Rapport fra tilsyn med Nordkapp kommune ved NAV Nordkapp

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt to avvik på følgende områder:

Avvik 1

Nordkapp kommune, ved Nav Nordkapp, innhenter rutinemessig dokumentasjon uten at det er individuelt begrunnet om dokumentasjonene er relevant i alle sakene.

Avvik 2

Nordkapp kommune, ved NAV Nordkapp, utbetaler sosialhjelp uten at det fremkommer individuelle vurderinger for utbetalingsmåte og stønadsnivå.

Dato:

Linda Kråkenes
revisjonsleder Irja M. Urdal
rådgiver

 

 

Ingunn A. Dahlen
revisor Elisabeth M. Lamøy
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Nordkapp i perioden 21. juli 2010 til endelig rapport foreligger. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse
• av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nordkapp kommune har 3.212 innbyggere pr 20.08.10, og var fylkets pilotkontor med etablering i mars 2006. Kontorets navn på det tidspunktet var Nordkapp arbeids og velferdssenter. NAV Nordkapp ble som første NAV kontor i Finnmark, opprettet i oktober 2006. Nav Nordkapp er et fullservice kontor som tilbyr alle tjenester tilhørende et NAV kontor. I tillegg er barnverntjenesten og tjenester for flyktninger organisert i NAV kontoret. Leder for kontoret er kommunalt ansatt. Det er totalt 13 ansatte ved kontoret. 9 kommunale stillinger og 4 statlige, som er fordelt på følgende måte: Leder, flyktningkonsulent, 3 barnevernkonsulenter, 2 sosialkonsulenter, 1 sekretær, en prosjektstilling i forhold til kvalifiseringsprogrammet og 4 statlige konsulentstillinger. Mottaksfunksjonen er organisert slik at 6 ansatte rullerer i denne. 2 av saksbehandlerne har hovedansvar for vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAV.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt den 21. juli 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte 22. november 2010

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Nordkapp den 22. november.

Sluttmøte ble avholdt 23. november

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Nordkapp kommune ved Nav Nordkapp undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette nnebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1

Nordkapp kommune, ved Nav Nordkapp, innhenter rutinemessig dokumentasjon uten at det er individuelt begrunnet om dokumentasjonene er relevant i alle sakene.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18,19 og 41, jf forvaltningslovens § 17.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Skjema:” Når du søker sosialhjelp”, er ikke oppdatert og fokuserer kun på inntekter og utgifter – ikke individuell vurdering av hvilke opplysninger som er nødvendige
• Kontoutskrift står som standard uten at det foreligger individuell vurdering av behov for å be om kontoutskrift
• Det foreligger ikke noe system som sikrer at innhenting av relevant dokumentasjon er i henhold til lover og forskrifter

Avvik 2

Nordkapp kommune, ved Nav Nordkapp, utbetaler sosialhjelp uten at det fremkommer individuelle vurderinger for utbetalingsmåte og stønadsnivå.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4, 5,18,19, 21, 22, jf. § 41.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremkommer ikke i vedtak eller journalnotat om individuelle vurderinger ligger til grunn for utbetalingsmåte. Dette bekreftes gjennom intervjuene.
• Det fremkommer ikke i vedtak eller journalnotat om individuelle vurderinger ligger til grunn for stønadsnivå. Dette bekreftes gjennom intervjuene.

6. Vurdering av styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Det er etablert faste møter mellom NAV-leder og rådmannen. Kommunen opplyser at det i november i år har påbegynt arbeidet med risikoforebyggende arbeid og vurdering av områder der det er fare for svikt. Det er få muligheter for å sikre systematisk fagutvikling for saksbehandlerne som arbeider med økonomisk sosialhjelp. Vi viser til de avvik som er påpekt.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kompetanseplan november 2006-mars 2007
• Kompetanseplan for Nav Nordkapp 2010-2011
• Opplæringsplan for Nav Nordkapp/veiledning for mottak for perioden 5.10- 2.11
• Oversikt over nødvendig og oppdatert kunnskap
• NAV Nordkapp: Tjenesteinnhold oppdatert 12.03.2010
• Oversikt over ansatte i Nav Nordkapp
• Organisasjonskart - kommune-sosialtjenesten/flyktningetjenesten
• Organisasjonskart stat
• Årsberetning 2009 Nav Nordkapp sosialtjenesten
• Årsberetning 2008 Nav Nordkapp/sosialtjenesten
• E-post fra Nav leder Anne Sivertsen 29. oktober 2010
• Lokal samarbeidsavtale mellom Nordkapp kommune og Nav Finnmark datert 11. november 2009
• Prosedyrer fra Nav Nordkapp
• Skjema ” Når du søker sosialhjelp”
• Søknadsskjema om økonomisk sosialhjelp
• Sosialhjelpssatser i Nordkapp kommune fra 1. januar 2010
• Delegasjonsvedtak fra Nav Finnmark
• Delegasjonsfullmakt og revisjon av samarbeidsavtale 30. mai 2007
• 25 vedtak om økonomisk sosialhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
• Varsel om tilsyn datert 21. juli
• E-post fra Fylkesmannen til Nordkapp kommune datert 15. oktober
• Brev med dokumentasjon fra Nordkapp kommune 29. september
• Brev med dokumentasjon fra Nordkapp kommune datert 28. oktober, samt vedtak
• E-post fra Nordkapp kommune til Fylkesmannen datert 29. oktober
• Brev om program til Nordkapp kommune datert 16. november

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Anne Sivertsen	leder	x	x	x
Grethe Vollan	Sosialkonsulent/stedfortreder	x	x	x
Anne-Berit Bjørlo	Sosialkonsulent	x	x	x
Lill Bertheussen	Sekretær	x	x	x
Veronica Jensen	Flyktningekonsulent	x		x
Heidi Andreassen	førstekonsulent	x	x	x
Steinarr Jensen	førstekonsulent	x	x	x
Geir-Martin Smalsundmo	Prosjektmedarbeider KVP	x
Anita Jensen	vikar	x
Åsleik Rannestad	rådmann		x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Linda Kråkenes, seksjonsleder
Irja Mone Urdal, seksjonsleder
Elisabeth Munkebye Lamøy, rådgiver
Ingunn Dahlen,rådgiver