Helsetilsynet

Sammendrag

Bakgrunnen for dette tilsynet er at Fylkesmannen i Finnmark mottok henvendelser fra innbyggere i Loppa om at søknader om tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4 ikke ble behandlet i henhold til forvaltningslovens regler. Fylkesmannen har med bakgrunn i disse henvendelsene undersøkt om kommunens system for saksbehandling er i samsvar med gjeldende myndighetskrav.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Loppa kommunes saksbehandling etter sosialtjenestelovens kapittel 4;

utredning, tildeling av tjenester og iverksettelse av tiltak

Det ble påpekt ett avvik

Loppa kommune har ikke et styringssystem som sikrer forsvarlig saksbehandling etter lov om sosiale tjenester, kapittel 4.

Det ble ikke gitt merknader ved tilsynet.

Under tilsynet avdekket vi at kommunen ikke har et styringssystem der planer oversikt og kontroll sikrer saksbehandlingen.

Dato: 16.08.2011

Linda Kråkenes
revisjonsleder

Gry Bogetun
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 05.04 – 20.06.2011. Revisjonen er et hendelsesbasert tilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Loppa er en øykommune, der flere mindre samfunn ligger på øyer og veiløse bygder i Lopphavet. Kommunen har ca 1200 innbyggere.

PU-tjenesten yter tjenester både til tjenestemottakere i kommunesenteret Øksfjord og på de omkringliggende bygdene med begrenset kommunikasjon. Leder har ansvaret for utredning og tildeling av tjenester, videre har hun faglig ansvar for tjenestetilbudene og personalansvar for tjenesteyterne.

Loppa kommunen er organisert som èn 3-nivå kommune med rådmannen, helse- og omsorgssjef og tre avdelingsledere; leder for helse, leder for pleie- og omsorg og leder for PU-tjenesten. Helse- og omsorgsleder har permisjon i ett år og det er ikke avklart om det blir tilsatt vikar i hennes fravær. Det er heller ikke tilsatt helseleder.

PU-tjenesten har det siste året hatt høy prioritet i kommunen, dette ved at det bygges nye omsorgsboliger øremerket mennesker med utviklingshemming. Videre er det fattet politisk vedtak på at kompetanseheving i PU-tjenesten skal prioriteres.

Rådmannen og leder for PU-tjenesten ga den 21.06.2011 en redegjørelse for PU-tjenesten i kommunens levekårsutvalg. Kommunestyret har bedt om at alle tilsynsrapporter blir lagt fram for dem.

Loppa kommune har inngått et samarbeid med Alta kommune om IT-brukerstøtte for å sikre prosessen med innføring av nytt datautstyr, videre for å sikre elektronisk verktøy for saksbehandling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.04.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 20.06.2011.

Intervjuer

2 personer ble intervjuet.

Pårørende til to av tjenestemottakerne møtte tilsynet til samtale.

Sluttmøte ble avholdt 22.06.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen i Finnmark har vurdert om Loppa kommune sikrer forsvarlig tildeling og iverksettelse av tjenester etter sosialtjenestelovens kap 4, det vil si praktisk bistand, (herunder brukerstyrt personlig assistanse) og avlastning, støttekontakttjenester, hel døgns omsorg og omsorgslønn. Videre om tiltak iverksettes.

Vi har undersøkt om kommunen ivaretar denne forsvarligheten gjennom: Organisering, styring og ledelse

Fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet

Kompetanse- og personellstyring

Tiltak for å legge til rette for god praksis, her under om det er etablert rutiner og prosedyrer som kan sikre forsvarlig saksbehandling og iverksettelse av tiltak. Ledelsens oppfølging av saksbehandlingen, om svikt forebygges gjennom korrigerende tiltak

5. Funn

Avvik

Loppa kommunes styringssystem sikrer ikke forsvarlig saksbehandling etter lov om sosiale tjenester, kapittel 4 for PU-tjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav

  • Sosialtjenestelovens § 2-1, jf forskrift om internkontroll

Avviket bygger på følgende observasjoner

  • Det er ikke utarbeidet stillingsbeskrivelser for PU-leder.
  • Kommunen har ikke hatt systematisk opplæring eller veiledning av PU-leder som ikke hadde saksbehandlerkompetanse ved tiltredelse i stillingen. Det finnes ingen styringsdokumenter (rutiner, prosedyrer, retningslinjer, planer mv.) for saksbehandlingen.
  • Det foregår ingen systematisk utveksling av styringsinformasjon mellom rådmannen og leder for PU-tjenesten:
  • Øverste ledelse følger ikke med på om saksbehandlingspraksis er i samsvar med gjeldende regler.
  • Det er ikke rutiner for rapportering fra PU-leder til rådmannen. Det er ikke gjennomført medarbeidersamtaler.
  • Det avholdes ikke møter mellom øverste ledelse og PU-leder.
  • Kommunen kontrollerer ikke om saksbehandlingen styres og utøves i tråd med lovbestemte krav, for eksempel ved rutinemessig rapportering fra PU-leder, overvåking av klager, avvik, ekstern kvalitetskontroll mv.

6. Virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvaret for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Loppa kommune mangler styringsdokumenter (prosedyrer, rutiner, sjekklister, planer mv.). Det er mangelfulle tilbakemeldingsrutiner, manglende risiko- og sårbarhetsanalyser og manglende oppfølging fra kommuneledelsen. Dette gjør at kommunen ikke har tilstrekkelig oversikt over eller kontroll med saksbehandlingen i PU-tjenesten. Risikoen for svikt i saksbehandlingen er dermed stor.

7. Dokumentunderlag

  • Delegasjonsreglement, revidert 26.09.2008, kommunestyresak 38/08
  • Organisasjonskart, sist revidert 02.06.2006
  • Delegert vedtak, datert 22.01.2009
  • Interundervisning/kompetanseheving PU-tjenesten 2011 – 2008
  • Oversikt over ansatte i PU-tjenesten
  • 6 enkeltvedtak

Det ble ikke lagt frem dokumentasjon under tilsynet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 05.04.2011
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen, udatert, mottatt 31.05.2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Bjørnar Tollefsen

Rådmann

X

X

X

Marit Thomassen

PU-leder

X

X

X

Karianne Heggeskog

Personalrådgiver

Ikke møtt

Ikke møtt

Ikke møtt

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder Linda Kråkenes, seksjonsleder
Revisor, Gry Bogetun, revisor