Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen ble gjennomført som en del av Fylkesmannens lovpålagte tilsyn med barnevernsinstitusjoner for omsorg og behandling ved Alta ungdomssenter.

Tilsynet har undersøkt om institusjonen gjennom sine styringsaktiviteter sikrer et planmessig og individuelt tilpasset arbeid med plasseringsformålet, og at barnet får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, jf. Barnevernsloven §§ 1-1, 5-9, rettighetsforskriften § 5 og kvalitetsforskriften§§ 10 og 12.

Tilsynet ble avgrenset til å gjelde plasseringer etter barnevernloven§§ 4-4, 5 ledd, 4-12, 4-24 og 4-26.

Det ble ikke påvist avvik under tilsynet, men gitt to merknader.

Merknad 1

Institusjonen har et forbedringspotensial for å sikre at det arbeides systematisk og planmessig med alle elementer i plasseringsformålet, eventuelt at det fremkommer bevisste prioriteringer.

Merknad 2

Institusjonen bør i større grad sikre skriftliggjøring av evalueringer, herunder effekten av tiltak og korrigeringer.

Dato: 23.08.11

Geir Åge Bendiksen
revisjonsleder

Kristin Vilde Ronold Hagen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Alta ungdomssenter i perioden 18.03.2011 - 23.08.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

I medhold av barnevernloven §§ 2-3 tredje ledd bokstav c og 5-7 skal Fylkesmannen føre tilsyn med at barnevernsinstitusjoner drives i samsvar med barnevernloven og tilhørende forskrifter. Tilsynsforskriften § 9 pålegger Fylkesmannen å føre tilsyn ved en systemrevisjon i institusjonene hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Alta ungdomssenter(AUS) er en av to barnevernsinstitusjoner i Finnmark. Institusjonen ligger i Alta kommune. Institusjonen ligger ca 2.km fra Alta sentrum. Institusjonen er en statlig barnevernsinstitusjon som eies og drives av Bufetat region Nord.

Alta ungdomssenter gir tilbud for inntil 11 barn i alderen 12 til 18 år. Institusjonen gir tilbud til målgrupper hjemlet i barnevernsloven, herunder plasseringer knyttet til vedtak om hjelpetiltak, midlertidige vedtak i akuttsituasjoner, vedtak om omsorgsovertakelse og vedtak om adferdstiltak.

Institusjonen har ca 30. årsverk og består av avdelingene "Sjøtun" og "Utsikten," samt "Ankerstua som drives av familie- og nettverksavdelingen. "Sjøtun" er den største avdelingen på institusjonen, som har plass til 7 ungdommer. "Utsikten" er en mindre avdeling som har plass til 4 ungdommer. Familie- og nettverksavdelingen har inntil 4 ansatte som primært arbeider med ungdommens familie og nettverk.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.03.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.06.2011.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 24.06.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om institusjonen gjennom sine styringsaktiviteter sikrer et planmessig og individuelt tilpasset arbeid med plasseringsformålet, og at barnet får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, jf. Barnevernloven §§ 1-1, 5-9, rettighetsforskriften § 5 og kvalitetsforskriften §§ 10 og 12.

Tilsynet ble avgrenset til å gjelde plasseringer etter barnevernloven §§ 4-4, 5 ledd, 4-12,4-24 og 4-26.

5. Funn

Merknad 1:

Institusjonen har et forbedringspotensial for å sikre at det arbeides systematisk og planmessig med alle elementer i plasseringsformålet, eventuelt at det fremkommer bevisste prioriteringer.

Merknaden er bygget på følgende observasjoner:

  • Alle delmål i plasseringsformålet berøres i institusjonens handlingsplan, men elementer av delmålene tas ikke med eller omdefineres noe i handlingsplanen. Dette er ikke fanget opp av institusjonens kontrollsystem og det følges derfor heller ikke opp.
  • I to av sakene tilsynet har sett, følges ikke institusjonens rutiner for plan- og målarbeid. Disse avvikene er ikke begrunnet/eller fulgt opp.
  • Oppgaver som skal ivaretas av familie og nettverksavdelingen fremkommer ikke i handlingsplaner.

Merknad 2:

Institusjonen bør i større grad sikre skriftliggjøring av evalueringer, herunder effekten av tiltak og korrigeringer.

Merknaden er bygget på følgende observasjoner:

  • Innholdet i skriftlig evaluering bærer preg av tellinger og oppsummeringer av siste periode, uten at det gjøres en faglig vurdering av tiltakets effekt sett opp mot gitt problem og mål
  • Det fremkommer heller ikke tydelig i perioderapporter til ekstern bruk, hvilken endring og utvikling som har skjedd og hvilken effekt iverksatte tiltak har hatt.
  • Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:
  • Institusjonen sørger for at arbeidet med plasseringsformålet og ivaretakelse av omsorg blir strukturert og organisert på en hensiktsmessig måte. Institusjonen sikrer arbeidet gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.
  • Institusjonen har planlagt arbeidet ved å utarbeide rutiner, planer og strukturer.
  • Det er kjent i institusjonen hvordan arbeidet skal utføres, jf. rutiner, planer og strukturer.
  • Institusjonen har rutiner, planer og strukturer for å kontrollere og korrigere arbeidet.
  • Det bekreftes i intervju at faglige vurderinger og effektevalueringer faktisk gjøres, og endringer i tiltak gjøres som en konsekvens av dette.

6. Regelverk

  • Lov om barnevernstjenester
  • Forskrift om tilsyn av barn i barnevernsinstitusjoner for omsorg og behandling
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barnevernsinstitusjon
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barnevernsinstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • 6 saksmapper
  • Rutine for flytting av ungdom mellom avdelingene
  • Tiltaksplaner for alle ungdommer
  • Handlingsplaner
  • Kartleggingsrapporter
  • Perioderapporter
  • Utskrivningsrapporter
  • Halvårsrapporter
  • Rutine for teamarbeid
  • Rutine for motivasjonssystemet
  • Powerpointpresentasjon av inntaksarbeid
  • Husregler
  • Informasjonshefte om selvfølgeligheter
  • Oversikt over ansatte på jobb de aktuelle dagene
  • Møtestruktur
  • Virksomhetsplan
  • Kompetanseplan
  • Oversendelsesbrev - Endelig regionalt styrings- og disponeringsbrev
  • Informasjonshefte om "sirkelen"
  • Rutine for brukermedvirkning
  • Månedsmål, månedsevalueringer og månedsrapporter
  • Diverse møtereferater

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Referat fra teammøter med mer.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • 18.03.2011 - Varsel om tilsyn
  • Mottatt forespurt dokumentasjon
  • 15.06.2011 - Oversendelse av program for systemrevisjonen
  • Diverse korrespondanse i forhold til planlegging og gjennomføring av systemrevisjon per e-post og telefon
  • Korrespondanse per telefon i forbindelse med endring av dato for systemrevisjon fra 21-22. juni til 23-24. juni

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Nina Fredheim

Nestleder

X

X

X

Eva Løkke

Avdelingsleder

X

X

X

Rita Hallvig

Avdelingsleder

X

X

X

Hege Hansen

Miljøterapeut

X

X

X

Laila Somby

Miljøterapeut

X

X

X

Aud Inger Holm

Merkantil

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Geir Åge Bendiksen, revisjonsleder

Kristin Vilde Ronold Hagen, førstekonsulent/revisor
Sølvi Arvola, rådgiver/revisor