Rapport fra tilsyn med tjenester til demenssyke i eget hjem i Vadsø kommune 2010

Sammendrag

Tilsynet er et ledd i Statens helsetilsyns fireårige satsing på tilsyn med helse- og sosialtjenester til eldre.

Tilsynet er avgrenset til pasienter og brukere som har vedtak om helse- og sosialtjenester i form av praktisk bistand og/eller hjemmesykepleie.

Tilsynet har undersøkt følgende forhold:

• Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre i egen bolig, herunder omsorgsbolig. I denne forbindelse ble også kommunens samarbeid med fastlegene om utredning og kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, samt ved oppfølging av demenssykdom undersøkt.
• Kommunens ivaretakelse av grunnleggende behov hos personer med demenssykdom, avgrenset til:
  individuell tilrettelegging og brukermedvirkning
  kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen
• Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demenssykdom.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke påpekt avvik innen de reviderte områdene, men gitt to merknader.

Merknad 1

Kommunen kan forbedre innholdet i og bruken av sitt dokumentasjonssystem.

Merknad 2

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre samarbeid med fastlegene der hjemmetjenesten har en rolle i utredningen og oppfølgingen av demente.

Dato: Vadsø den 16.09.10

Målfrid Ovanger
revisjonsleder

Liv Tove Elvenes
revisor

 

 

Britt Louise Øen
revisor

 

 

1.Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vadsø kommune, helse – pleie – rehabilitering – omsorg (HRO) i perioden 08.02.10 – 16.09.10.

Tilsynet er et ledd i Statens helsetilsyns fireårige satsing på tilsyn med helse- og sosialtjenester til eldre. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet og Fylkesmannen i Finnmark gjennomfører i inneværende år.

Tilsynet gjennomføres med hjemmel i sosialtjenestelovens § 2-6 og tilsynsloven § 2, jfr kommunehelsetjenesteloven § 6-3. Det vil i år gjennomføres tilsvarende tilsyn med tre kommuner og med fastlegen i de samme kommunene.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vadsø kommune hadde per 01.01.09 6062 innbyggere. Av disse var 493 i aldersgruppen 67-79 år, 176 mellom 80 til 89 år og 30 over 90 år. I alt er det 88 personer som er tildelt både hjemmesykepleie og praktisk bistand. Av disse har 17 personer en demensdiagnose. Andre er under utredning.

Kommunens helse-, pleie - og omsorgstjeneste er organisert i fem enheter. Hver enhet har sin egen leder. Disse er underlagt kommunalsjefen, som igjen er direkte underlagt Rådmannen.

Kommuneoverlegen er plassert i stab hos kommunalsjefen. Enhetslederne har et selvstendig resultatansvar.

Hjemmetjenester til eldre gis i to av enhetene, Vadsø bo- og omsorgssenter og ambulerende enhet. Tjenesten har en merkantil stab med en egen saksbehandler. Sykepleierne kartlegger behov og forbereder saker som behandles i et inntaksteam.

Bo- og omsorgssenteret har 34 leiligheter fordelt på 5 enheter. Kommunens ambulerende tjenester omfatter hele kommunen.

I ambulerende enhet er det 33 fast ansatte og 14 faste vikarer. Bo- og omsorgssenteret har 44 ansatte og 6 faste vikarer.

Kommunen har opprettet demensteam som har ukentlige møter hver mandag fra kl. 09.00 - 10.30. Demensteamet er et lavterskeltilbud. Folk kan henvende seg direkte uten å kontakte lege først. Lege i teamet er medisinskfaglig rådgiver, og deltar i teamet annenhver mandag.

Hver tirsdag er det avsatt en time hvor fastlegen er tilgjengelig for hjemmetjenesten.

40 ansatte deltar i internopplæring i Demensomsorgen ABC. 6 ansatte har gjennomgått grunnkurs i demens og 3 sykepleiere har videreutdanning i demens. Flere ansatte har i tillegg deltatt på kurs med tema utfordrende atferd hos demente.

Hjemmebaserte tjenester har etablert et samarbeid med psykogeriatrisk team på UNN i Tromsø.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8. februar 2010.

Åpningsmøte ble avholdt 10. mai 2010.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 11. mai 2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, og dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet er et ledd i Statens helsetilsyns fireårige satsing på tilsyn med helse- og sosialtjenester til eldre.

Tilsynet var avgrenset til pasienter og brukere som hadde vedtak om helse- og sosialtjenester i form av praktisk bistand og/eller hjemmesykepleie.

Tilsynet gjelder kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre i egen bolig, herunder kommunens samarbeid med fastlegene i utrednings- og kartleggingsfasen, samt samarbeid med fastlegene om oppfølging av demenssykdom. Videre omfatter tilsynet hvordan kommunen ivaretar grunnleggende behov hos personer med demenssykdom, avgrenset til individuell tilrettelegging, brukermedvirkning, samt kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen. Tilsynet gjelder også kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demenssykdom.

Tilsynet omfatter således et begrenset utvalg av oppgaver som kommunen har overfor personer med demens som bor i eget hjem. Tilsynet gir derfor ikke noen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens demensomsorg.

Helsetilsynet i Finnmark har i tillegg ført tilsyn med de deler av fastlegens virksomhet som omhandler utredning, behandling og oppfølging av pasienter med demenssykdom. Dette tilsynet ble gjennomført 13.04.10, og resultatene fra dette tilsynet blir beskrevet i en egen tilsynsrapport.

5. Funn

5.1 Det ble ikke påpekt avvik innen de reviderte områdene, men det ble gitt to merknader.

5.2

Merknad 1:

Kommunen kan forbedre innholdet i og bruken av sitt dokumentasjonssystem.

• Det fremkom i intervju og ved dokumentgjennomgang at pasientjournal i hjemmetjenesten består av flere deler (profil, medisinkort, legeopplysninger, demensutredningsmappe, dagbok og mapper med søknader og vedtak)
• Det fremkom i intervju at ikke all nødvendig informasjon om brukerne føres i fagsystemet.
• Det fremkom i intervju og ved dokumentgjennomgang at fagsystemet ikke er oppdatert på grunn av overgangen til en ny utgave for 3 mnd siden.
• Det fremkom i intervju og ved gjennomgang av det nye fagsystemet at det ikke gir en total oversikt over pasientenes diagnoser, ressurser og behov for tiltak.
• Det fremkom i intervju at den nye utgaven av fagsystemet er lite brukervennlig, og at personellets motivasjon for å ta programmet i bruk er lav på grunn av mangelfull opplæring.
• Det fremkom i intervju at kommunen kun har en person som er systemansvarlig for fagsystemet profil.

Kommentar:

Tjenester som ytes etter kommunehelsetjenesteloven § 2-1 og sosialtjenesteloven § 4-3, skal være forsvarlige.

Forsvarlighetskravet innbærer et krav til kommunen om å organisere og gjennomføre tilstrekkelig omfang av tjenester og tiltak til de som trenger disse. Kvalitetsforskriften § 3 stiller krav om at kommunen har prosedyrer som søker å sikre at den enkelte får tjenester som vedkommende har behov for til rett tid. For å sikre dette vil kommunen måtte ha et dokumentasjonssystem som sikrer forsvarlig kommunikasjon mellom tjenesteyterne slik at opplysninger om pasienten er tilgjengelig og systematisert på et sted. Dokumentasjonssystemet er et viktig redskap for å sikre forsvarlighet.

Merknad 2

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre samarbeid med fastlegene der hjemmetjenesten har en rolle i oppfølgingen av demente.

Merknaden bygger på følgende:

• Det fremkommer i intervju at det ikke er klart hvordan samarbeidet med fastlegen skal foregå
• Det fremkommer i intervju at hjemmesykepleien ikke får tilstrekkelig informasjon fra fastlegen for oppfølging av pasientene

Kommentar:

Det følger av kommunehelsetjenesteloven § 1-3 a at kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Selv om kommunen har begrensede muligheter til å styre eller lede fastlegene, forventes det at kommunen initierer og legger til rette for samhandling med legene. For å få et godt samarbeid er det viktig at det er avklart hva fastlegen gjør og hva kommunens helse- og sosialpersonell gjør i forbindelse med eventuell bistand ved utredning og oppfølging av demente.

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Lov om sosiale tjenester
• Lov om helsepersonell m.v.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over pleie- og omsorgstjenestene
• Informasjon om Vadsø bo- og omsorgssenter
• Informasjon om ambulerende enhet
• Oversikt over ansatte i enhetene
• Funksjonsbeskrivelse for kommunalsjef og enhetsledere
• Funksjonsbeskrivelse for sykepleier i pleie- og omsorgstjenesten
• Funksjonsbeskrivelse for hjelpepleier/fagarbeider i pleie- og omsorgstjenesten
• Funksjonsbeskrivelse for fagleder omsorg demente
• Funksjonsbeskrivelse for assistent i pleie- og omsorgstjenesten
• Stillingsbeskrivelse for kommuneoverlegen
• Rutinebeskrivelse for sykepleieansvarlig på vakt
• Beskrivelse av primærkontaktens oppgaver
• Årsplan for bo- og omsorgssenteret
• Informasjon om demensteamet
• Rutiner for saksbehandling
• Vadsø kommunes kompetanseplan 2010-2012 - Handlingsplan 2010
• Kompetanse og rekrutteringsplan for pleie og omsorgstjenesten 2010 – 2014 (Opplæringshjul for HRO)
• Referat fra møte i samarbeidsutvalget for legene fra 26.04.10

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Avviksprotokoll/avviksmeldinger (2008; 27 avvik, 2009; 26 avvik, 2010; 12 avvik, som gjelder tjenesteyting og medisinhåndtering)
• Arbeidslister/ruter for hjemmesykepleie for 2 uker
• Arbeidslister for praktisk bistand (hjemmehjelp) for 2 uker
• 10 pasientjournaler i Profil – fagsystem (sykepleiedokumentasjon)
• 10 vedtaksmapper (inneholdt medisinopplysninger, utredningsskjema, epikriser og saksdokumenter)
• 10 IPLOS – kartlegginger
• 2 legevisittbøker
• 10 medisinkardex-kort for demente pasienter
• Personalmøtebok, hjemmebasert omsorg 2008-2010
• Referater fra fagmøter og sykepleiermøter 2008-2010
• Dagbok (beskjedbok på dagtid)
• Prosedyre vedrørende tiltak om rømming
• Prosedyre for demensteamets oppgaver

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Finnmark:

• Varsel om tilsyn datert 08.02.10
• Tilsynsdokumentasjon fra Vadsø kommune i brev av 25.03.10
• Telefonkontakt 26.04.10 - tilbakemelding om hvem av de ansatte som har hatt mest kontakt med demente pasienter i virksomheten
• Program for tilsynsbesøket datert 27.04.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Jens Betsi	Rådmann	X	X
Liv Edel Berg	Kommunalsjef	X	X
Grethe F. Dahl	Enhetsleder	X	X	X
Simone Gærne	Konst. Enhetsleder/ fagsykepleier i demens	X	X	X
Sabine Hoffman	Sykepleier	X	X	X
Aud Ebermann	Sykepleier		X
Elena Andersen	Hjelpepleier	X	X	X
Ann Iren Larsson	Hjelpepleier		X
Bodil Larsson	Hjemmehjelper	X	X	X
Anne Birgitte Meirud	Assistent	X	X	X
Anna Kaisa Santala	Omsorgsarbeider	X	X	X
Ingunn Sørbø	Sykepleier			X
Siv Henriksen	Fagleder eldre og funksjonshemmede			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

• Sykepleier/revisjonsleder – Målfrid Ovanger
• Sosionom/seniorrådgiver – Liv Tove Elvenes
• Sosionom/rådgiver – Britt Louise Øen
• Jurist/observatør – Kristi Ingunn Aresvik Hals