Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester ved Nav Sør-Varanger 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt to avvik på følgende områder:

Avvik 1

Sør-Varanger kommune ved Nav Sør-Varanger sikrer ikke at det alltid foreligger en individuell vurdering av hva som er nødvendig dokumentasjon ved søknad om økonomisk sosialhjelp.

Avvik 2

Sør-Varanger kommune ved Nav Sør-Varanger sikrer ikke at det foreligger en individuell vurdering til grunn for valg av utbetalingsmåte av økonomisk sosialhjelp.

Dato: 18. juni 2011

Linda Kråkenes
revisjonsleder

Irja Mone Urdal 
revisor

 

Anja Birkeland 
revisor

Elisabeth Lamøy
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon Nav Sør-Varanger i perioden 21.07.10 – 31.01.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sør-Varanger kommune hadde pr. 1. januar 2010 9 738 innbyggere. Nav Sør-Varanger ble etablert 4. juni 2007. Kontoret har pr. i dag 20 stillinger. Enhetlig administrativ og faglig leder som er statlig ansatt, med nestleder fra kommunal.

Kontoret har en såkalt minimumsløsning med ansvar for arbeids og velferdsetatens tjenester: økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning, samt arbeid med individuelle planer fra kommunal sektor. Dette innebærer nødvendighet og behov for tett samarbeid med øvrig kommunal sosialtjeneste f.eks rus, psykiatri, miljøarbeidere, bolig sosialt arbeid o.l.

Kontoret er inndelt i et mottaksteam, med fordeling av ansatte fra stat og kommune, og et oppfølgingsteam med ansatte fra stat. Mottaksteamet er de som fatter vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Det er 18, 4 stillinger ved kontoret, herav 6 kommunale stillinger. Det er 2 saksbehandlere som har et hovedansvar for alle søknader om økonomisk sosialhjelp. Dette er saksbehandlere med lang erfaring, men uten sosialfaglig utdannelse. Kontoret hadde da tilsynet ble gjennomført 1 vakant saksbehandlerstilling og oppgir at det er vanskelig å få tak i personer med sosialfaglig utdanning. De har lyst ut stillingen flere ganger.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.07.10.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte 18. november 2010

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved mottaket i Nav Sør-Varanger 18.11.10

Sluttmøte 19. november 2010

 

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Sør-Varanger kommune ved Nav Sør-Varanger undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, samt at stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1

Sør-Varanger kommune ved Nav Sør-Varanger sikrer ikke at det alltid foreligger en individuell vurdering av hva som er nødvendig dokumentasjon ved søknad om økonomisk sosialhjelp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18,19,41, jf forvaltningslovens § 17.

Dette avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det innhentes rutinemessig dokumentasjon i form av kontoutskrift uten at dette er individuelt begrunnet i alle saker. Dette bekreftes ved gjennomgang av journalnotater og intervjuer.
• Kommunen har en rutine ”Søknad om økonomisk sosialhjelp” hvor det står at kontoutskrift skal etterspørres i alle saker. Denne rutinen er udatert og er oppgitt å komme fra det gamle sosialkontoret (før Nav-kontorets etablering).
• Det foreligger en rutine for nødhjelp hvor det står at det skal foreligge en konkret vurdering av om kontoutskrift er nødvendig, uten at denne følges.
• Det foreligger ikke noe system som sikrer at innhenting av relevant dokumentasjon er i henhold til lover og forskrifter.

Avvik 2

Sør-Varanger kommune ved Nav Sør-Varanger sikrer ikke at det foreligger en individuell vurdering til grunn for valg av utbetalingsmåte av økonomisk sosialhjelp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5, 18,19,22, § 41, jf forvaltningslovens § 17.

Dette avviket bygger på følgende observasjoner:

• Nav Sør-Varanger utbetaler sosialhjelp direkte til kreditor eller bruker rekvisisjon uten at den individuelle vurderingen og begrunnelsen fremkommer i journalnotat eller i vedtak.
• Gjennomgang av vedtak og journalnotat viser at det ikke alltid fremkommer individuelle vurderinger og begrunnelser for valg av ulike utbetalingsmåter.
• Det foreligger ikke noe system som sikrer at bruk av utbetalingsmåtene er i henhold til lov og forskrifter.

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke alltid sikrer at innhenting av opplysninger og utbetaling skjer i henhold til regelverket. Det mangler planer, oppdaterte rutiner og strategier rundt arbeidet med økonomisk sosialhjelp. Dette gjør kommunen sårbar i forhold til å fange opp feil ved forvaltningen av arbeidet med økonomisk sosialhjelp.

 

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding 2008 – virksomhet 3301 Nav Sør-Varanger datert 16.02.08
• Årsmelding 3301 Sør-Varanger for 2009 datert 09.03.10
• Nav Sør-Varanger ”Hvem er vi” datert 28.09.10
• Lokal samarbeidsavtale Nav Sør-Varanger datert 18.05.07
• Strategi for Nav Finnmark udatert
• Delegasjonsvedtak for ansatte datert 05.03.10 og 29.04.10
• Oversikt over organisasjonen inkludert beskrivelse av ansvarsforhold, oppgavefordeling, informasjons- og kommunikasjonslinjer, eventuelle instrukser udatert
• Opplæringsplan udatert
• CV kommunalt ansatte i mottak
• Eksempler på stønadsområder og tjenester som er omfattet av oppgavefordelingen datert 28.09.10
• Oversikt over ansatte udatert
• Rutine: ’Lik mottak av klienter som vil søke nødhjelp: sikre individuell behandling’ udatert
• Rutine: ’Kvalitetssikre vedtak og inndrivelse av lån og garantier udatert
• Rutinebeskrivelse: ’Råd, veiledning – Hjelp til økonomiske regninger udatert
• Rutine: ’Sikre at brukere med stor gjeld blir ivaretatt udatert
• Rutine for arbeid med kvalifiseringsstønad datert 03.12.08
• Oppskrift på registreringer i Arena udatert
• Normer sosialhjelpsats pr 01.01.10
• Målekort september 2010
• Rutine: ’Søknad om økonomisk sosialhjelp’ udatert

Dokumentasjon som ble gjennomgått i forkant av revisjonsbesøket:

• 30 vedtak om økonomisk sosialhjelp og underliggende dokumentasjon, hvorav 10 gjaldt akutt hjelp (nødhjelp).

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 21.07.10
• Brev fra Nav Sør-Varanger datert 09.11.10
• E-post fra Fylkesmannen til Nav Sør-Varanger datert 22.10.10., 11.11.10, 15.11.10
• E-post fra Nav Sør-Varanger til Fylkesmannen datert 08.11.11og 11.11.10
• Brev om program for tilsynet datert 09.11.10

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Cato Lindbäck	Nav-leder	X	X	X
Hilde Michelsen	Teamleder mottak	X	X
Tuula Johansen	Saksbehandler	X	X	X
Trond Gaasland	Saksbehandler	X	X	X
Anne Kristin Fløgstad	Saksbehandler	X	X	X
Tone Amundsen	Saksbehandler	X	X	X
Robert Soligård	Saksbehandler	X	X
Inge Walter Svendesen	Kommunalsjef	X	X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Linda Kråkenes, seksjonsleder

Elisabeth Munkebye Lamøy, rådgiver

Anja Birkeland, rådgiver

Irja Mone Urdal, seksjonsleder