Tilbakemelding etter tilsyn med kommunens saksbehandling ved avlastning til eldre - Nordkapp kommune

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark viser til varsel om tilsyn i brev av 03.03.10 der vi ba om å få tilsendt saker som gjelder avlastningstiltak til eldre.

Vi fikk etter dette tilsendt til sammen 20 saker fra Nordkapp kommune.

Et tilsynsteam med helsefaglig, sosialfaglig og juridisk kompetanse bestående av Liv Tove Elvenes, Målfrid Ovanger, Britt Louise Øen og Kristi Hals har gjennomgått de mottatte sakene.

Etter gjennomgangen av sakene ble det den 26.10.10 gjennomført et sluttmøte over telefon med kommunens kontaktperson.

Tilsynets formål og tema

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har omsorg for eldre, uavhengig av om behovet imøtekommes gjennom avlastningstilstak etter sosialtjenesteloven eller som del av grunnlaget for tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven.

Tilsynet er et stikkprøvetilsyn, og har undersøkt tre områder innenfor saksbehandlingen i de mottatte sakene. Disse områdene er:

• Utredningsplikten – Denne plikten følger av forvaltningsloven § 17. Kravet er at saken skal være så godt opplyst som mulig før kommunen fatter vedtak. Utredningsplikten skal bidra til at vedtaket blir truffet på riktig grunnlag og motvirke at utilstrekkelige og gale opplysninger blir lagt til grunn. Tilsynsteamet skal undersøke om det i de forelagte sakene er gjort en forsvarlig vurdering ved at de opplysninger som er nødvendig for å kartlegge avlastningsbehovet er innhentet og at brukermedvirkningen er ivaretatt.
• Individuell vurdering – Dette kravet utledes av sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 b og kravene til saksbehandling i forvaltningsloven kapittel IV og V, jf. sosialtjenesteloven § 8-1. Tildeling av avlastning skal skje på grunnlag av en konkret og individuell vurdering av søkerens situasjon. Vurderingen skal bygge på de opplysninger som er innhentet i forbindelse med utredningen. Det stilles krav til at både selve omsorgsarbeidet og pårørendes/omsorgsyters situasjon og behov for avlastning er vurdert.
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang – Disse kravene følger av forvaltningsloven §§ 23-28.

Funn og konklusjon

Etter en gjennomgang av de mottatte sakene har tilsynsteamet følgende kommentarer:

Utredningsplikten

Vi har mottatt søknader, IPLOS – kartlegginger og vedtak som skriftlig dokumentasjon for hvordan kommunen kartlegger avlastnings- og omsorgsbehovet og ivaretar brukermedvirkning i tråd med utredningsplikten. Det foreligger kun en skriftlig søknad per omsorgsyter/pleietrengende som mottar avlastning i kommunen, og de foreliggende søknadene alene inneholder ikke tilstrekkelige opplysninger til å avklare om vilkårene for å ha krav på avlastning er oppfylte. Det foreligger ikke saksdokumenter som viser om det har vært kontakt mellom kommunen og pleietrengende/pårørende i utredningsfasen.

De fremlagte IPLOS- kartleggingene gir en forsvarlig utredning av momenter som den pleietrengendes behov og omsorgsarbeidets byrde i sakene vi har fått oversendt. I 2 av 20 saker er søknaden så fyldig at moment som omsorgsyters behov og situasjon også er utredet i tilstrekkelig grad.

I 18 av 20 saker kan vi imidlertid ikke se at Nordkapp kommune har dokumentert at omsorgsyters behov og situasjon er utredet.

Ut over det som kommer frem av ønsker og behov i de oversendte søknadene finner vi heller ikke dokumentasjon for at brukermedvirkningen er ivaretatt i utredningsfasen i de fleste oversendte sakene.

I telefonsamtale med oss opplyser kommunens kontaktperson at de fleste som har fått innvilget avlastning også mottar hjemmetjenester. Kontaktpersonen opplyser at det ikke er ressurser til å utrede sakene, og at utredningen i stor grad er basert på informasjon fra hjemmetjenesten og annen lokal kjennskap til forholdene i kommunen. Tjenesten er også i telefonisk kontakt med pleietrengende og omsorgsytere i utredningsfasen.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark mener på bakgrunn av dette at det i 18 av de 20 oversendte sakene ikke er dokumentert at utredningen har vært forsvarlig og i tråd med kravene som stilles i forvaltningsloven § 17.

Vi vil også bemerke at utredning som alene baseres på lokal kjennskap kan medføre en risiko for at vedtak ikke bygger på et faktisk riktig grunnlag, samt at det kan innebære fare for svikt og forskjellsbehandling hvis opplysninger mottatt muntlig ikke dokumenteres i tråd med forvaltningsloven § 11 d.

Individuell vurdering

I 18 av 20 saker finner vi det ikke dokumentert at det er foretatt en individuell vurdering. Dette har blant annet en sammenheng med manglende dokumentasjon av utredning av omsorgsyters situasjon og behov for avlastning.

Vi finner heller ingen dokumentasjon for at det er foretatt en individuell vurdering i de oversendte vedtakenes begrunnelse. Vedtakene fremstår etter vår vurdering som standardiserte, både i utforming og når det gjelder omfanget av tjenestene som tilbys.

Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

1. Begrunnelse for vedtaket og begrunnelsens innhold – forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Samtlige av de oversendte vedtakene innvilger avlastning. Kommunen har i telefonsamtale opplyst at de kun mottar skriftlig søknad om avlastning eller korttidsopphold fra pleietrengende eller omsorgsyter en gang. Etter at avlastning er tildelt første gang tildeler kommunen avlastning til omsorgsytere/pleietrengende på bakgrunn av opplysninger mottatt fra hjemmetjenesten eller direkte fra omsorgsyter/pleietrengende. Disse vedtakene skal begrunnes, og i begrunnelsen skal det nevnes de faktiske forhold vedtaket bygger på og hvilke skjønnsmessige vurderinger som ligger bak kommunens vedtak. Ingen av de 20 vurderte vedtakene er begrunnet i tråd med kravene til begrunnelse i forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Det vises til riktig hjemmel for tildeling av avlastning i alle de vurderte sakene. I 18 av 20 saker stiller vi imidlertid spørsmål ved om det i realiteten er den pleietrengendes behov for tjenester som er hovedbegrunnelsen for tildelingen. Hvis dette er tilfellet er det korttidsopphold som skulle ha vært tildelt, og riktig hjemmel ved tildeling av korttidsopphold er kommunehelsetjenesteloven § 2-1.

2. Underretting om vedtaket – forvaltningsloven § 27.

I samtlige saker er det den pleietrengende, og ikke omsorgsyter (parten), som underrettes om vedtaket.

Ingen av de 20 vedtakene opplyser om partens klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, slik det stilles krav om i forvaltningsloven § 27. Muligheten til å påklage kommunens vedtak er en svært viktig rettssikkerhetsgaranti for parten. Kommunen må derfor sikre at parten informeres om dette.

Som det fremgår av denne oversikten er det i de fleste sakene påvist forhold som ikke er samsvar med forvaltningslovens bestemmelser.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark ber derfor Nordkapp kommune gjøre rede for hvordan dere vil følge opp bruddene på krav til lovlig og forsvarlig saksbehandling som er redegjort for i punktene ovenfor, slik at tilsvarende type feil ikke gjentar seg. Kommunen må rette disse feilene på en slik måte at det gir varig endring og slik at saksbehandlingen i avlastningssaker blir i samsvar med lov og forskrift.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark ber om slik redegjørelse innen 17.12.10.

Det takkes for øvrig for godt samarbeid ved gjennomføring av tilsynet.

26.10.2010

Med hilsen

Linda Kråkenes
seksjonsleder 

Kristi Ingunn Aresvik Hals
rådgiver

Kopi til:
Statens helsetilsyn Postboks 8128 Dep 0032 OSLO