Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp i Nav Karasjohka-Karasjok 2011

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov. Og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging /innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt 1 avvik:

Kàràsjoga gieldda/Karasjok kommune ved Nav Karasjohka-Karasjok sikrer ikke at det alltid foreligger en individuell vurdering til grunn for valg av stønadsnivå og utbetalingsmåte av økonomisk sosialhjelp.

Dato: 15.7.2011

Linda Kråkenes
revisjonsleder

Elisabeth M. Lamøy, Ingunn A. Dahlen, Catarina Schjølberg
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kàràsjoga gielda /Karasjok kommune ved Nav Karasjohka-Karasjok i perioden 25. 01.11- 15.07.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kàràsjoga gielda/Karasjok kommune har en stabil befolkning på rundt 2850 innbyggere. Hvorav litt flere menn enn kvinner i yrkesaktiv alder. Generelt er det registrert dobbelt så mange arbeidsledige menn enn kvinner de siste ti årene. Kommunen betraktes som flerkulturell med både finsk og norsk bosetting i tillegg til de samiske, som utgjør over 80 % av befolkningen.

Offentlig forvaltning og tjenesteyting har i dag størst sysselsetting i kommunen, hvorav flere arbeidsgivere er sentrale samiske institusjoner. F.eks. Sametinget, NRK Sámi Radio, RiddoDuottar Museat - De Samiske Samlinger, Samisk spesialist legesenter, Samisk kunstnersenter, Indre-Finnmark prosti, Samisk spesialbibliotek, Indre-Finnmark rettshjelpskontor og Samisk nasjonalt kompetansesenter - psykisk helsevern er etablert i kommunen. I Karasjok satses det også på vekst innen helse- og sosialtjenester, hvor det tas sikte på å bygge opp en landsfunksjon for samiske pasienter med bl.a. et eget samisk rehabiliteringsteam. Samisk helseforskning er også lokalisert i kommunen.

Nav Karasjok ble etablert 26.11.2007. Kontoret har i dag 6 ansatte inkludert leder.
Leder er ansatt på statlige vilkår, og har felles administrativt og faglig ansvar for alle delene av kontorets virksomhet. 2 av de ansatte er kommunalt ansatte sosionomer.

Kontoret har ansvar for arbeids- og velferdstjenestens tjenester, herunder ansvar for økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav, råd og veiledning, samt arbeid med individuelle planer. I tillegg skal kontoret dekke oppfølging av rusmisbrukere, ulike forebyggende prosjekter som omhandler statlige og kommunalt tiltak og tilbud til flyktninger.

Alle de ansatte deler på ekspedering i mottaket og skal i prinsippet kunne fatte vedtak om nødhjelp/akutthjelp. Selv om det i praksis ofte utføres av de med kommunal bakgrunn, eller med veiledning fra dem. Vedtak på ordinær søknad om økonomisk sosialhjelp fattes i hovedsak av to saksbehandlere med sosialfaglig bakgrunn. Kontoret har likevel en praksis på at brukere skal slippe å forholde seg til flere saksbehandlere. Dersom brukere har tjenester og ytelser fra både kommunale og statlige ordninger i Nav, vil det være en og samme saksbehandler som behandler dette.

I følge årsrapporten var det registrert 96 sosialhjelpsmottakere i 2010. I desember 2010 ble det registrert 17 brukere med sosialstønad som hoved inntektskilde.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. januar 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 6. april

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav kontoret 6. april

Sluttmøte ble avholdt 7. april.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Kàràsjoga gielda/Karasjok kommune ved Nav Karasjohka-Karasjok undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad. Det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsnivået skal vurderes individuelt og utmålingen skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1.

Kàràsjoga gieldda/Karasjok kommune ved Nav Karasjohka-Karasjok sikrer ikke at det alltid foreligger en individuell vurdering til grunn for valg av stønadsnivå og utbetalingsmåte av økonomisk sosialhjelp.

Dette er avvik fra følgende lovkrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4,5,18,19,21,22,  jf § 41.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Nav Karasjohka-Karasjok har gode og brukervennlige rutiner som ikke brukes i vedtaksskriving, rutinene er ikke innarbeidet eller kjent på kontoret.
• Lovverk og rundskriv brukes i varierende grad. Opplæringen i dette er lite systematisk og helhetlig slik at kjennskap til og kunnskap om den juridiske siden av saksbehandlingen varierer blant de ansatte.
• Gjennomgang av vedtak og journalnotat viser at det foreligger lite faktisk skriftlig informasjon om brukers helhetlige situasjon, også økonomisk oversikt mangler. Individuelle vurderinger og begrunnelser for valg av stønadsnivå og utbetalingsmåte fremkommer dermed ikke.
• Kommunen har ikke utpekt ansvarlig person for å kvalitetssikre at vedtakene er forsvarlige og individuelt vurdert.

Kommentar:

Etter forvaltningsloven § 25 skal det stå i vedtaket hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på. I saker som gjelder økonomisk sosialhjelp er søkerens økonomiske situasjon en vesentlig og som regel avgjørende del av faktabeskrivelsen. Søkeren må derfor få vite hvilke faktiske forhold Nav har bygget på i sitt vedtak. Hovedhensyn bak forvaltningsmessig skjønn skal også nevnes.

Lovgrunnlag:

• Forvaltningsloven § 17 om utredningsplikt
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf § 21 om utbetaling av stønad
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 om internkontroll
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 41, enkeltvedtak

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke alltid sikrer at utbetaling skjer i henhold til regelverket. Det mangler en forankring av, bevisstgjøring rundt, og daglig bruk av rutiner og strategier i arbeidet med økonomisk sosialhjelp. Kommunen har pr i dag ikke foretatt risikovurdering av tjenesten med økonomisk sosialhjelp, og det er ikke utarbeidet IK rutiner for Nav kontoret. Kommunen har ingen systematisk kvalitetssikring av vedtakene, for å sikre at tildeling av økonomisk sosialhjelp er forsvarlig. Dette gjør kommunen sårbar i forhold til å fange opp feil ved forvaltningen av arbeidet med økonomisk sosialhjelp.

Kommunen har utarbeidet overordnede styringsdokumenter. Kommunen er så vidt påbegynt arbeidet med internkontroll – hvordan holde orden i eget hus.

Sårbart system som kan medføre fare for svikt, lite strukturert arbeid med risikovurdering og risikoforebygging pr i dag. To (2) ansatte med sosialfaglig bakgrunn har hovedansvar for hele området rundt økonomisk sosialhjelp, også kvalitetssikring av eget arbeid og vedtak. Kommunen har en ansatt med erfaring fra sosialfeltet som kan kontaktes ved krise.

Det er påbegynt arbeid om samarbeid med nabokommunene, Kautokeino og Porsanger for å redusere sårbarheten både ved fravær, faglige utfordringer, arbeidsmengde og lignende.

Det jobbes internt på Nav kontoret med å sikre at alle ansatte skal vurdere og fatte vedtak på søknader om økonomisk sosialhjelp. Gode og faste møtearenaer både for opplæring og ellers daglige faglige utfordringer er løsningen på bedring av kvalitet og sikring at brukernes rettigheter.

Nav kontoret har sterkt fokus på evaluering og endringer og å ta tak i utfordringer som oppstår fortløpende.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om
• Oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Overordnet beskrivelse av virksomheten
• Kommuneplan langsiktig del 2009-2021
• Vedlegg: Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Nav Finnmark og Karasjok kommune
• Samarbeidsavtale mellom kommunen og Nav fylke
  • Vedlegg: Samarbeidsavtale
• Delegasjonsvedtak
• Vedlegg: Delegering av myndighet for sosiale tjenester mv til Nav leder,
  datert 9. januar 2008
• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet til Lillemor Hjalmarsson, datert 09/02/2011
• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet til Annlaug Maridal, datert 01/02/2010
• Virksomhetsplan
• Handlingsprogram med økonomiplan 2010-2013
• Budsjettforslag 2010 Karasjok kommune
• Fylkesintern mål- og disponeringsskriv 2010, inkl. strategiplan Nav Karasjok
• Budsjettforslag med kommentardel år 2010-2013 Nav Karasjok
• Budsjettforslag med kommentarer 2009 Hjelpetjenester
• Rutiner/beskrivelser av hvordan kommunen sikrer ivaretakelse av internkontroll-plikten i arbeidet med økonomisk sosialhjelp – styringen av virksomheten
• Implementering av målstyring
• Status 2010, som tas opp på telefonmøte månedlig og sendes rådmannen og direktøren
• Eksempel på målekort (des. 2010) og Tiltaksplan i målekort
• Oversikt over organisasjonen, inkludert beskrivelse av ansvarsforhold, oppgavefordeling, informasjons- og kommunikasjonslinjer, eventuelt instrukser
• Presentasjon av tidlig drift: Arbeidsgruppe Organisering av arbeidet ved Nav Karasjok
• Intern oppgavefordeling og turnus
• Oversikt over ansatt som tar imot, behandler søknader om økonomisk sosialhjelp og ansvarslinjen, stillingsbeskrivelser, fagbakgrunn og lengden på ansettelsesforholdet
• Oversikt om ansatt
• De ansattes CV og utviklingsplaner
• Opplæringsplan/kompetanseplan, for å sikre utvikling og vedlikehold av nødvendig kompetanse
• Overordnet kompetanseplan for Nav Finnmark 2011
• Opplæringsaktiviteter 1. halvår 2011
• Opplæringsaktiviteter 2. halvår 2010
• Nav Karasjok – kompetanseplan 2009
• Opplysninger om hvordan kommunen sørger for at alle som har oppgaver innen tjenestene har nødvendig og oppdatert kunnskap om arbeidet med økonomisk sosialhjelp
• Siden oppstart av Nav kontoret nov. 2007 har Nav Karasjok deltatt på Fylkesmannens opplæringstiltak med alle saksbehandlere stat/kommune
• Ansatte har også deltatt på kurs om økonomisk veiledning og gjeldsrådgivning, samt fagmøter om KVP

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 25. jan 2011
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen datert 21. feb. 2011
• Program for tilsynet datert 29. mars 2011, sendt på e-post samme dag.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes seksjonsleder - revisjonsleder
Elisabeht. M Lamøy rådgiver - revisor
Ingunn A. Dahlen rådgiver -revisor
Catarina Schjølberg rådgiver -revisor