Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp ved Guovdageainnu souhkan/ Kautokeino kommune ved Nav Guovdageaidnu/Nav Kautokeino, 2011

Fylkesmannen i Finnmark

Sammendrag

1.Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Virksomhetens styringssystem

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov. Og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

•   Håndtering av henvendelser/søknader
•   Kartlegging /innhenting av relevante opplysninger
•   Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt 2 avvik:

Avvik 1:

Kautokeino kommune ved Nav-kontoret sikrer ikke at det foreligger en individuell vurdering til grunn for valg av stønadsnivå og utbetalingsmåte av økonomisk sosialhjelp.

Avvik 2:

Kautokeino kommune ved Nav-kontoret sikrer ikke at alle elementer i en søknad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.

Dato: Vadsø, 12. september 2011

Linda Kråkenes
revisjonsleder Irja Mone Urdal
revisor

Ingunn Dahlen
revisor Elisabeth M. Lamøy
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Guovdageaidnu gielda/ Kautokeino kommune ved Nav Guovdageaidnu/ Nav Kautokeino i perioden 25.01.11 til 12.09.11.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kautokeino kommune er Norges største i areal, 9704 km2. Kommunen hadde pr 1.1.2011 2 935 innbyggere. Kommunesenteret ligger i kirkestedet Kautokeino med noe over 2000 bosatte. I bygda Máze mellom Kautokeino og Alta er det nærmere 400 bosatte. Resten er spredt på 14 småbygder over hele kommunen.

Nav Guovdageaidnu ble opprettet 11.09.07. Kontoret har 7 ansatte (6, 5 årsverk) hvorav 2,5 er kommunalt ansatte. I Nav-kontoret ligger i tillegg til minimumsløsningen bevilgningssaker etter alkoholloven, husbanksaker, bostøtte, botilskudd og startlån, samt rusforebyggende tiltak, behandling og ettervern.

I 2009 var årsgjennomsnittet av registrerte arbeidsledige som andel av arbeidsstyrken 8,1 prosent mot 3,7 prosent i Finnmark for øvrig. Kun rundt 20 % av de som mottar økonomisk sosialhjelp i kommunen har dette som sin hovedinntektskilde.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. januar. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 

Åpningsmøte ble avholdt 23. mars.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Kautokeino sine lokaler.

Sluttmøte ble avholdt 24. mars

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Kautokeino kommune ved Nav Kautokeino undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad. Det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1

Kautokeino kommune ved Nav-kontoret sikrer ikke at det foreligger en individuell vurdering til grunn for valg av stønadsnivå og utbetalingsmåte av økonomisk sosialhjelp.

Dette avvik fra følgende lovkrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18,19, jf § 22 og § 41.

Følgende observasjoner er lagt til grunn for avviket:

• Posterings og anvisningsordre er utlevert til kontantuthenting ved servicekontoret (akutt/nødhjelp) uten at det er fattet vedtak. Det er ikke foretatt en individuell vurdering på fastsettelse av stønadsbeløpet.
• Nav Kautokeino har en del rutiner vedr økonomisk sosialhjelp, men disse omhandler ikke krav til faglig vurdering/ innhold m.v
• Det fremkommer ikke i vedtak og journalnotat om individuelle vurderinger ligger til grunn for valg av utbetalingsmåte. Dette bekreftes gjennom intervjuene.
• Det fremkommer ikke i vedtak og journalnotat om individuelle vurderinger ligger til grunn for stønadsnivå. Dette bekreftes gjennom intervjuene. Dette gjelder både nødhjelp og ordinære søknader.

Kommentarer:

Etter forvaltningsloven § 25 skal det stå i vedtaket hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på. I saker som gjelder økonomisk sosialhjelp er søkerens økonomiske situasjon en vesentlig og som regel avgjørende del av faktabeskrivelsen. Søkeren må derfor få vite hvilke faktiske forhold Nav har bygget på i sitt vedtak. Hovedhensyn bak forvaltningsmessig skjønn bør også nevnes.

Lovgrunnlag:

• Forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf § 21 om utbetaling av stønad
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 om internkontroll

Avvik 2:

Kautokeino kommune ved Nav-kontoret sikrer ikke at alle elementer i en søknad behandles i hht til lov og forskriftskrav

Dette avvik fra følgende lovkrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18, 19, jf § 41.

Følgende observasjoner er lagt til grunn for avviket:

• Praksis ved gjenbruk av søknadsskjemaer vanskeliggjør oversikt fordi søknadsskjemaene er uoversiktlige.
• Ved kontoret er det ulik og mangelfull praksis ved bruk av Socio og Arena ifht skriftliggjøring i mottak
• Det fremkommer ikke i vedlagt dokumentasjon at alle søknadselementene er behandlet i vedtak. Dette gjelder i saker der det er søkt om flere ting.
• Det er ofte ikke samsvar mellom søknadsdato på søknadsskjema og datoen som er satt i vedtaket

Kommentar:

Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Jf fvl § 17. Etter forvaltningsloven § 25 skal det stå i vedtaket hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på. Ved utbetaling av stønad, jf Lov om sosiale tjenester i Nav § 22,§ 21 må søker få vite hvilke faktiske forhold vedtaket er bygget på. Forvaltningslovens system forutsetter at kommunene tar stilling til alle elementer av en søknad. Dersom ikke alle elementer i en søknad behandlet i henhold til lovkrav, vil det bli vanskelig for søker å forstå vedtaket.

Lovgrunnlag:

• Forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf § 21 om utbetaling av stønad.
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 om internkontroll

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvaret for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Kommunen har økonomiplan 2010-2013 med handlingsprogram der kvalitetsmål for sosialenheten Nav er beskrevet. I VP for sosialtjenesten i 2011 er det beskrevet overordnede mål og tiltak for å nå målene i hht handlingsprogram og budsjett, samt en kompetansehevingsplan for kontoret. For eksempel gjelder dette internkontroll som skal gjennomføres 2 ganger årlig og ’rett tjeneste og stønad til rett tid’.

Rådmannen har faste møte med enhetslederne 1 gang pr måned, der Nav-leder møter. Det er faste rapporteringer månedlig, kvartal og tertialvis som etterspørres av rådmann. Nav-leder deltar i ledernettverk med andre enhetsledere innen helse- og sosial i kommunen.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen pr i dag ikke har foretatt en risikovurdering av bemanningssituasjonen for tjenesten med økonomisk sosialhjelp, og det er ikke er utarbeidet internkontrollsystem for Nav-kontoret. Dette gjør kontoret sårbart i forhold til å fange opp svikt i tjenestene. Det vises også til de avvik vi har funnet. Kommunen og Nav-leder oppgir å ha planer om å arbeide med dette fremover. Det er blant annet planlagt innkjøp av kontrollsystemer (datasystemer) for helse- og sosialfeltet, som skal bidra til internkontroll på fagkvaliteten. Kontoret er bevisst på sårbarhet i bemanningen, og har av den grunn utarbeidet et formalisert samarbeid med Nav-kontorerene i Karasjok og Porsanger. 

Det er også inngått en avtale mellom kommunens økonomiavdeling og Nav-kontoret om internkontroll, som skal iverksettes fra 2011. Økonomiavdelingen skal kontrollere saksbehandlingen og rutiner ved Nav-kontoret.

 7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan for sosiale tjenester for 2011 Nav Kautokeino
• Delegering av myndighet for sosiale tjenester m.v til Nav-leder datert 18.11.07.
• Anvisningsfullmakt for 2011, datert 21.12.10
• Organisasjonskart med arbeidsfordeling og daglige rutiner, udatert
• Oversikt over ansatte
• Stillingsbeskrivelser på de kommunalt ansatte, udatert
• Samarbeidsavtale mellom psykiatritjenesten og Nav Guovdageaidnu datert 13.04.10
• Årsrapport 2009 - Kautokeino kommune datert 15.03.10
• Økonomiplan 2010-2013 med handlingsprogram budsjett 2010
• 25 vedtak om tildeling og avslag etter lov om sosiale tjenester § 18 og § 19
• 10 vedtak om tildeling og avslag om akutt hjelp (nødhjelp)
• Søknader til vedtakene med underliggende dokumentasjon
• Lokal samarbeidsavtale mellom Nav Guovdageaidnu og Nav Finnmark datert 25.03.09
• Rapporteringsskjema fra tjenesteenhetene – rapporters pr 31.03 og 15.08 hvert år
• Virksomhetsplan 2010 og 2011 Strategisk ledelse
• Avviksrutine, udatert
• Skjema for rutinebeskrivelse
• Avtale mellom Kautokeino kommunes økonomiavdeling og Nav Guovdageaidnu om internkontroll, udatert
• Rutiner for sosialutbetalinger uten vedtak (hurtigløsning/ nødløsning) datert 06.05.09
• Rutiner søknad inn, sosialstønad datert 06.05.09
• Kompetansehevingsplan for 2011 ved Nav Guovdageaidnu
• Enhetens kompetanseplan for 2011
• Handlingsplan HMS og IA datert 08.02.11
• Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Nav Finnmark og Kautokeino kommune datert 13.06.07
• Søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp
• Skjema for innhenting av dokumentasjon, udatert
• Posterings- og anvisningsblankett
• Målekort pr januar 2011
• Tiltaksplan 2010
• Statusrapport 2010
• Fylkesinternt mål og disponeringsskriv 2010
• Saksbehandling, rutiner og maler fra Navet
• Administrativ delegering – reglement, udatert
• Lederavtale for resultatenhetsledere i Kautokeino kommune 

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 25. jan 2011
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen datert 25. februar 2011
• Program for tilsynsbesøk datert 4. mars 2011
• Mottatt dokumentasjon fra kommunen datert 9. mars 2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes, seksjonsleder
Irja Mone Urdal, seksjonsleder
Elisabeth Munkebye Lamøy, rådgiver
Ingunn Andlaug Dahlen, rådgiver