hver gang.
  • Det kommer frem i intervju og av dokumentgjennomgang at avvik i forhold til ivaretakelse av grunnleggende behov ikke meldes systematisk.

Kommentar:

Tjenester som ytes etter kommunehelsetjenestelovens § 2-1 og sosiale tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-3, skal være forsvarlige.

Forsvarlighetskravet innebærer et krav til kommunen om å organisere og gjennomføre tilstrekkelig omfang av tjenester og tiltak til de som trenger disse. Av kvalitetsforskriftens § 3 stilles det også krav om at kommunen har prosedyrer som søker å sikre at den enkelte får tjenester som vedkommende har behov for til rett tid. For å sikre dette vil kommunen måtte ha et dokumentasjonssystem som sikrer forsvarlig kommunikasjon slik at opplysninger om pasienten er tilgjengelig og systematisert på et sted.

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenester i kommunen
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov om helsepersonell m.v.
  • Lov om sosiale tjenester
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjonskart – overordnet beskrivelse av virksomheten

Bemanningsoversikt

Kompetanse og rekrutteringsplan vedtatt 03.12. 08, oppdatert 2009

Prosedyre for saksbehandling

Internkontroll. Helse, miljø og sikkerhet. Kvalitetsutvikling i helse- og sosialsektoren, som inneholder diverse prosedyrer.

Ambulering fra alderspsykiatrisk poliklinikk 2010

Metodehefte for geriatrivurderinger på Nordkyn

Personelloversikt og turnuslister

Samarbeidsrutine mellom avdeling hjemmebasert og helse i forhold til pasienter med psykiske lidelser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Avviksprotokoll
  • Avviksmeldinger
  • Kvitteringsskjema for hjemmehjelp
  • Vaktbok for hjemmesykepleier fra 05.02.10
  • Arbeidslister for hjemmesykepleier og hjemmehjelp
  • 10 hovedkort, pleieplan papirutgave
  • 11 pasientjournal (Gerica - rapporteringsdelen)
  • 12 vedtaksmapper
  • Legevisittbok
  • Arbeidstid for ansatte og vikarer
  • Medisinkardex
  • Personalmøtebok, hjemmebasert omsorg 2002-2009

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Finnmark:

  • Brev av 08.02.10 fra Helsetilsynet i Finnmark med varsel om tilsyn
  • Brev av 19.02.09 fra Lebesby kommune
  • E-post fra Helsetilsynet om etterspørsel av styrende dokumenter og oppnevning av kontaktperson datert 22.02.10
  • Brev av fra Lebesby kommune, oversendelse av dokumentasjon den 15. 03.10.
  • E-post fra Helsetilsynet om etterspørsel av noen styrende dokumenter, retningslinjer for styring av journalsystem 18.03.10
  • E-post av 20.04.09 fra Helsetilsynet med endelig program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Tone C Solberg

avdelingsleder

X

X

X

Emmy Store

avdelingsleder

 

X

 

Tiina Autio

Sykepleier

X

X

X

Carianne Eriksen

Miljøterapeut

X

X

X

Gerd Ødegård

Hjelpepleier

X

X

X

Onangong Olsen

Hjemmehjelper

 

X

 

Linda Nilsen

Assistent

 

X

 

Mary Karlsen

Assistent

X

X

X

Christian Rokkestad

 helse- og omsorgsleder

X

X

X

Tom Viken

Kommuneoverlege

 

X

 

Margot Fallsen

Rådmann

X

X

X

Paivi Joensuu

Hjelpepleier

   

X

Lill Eva Pettersen

Hjelpepleier

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

  • Sykepleier/revisjonsleder - Målfrid Ovanger
  • Sosionom/seniorrådgiver – Liv Tove Elvenes
  • Sosionom/rådgiver – Britt Louise Øen
  • Jurist/rådgiver/ observatør – Kristi Ingunn Aresvik Hals