Rapport fra tilsyn med behandling av økonomisk stønad i Tana kommune, ved Nav Deanu-Tana 2011

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i Lov om sosiale tjenester i Nav §§18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt 2 avvik:

Avvik 1:

Tana kommune ved Nav-kontoret sikrer ikke at det foreligger en individuell vurdering til grunn for valg av stønadsnivå av økonomisk sosialhjelp.

Avvik 2:

Tana kommune ved Nav-kontoret fatter ikke vedtak om avvisning/ avslag på økonomisk stønad ved manglende innlevering av dokumentasjon.

Dato: 21.07.11

Linda Kråkenes
revisjonsleder

Elisabeth M. Lamøy, Ingunn A. Dahlen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tana kommune, Nav Deanu-Tana i perioden 25.01.11 - 21.07.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tana kommune er en langstrakt kommune med mange små bygder, og er totalt 4049,72 km2 i areal. Kommunen hadde pr. 01.01.11 2910 innbyggere. Administrasjonssenteret er ved Tana bru. Kommunen er et geografisk og kommunikasjonsmessig knutepunkt i Øst-Finnmark. Den grenser til Gamvik og Berlevåg, og møter Båtsfjord i ett punkt. Tana grenser i øst til Nesseby og Vadsø, og i sør til Karasjok og Utsjok i Finland. I vest grenser kommunen til Porsanger og Lebesby. Tana hører til forvaltningsområdet for samisk språk. Tana er trespråklig. Det snakkes norsk, samisk og finsk. De viktigste næringene utgjør jordbruk, reindrift, bergverk, bygg/anlegg og tjenesteyting.

Nav Deatnu - Tana åpnet 25.02.09. Kontoret har 8 ansatte (7 årsverk) hvorav 2,5 er kommunalt ansatte. Kontoret har i dag på plass en leder tilsatt på statelige vilkår, felles med Nav Nesseby. Kontoret har ikke nesteleder. Det fremgår av samarbeidsavtalen at Nav-kontoret inneholder minimumsløsningen med behandling av økonomisk sosialhjelp etter lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen kap. 4. Kontoret ivaretar også arbeidet med økonomisk rådgivning, råd og veiledning og skriving av tvangsvedtak etter kap. 6.

Enheten består av 2,5 årsverk som fatter vedtak om økonomisk sosialhjelp hvorav 0,5 årsverk er en tidsavgrenset prosjektstilling. De er kommunalt ansatt med sosialfaglig utdanning. De 5 statlige ansatte mottar søknader i mottak, og kanaliserer henvendelser om sosialhjelp til de kommunale saksbehandlerne. De er også behjelpelig med utfylling av søknad i mottak. De statlige ansatte har ikke fått opplæring på det sosialfaglige området, og da heller ikke i saksbehandling vedrørende økonomisk sosialhjelp. Alle ved kontoret betjener mottaket.

I 2009 var årsgjennomsnittet av registrerte arbeidsledige som andel av arbeidsstyrken 3,8% mot 3,7 % i Finnmark for øvrig. På landsbasis utgjør ledige 2,7% i 2009. Sosialhjelpsmottakere pr. 100 innbygger 20-66 år utgjør 5,6%, mot 5,7% i Finnmark totalt. Svært få av sosialhjelpsmottakerne har kun sosialhjelp som sin hovedinntekt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.01.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.05.11

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Tana sine lokaler.

Sluttmøte ble avholdt 20.05.11

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Tana kommune ved Nav Tana undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad. Det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1:

Tana kommune ved Nav-kontoret sikrer ikke at det foreligger en individuell vurdering som grunnlag for valg av stønadsnivå av økonomisk sosialhjelp.

Dette er avvik fra følgende lovkrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18,19, 22, § 41.

Følgende observasjoner er lagt til grunn for avviket:

• Gjennom tilsyn har vi avdekket at det ikke fremkommer i vedtak eller journal hvilke individuelle vurderinger som legges til grunn for stønadsnivå. Dette bekreftes gjennom intervjuene. Dette gjelder både akutt/nødhjelp og ordinære søknader.
• Videre fremkommer det at det ikke er forklart i vedtakene hvilken sats som er lagt til grunn og hvorfor
• Det fremkommer ikke i vedtakene hvilke utgifter/ hensyn som er tatt med i beregningen av stønadsnivå
• Det fremkommer også at vurderinger av stønadsnivå utover statens veiledende sats nesten alltid vurderes etter lovens § 19. Dette bekreftes gjennom intervjuene.

Kommentar:

Etter forvaltningsloven § 25 skal det stå i vedtaket hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på. I saker som gjelder økonomisk sosialhjelp er søkerens økonomiske situasjon en vesentlig og som regel avgjørende del av faktabeskrivelsen. Søkeren må derfor få vite hvilke faktiske forhold Nav har bygget på i sitt vedtak. Hovedhensyn bak forvaltningsmessig skjønn skal også nevnes.

Lovgrunnlag:

• Forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf § 21 om utbetaling av stønad
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 om internkontroll
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 41, enkeltvedtak

Avvik 2:

Tana kommune ved Nav-kontoret fatter ikke vedtak om avvisning/ avslag på øk. stønad ved manglende innlevering av dokumentasjon

Dette er avvik fra følgende lovkrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18, 19,jf § 41 og forvaltningslovens § 17.

Følgende observasjoner er lagt til grunn for avviket:

• Ved manglende dokumentasjon til søknader, blir disse liggende på ”vent”. Det lages dermed ikke vedtak om avvisning/ avslag.
• Kontoret har flere gode skriftlige rutiner vedr økonomisk sosialhjelp. Disse benyttes ikke aktivt, og er lite kjent.

Kommentar:

Avgjørelser om tildeling av sosiale tjenester skal regnes som enkeltvedtak. Det gjelder også avgjørelser om avvisning/avslag på økonomisk stønad. Jf Lov om sosiale tjenester i Nav § 41.

Etter forvaltningsloven § 25 skal det stå i vedtaket hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på. Vi viser også til uttalelse fra Sivilombudsmannens sak 2005/399 (Årsmelding for 2005 nr 45 siden 192), der det understrekes at det skal fattes skriftlig vedtak.

Lovgrunnlag:

• Forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 22 ,jf § 21om utbetaling av stønad
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 om internkontroll

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at det ikke fins IK-rutiner på kontoret pr i dag.

Vi registrerer at det ikke er faste møtearenaer pr i dag for fagdiskusjon og veiledning. Dette kan medføre svikt.

Det er ingen faste møtepunkter mellom Nav-leder og rådmann. Nav-leder er ikke en del av rådmannens ledergrupper

Det lages ikke kompetanseplaner

Sårbarhet i systemet kan medføre svikt.

Arbeid med risikovurdering og risikoforebygging er pr i dag lite strukturert Vurdering av sårbarheten ved fravær av kommunalt ansatte, omhandler pr i dag liten involvering av statlige ansatte i arbeidet med økonomisk sosialhjelp.

Kommunen har ikke utpekt faglig ansvarlig for sosialtjenesten. Det er ikke avklart hvordan feil el mangler fanges opp slik delegasjoner, ansvar og tilstedeværelse er pr i dag. Virksomheten har ingen nestleder. Vi viser også til de avvik vi har påpekt.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan for Nav Finnmark 2011, udatert
• Årsplan for Nav, udatert
• Samarbeidsavtale mellom Kommune og Nav Fylke av 26.01.09
• Oversikt overordnet oppgavefordeling/grensesnitt Nav-hjelpetjenesten av 24.02.09
• Delegasjoner av 19.02.09, 11.03.09
• Oversikt over ansatte i kommunale og statlige stillinger, udatert
• Kompetanseplan, udatert
• Rutiner, udatert
• 25 vedtak derav 5 akutt/nødhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutiner
• Vedtak
• Samarbeidsavtale
• Delegasjoner

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 25. januar 2011
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen datert 28.april 2011
• Program for tilsynsbesøk datert 03.mai 2011
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen datert 08.april 2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Jørn Aslaksen	Rådmann		x	x
Marina Ingilæ	Nav-leder	x	x	x
Yngvil Borch	Sosialkurator	x	x	x
Sissel Johansen	Konsulent	x	x	x
Randi Pedersen	Konsulent	x	x	x
Line Maria Løkken	Førstekonsulent/prosjektarb.	x	x	x
Ann Magritt Tas	Sosialkurator	x	x	x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes, seksjonsleder
Elisabeth Munkebye Lamøy, rådgiver
Ingunn Dahlen, rådgiver
Catarina Schjølberg, rådgiver